信息化背景下电子档案管理方法浅谈

闫雅娟

摘 要：电子档案是对实体档案信息进行转换，以字节、比特方式对其进行表示，并将其存储到计算机磁盘等各种设备中，以此实现对档案文件的信息化管理，有效提高档案管理工作的效率和质量。为充分发挥电子档案管理的效果，需要对信息化背景下档案管理工作的转变进行深入分析，准确掌握电子档案管理工作的内容和特点，从而采取科学有效的管理方法使电子档案管理更具有规范性和全面性，为电子档案管理的发展提供有利环境。

关键词：信息化；电子档案；管理方法

随着我国进入信息化时代，计算机网络技术、现代通信技术被广泛应用到各个行业领域中，不仅有效改善了我国人民的生产生活方式，也进一步促进了我国社会的信息交流，为我国社会建设的发展作出了巨大的贡献。而档案管理作为一项重要的信息管理工作，不仅面临着大数据环境的挑战，也对档案管理人员的技术水平和知识水平提出了更高要求，以致传统的档案管理方法很难满足于档案事业的发展需求，这就需要充分发挥计算机网络技术、现代存储技术、通信技术及软件技术实现高效的电子档案管理，并采取科学有效的管理方法使电子档案管理工作更具有规范性和可靠性，为电子档案管理的进步和发展奠定良好基础。

1 信息化背景下档案管理工作的转变

1.1 档案载体的转变

在进行电子档案管理过程中，传统的纸质文件被具有快捷的传递速度和办文进度的电子文件所取代，在图纸方面也采用了更具有优势的电子图纸取代了手工图纸，使得档案信息的保存和管理更具有可控性。同时，在计算机辅助设计的应用条件下，对产品图纸的设计、保存、修改和查询都变得更加便捷和快速，且电子文件的保存寿命比纸质文件更具有优势，能够有效提高档案信息的整体质量。

1.2 档案的分类变化

在进行电子档案管理过程中，传统档案管理的分类方案已经不具备适用性，需要采用电子档案管理系统中管理模块和流程的设置。一般某份完整的档案信息都会分散在多个管理系统中，而计算机就会按照事先规定的指令对档案管理目标进行分类和调整，有效确保电子档案的整体质量。同时，不同档案信息的分类都会有所不同，但是在电子档案管理中的档案分类能够更加贴近管理需求，且档案的分类也会更加科学、规范和详细，有效避免了档案使用和查询方面的困难和阻碍，使档案信息的使用价值得到充分发挥。

1.3 档案接收和保管的改变

电子档案管理工作涉及到某个企业或单位工作的全过程，想要保证档案管理工作的质量就必须要从档案信息产生的源头进行档案收集、处理和保管工作，严格落实档案管理的监督职能，使电子档案管理工作的目标得以顺利实现。根据我国《电子文件管理办法》中的规定，在建立电子档案信息系统的时候，要在其中增加电子文件的归档、鉴定、保存和使用等各项档案管理内容，确保电子档案管理工作具有准确性、系统性和全面性，为电子档案管理工作的科学发展提供有利环境。

2 信息化背景下做好电子档案管理的具体方法

2.1 做好电子档案制度化建设

为保证电子档案管理工作的顺利进行，首先就要确定档案信息的归档范围，可以根据我国的相关规定进行确定。对于档案信息的归档时间可以划分成阶段性归档和任务完成归档，其中阶段性归档比较适用于周期较长的科研项目、工程项目及其他专业项目。其次，管理人员要做好电子档案管理中的检测工作，对软件环境和硬件环境的可靠性进行检测，对档案信息的记录格式进行检测，确保电子文件的准确性和安全性，确保电子文件是最终的稿本，并保证电子档案与纸质档案的内容具有统一性，从而有效保证电子档案的整体质量。最后，管理人员需要及时制定科学合理的档案管理规定，设置必要的档案登记和记录的管理制度，若是图形文件存在更改历史，就需要和产品技术状态一致的版本档案进行归档和保存，对于原稿和草稿就要结合实际需求确定是否归档，对于一切在归档范围的文件都要及时进行收集和保存，避免电子档案库存在缺失状况。同时，要针对电子档案的格式、规格和载体质量进行统一规定，对于有归档标志的文字文件进行集中形成归档数据集，并将其拷贝到不同载体进行保存，根据档案管理的需要对其进行使用和封存，有效提高电子档案管理的整体水平。

2.2 做好电子档案全程化管理

电子档案的全程化管理是一种信息时代下产生的新档案管理理念，想要做好电子档案全程化管理不仅要保留传统档案管理的优势经验，也要采用适应电子档案管理的方法和思路。首先，档案管理人员要明确电子档案的全程化管理理念，在电子文件的形成阶段就要进行控制和管理，但是在管理过程中不能对电子档案的生成进行干预，通过对电子档案形成的管理使档案内容的原貌得到有效保障，避免档案内容在控制和管理过程中出现不利变化。其次，在进行电子档案的全程化管理过程中，技术标准不能直接由档案部门选择，档案部门只需要选择几个较为成熟的技术标准，由各个单位自行选择使用，对存在缺陷的技术标准也要禁止使用，以此保证电子档案管理的整体质量。最后，电子档案的全程化管理模式可以区分为以立档单位为单元的模式和以区域为单元的模式，就以立档单位为单元的管理模式来说，这种档案管理模式具有统一的文件管理系统和档案管理系统，而档案室就是系统中心，各个部门的档案都要在档案室的信息中心服务器中生成最终稿本，且电子文件的复制也要由档案室负责。就以区域为单元的管理模式来说，就是在区域政府网中构建统一标准、统一开发和统一平台的电子档案管理系统，由本区域档案馆设立服务器，由档案馆的服务器对各单位的档案进行处理，并生成最终稿件。

2.3 对电子档案进行合理利用

在信息技术的持续发展背景下，档案服务的手段逐渐多样化，档案工作人员可以充分发挥其功能作用，对档案信息进行深入挖掘，为档案使用者提供更加准确、全面的档案信息服务，有效提高档案资源的利用率。首先，档案管理人员要积极利用计算机网络技术进行档案编研业务，通过撰写著作、写史、修志使档案的文化和内涵得到充分展示，使档案使用者能够更加快捷的获取到档案文件中的知识和重要信息，为档案使用者提供全方位、多角度的信息服务。其次，为确保电子档案的使用具有便捷性和简单性，需要利用计算机技术编制电子档案的索引目录，并严格遵守相关的保密规定对电子档案進行查阅和利用，对于保密等级的电子档案要经过审批之后才能够进行使用，以此确保电子档案的安全性，有效避免档案信息的泄漏问题，为电子档案管理工作的发展提供有利环境。最后，在电子档案使用之后，也要仔细填写档案利用登记表，其中内容包括了档案使用者的姓名、单位、查档范围、查档目的及查找内容等等，从而为电子档案的合理利用及服务提供有利依据。

3 结语

综上所述，为确保信息化背景下电子档案管理工作的顺利进行，应积极做好电子档案制度化建设、做好电子档案全程化管理、对电子档案进行合理利用，从多方面提高电子档案管理工作的效率和质量，为我国档案事业的发展奠定良好基础。

参考文献

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