推进信息技术与档案工作的深度融合

摘 要：档案工作作为重要的信息资源，还包含了文字，声音，图像等重要信息。 档案管理是所有企事业单位工作过程中不可或缺的一部分。 但是，信息时代下档案工作仍存在一些问题。 本文分析了信息时代档案工作面临的问题，提出了促进信息技术与档案工作深度融合的对策。

关键词：信息时代；信息技术；档案管理；融合

前言：科学技术的飞速发展和信息时代的到来，极大地影响了许多传统工作，档案管理工作也不例外。 面对社会急剧变化，如何推进信息技术与档案工作深度融合，是我们面临的一个亟待解决的问题。

一、信息时代下档案管理工作的现状

随着信息时代的快速发展，信息技术得到了广泛的应用，信息资源的有效利用已成为社会发展的趋势。然而，信息技术与档案工作相融合仍存在一些问题。首先，档案管理的概念滞后。传统的档案工作观念更注重档案的收集，往往忽略了档案的实际功能。在信息时代，档案的管理，由于信息量大、实用性强，员工应树立服务意识。服务对象不仅仅是领导者，服务范围不仅是内部的，也要引导到基层，从内到外，这是工作人员应该与时俱进的理念。其次，档案管理模式比较落后。传统的档案管理，信息归档是由人员手工编辑的，这种归档方法有两个弊端，首先是档案不能及时完整归档。其次，信息检索的低效性难以充分发挥档案信息资源的应有作用。最后，档案管理规划设计滞后。规划设计落后是信息时代档案管理面临的首要问题。由于档案信息资源的产生和管理受空间地理区域的影响，在权力，资金和规范方面存在一定的局限性。在这个背景下，制定统一的国家计划是非常困难的。此外，由于自身的变化，档案信息管理系统的信息管理系统相对不确定，难以实现全面的管理。

二、信息时代档案工作面临的挑战

（一）对传统档案管理手段和方式的挑战

相对于传统的档案管理，一般使用纸张的形式保存，纸张容易随着时间的推移，颜色发黄，文件保存时间短，利用信息技术可以随时归档，通过网络传输，并且可以使用电子编码技术编辑和保持，还可以加强档案信息的更新速度。

（二）对档案管理人员自身素质提出的挑战

随着网络信息技术融入档案管理工作，需要员工熟练操作技术，了解相关操作知识，正确处理常见问题和困难。因此，信息的档案管理不可避免地给档案管理人员带来了新的要求和挑战。

（三）档案文件查询利用方式对传统档案的挑战

信息多媒体和新存储媒体的发展影响了传统檔案的长期可读性。档案部门工作人员可以在备份电子文件后打印出文件，但最终的解决方案仍然需要计算机技术的发展和档案部门的合作。文件归档部门收到电子文件后，通过文件格式转换，将接收到的电子文件以通用统一格式进行存储，以便将来计算机技术的发展仍然可以读取以前存储的文件，保证信息资源的方便使用。

（四）电子文件档案的归档时间对传统档案归档时间的挑战

电子文件可以在文件关闭或定期存档后随时归档，由工作人员通过互联网发送到文件部门，文件完成后需要将打印的文件归档。归档时间的纸质文件一般分为两类。一是文件归档，二是周期内归档，主要为行政文件。其次，项目档案结束后进行归档，主要应用于科技档案，这无疑给传统档案的存档时间带来了又一个挑战。

三、推进信息技术与档案工作的深度融合的途径

（一）引进现代化技术，提高档案管理水平

随着科学技术的快速发展，科技日新月异。过时的档案设备和档案工具已经不能达到现代管理的要求。利用计算机等现代手段组织档案，不充分发挥了计算机管理等方面的优势，减少了人为因素的影响，提高了工作效率，可以得到事半功倍的效果，而且更好地服务于工作。档案工作人员应该紧跟时代发展潮流，适应社会发展需要，融入国际先进水平，把握国际档案管理新局面，将现代技术引入管理工作，学习新技术和外文档案管理办法，完善档案管理，实现档案管理现代化。

（二）创新档案管理工作的优化服务

创新和优化服务是构建网络服务平台的第一步。传统的文件管理滞后。手工编辑的文件不利于文件的使用。档案部门必须对相关信息进行查询，以节约人力、物力、低效率、低效率。如果建立了一个统一的网络服务平台，那么无论何时何地从文件查询中提取相关的身份验证信息，都可以实现对时间和空间约束的资源利用。建立网络服务平台，应加强电子档案的自动化管理。这是电子数据的自动上传和分类。上传的电子文件可以下载，以实现实际的价值。

（三）加强档案信息数据库的建设

我国大多数档案处理处于信息管理的过度阶段，如何加快信息管理，最重要的是档案信息数据库的建设。但是，信息数据库的建设需要很长时间才能形成。因此，有必要按照从低到高的建设过程，运用信息技术科学系统地管理和利用信息资源。在建设过程中，档案管理与信息技术应该结合起来，并进行协调。综合数据库和各个档案应结合起来，形成网络发展和分布的数据库，从而有效提高档案管理的效率。

（四）实现档案管理工作的现代化和数字化

在档案管理方面，要根据信息时代的发展要求，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统，如CAD/CAM系统、档案信息的电子档案保管等。将信息设备技术融入档案管理工作中，运用创新的思想观念，建立数字网络平台，将档案管理服务与网络信息系统相结合，开放网上服务形式，拓宽视野档案管理，加强和创新管理思想，并建立相应的数据库管理系统，充分发挥档案管理的功能和价值。开创新的管理形势，跟上时代发展步伐，适应新形势发展的需要。

三、结语

档案管理工作既需要专业知识又要有高度的责任心和耐心。它要求我们不仅具有与时俱进的思想，而且要转变观念，不断充实和更新我们的专业知识结构，扩大工作视野，同时以极大的热情投入工作，做好新时期的档案管理工作科学有效地服务单位，服务社会。

参考文献

[1] 冷艳.信息时代如何做好档案管理工作[J]. 中国高新技术企业. 2015（23）

[2] 白文红.加强信息时代档案管理工作的思考[J]. 人才资源开发. 2015（14）

作者简介

艾娜， 性别：女，1979年，籍贯：四川德阳， 学历：本科，助理馆员，研究方向： 信息技术与档案工作的深度融合