电子档案管理对医院档案管理的影响与对策

黄路燕

摘 要：随着时代的进步与发展，资料文案的存档已逐渐由传统的纸质档案转化为电子档案管理。随着医院信息化建设的加快，电子档案管理逐渐被人们所重视。为此，本文首先就电子文档的定义及其特点进行阐述，然后具体分析电子文件在医院档案管理中的影响，并在此基础上从档案的管理工作和理论研究两个方面提出可行的对策，希望能产生积极影响。

关键词：信息化；电子文档；医院档案；影响；对策

自我国进入二十一世纪以来，我国电子信息技术发展迅猛。在医院的信息化建设中，电子档案管理工作逐渐趋向自动化、规范化、虚拟化方向改进完善，现已成为档案管理和信息化建设工作中不可或缺的环节。但在具体的管理工作中，在管理及电子文档使用的方式上存在许多的问题，并对医院的档案管理工作造成了直接影响，为此，本文就电子文档在医院的使用现状及影响进行具体分析，然后提出相应的可行性建议。

一、电子文档的定义及其特点

电子文档是通过计算机硬盘、磁盘以及光盘等带有磁性的存储物件，来记录人们行为活动中所产生的文字及图片等材料，且能够通过计算机、互联网、局域网等进行传送、检索及使用等行为的文件。其相比于传统的纸质档案，其所具有的优点有以下几个方面：检索便捷，可网络传输；流通方面，能最大限度的实现资源共享；电子文档所记录的范围不仅局限于档案，还包括图书、情报等其它资料；易宝存，不存在有害生物侵袭而出现损毁的现象；占地面积小，节能环保。

二、电子文件对医院档案管理工作的影响

电子文件之所以能迅速替代纸质档案来记录档案等其它材料，这些都得益于电子文件使用带来的便捷性，但电子档案在使用的过程中同样具有一定的缺陷。首先电子文件的使用必须依靠计算机等设备，这种唯一性必将对档案管理工作的各个层面造成巨大的影响，例如档案管理人员、档案储存模式、答案管理模式以及服务方式等等。

（一）对管理者的影响

首先，就档案管理的工作人员来说，管理者必须要掌握一定的计算机技能，同时也要对电子文件的储存和使用方式达到熟练应用的程度，同时还要对档案储存载体的性能有一定的掌握，以实现对电子文件的永久使用与保存。

（二）对存储环境的影响

电子文件的储存载体是一些具有磁性的磁盘、光盘等材料，这种特殊的材质存放与保存便对环境有一定的要求，首先要控制环境的温湿度，其次是存放环境是能够防静电、方磁、防挤压碰撞等要求。

（三）对管理方式的影响

而在电子文件的管理中，管理方式也是极为重要。虽然电子文件的管理主要依靠计算机完成，但在具体的操作中，想要实现电子文件的有效管理与保存，需要根据电子文件的性质及先关要求来采取相应的可行性方式。为此，笔者就其中主要的三个方面进行重点阐述：首先，电子文件由于传输快、易复制等特性，注定了电子文件在保存的过程中容易遭到攻击、被窃取，因此，从某种程度上来说，电子文件的保存相比于传统的纸质文件更难；其次，纸质档案由于自身的局限性，使用频率逐渐减低，但在某些方面仍然要使用，因此，两种档案共存的管理模式给电子档案的管理造成一定的影响；最后，由于电子文件使用过程中带来的便捷性以及电子信息技术的不斷成熟与发展，为电子文件的使用提供了一个良好的发展环境，同时也解决了纸质档案管理中的各种不便。

（四）对服务方式的影响

电子档案库的建立最主要的原因便是为检索及使用服务提供了巨大的便利，在电子信息技术的支持下，相比于传统的检索服务，电子档案的建立给检索服务带来翻天覆地的变化，大大提升了检索效率，但这种改变需要给档案管理部门、服务对象一定的适应期，同时也要在服务模式上做出一定的改变。

对安全性的影响

电子文件保存的安全性涉及多个方面，笔者就其中最为主要的三个方面进行具体分析：首先，由于电子文件的特殊性，可以实现信息与载体的分离，因此，这便给电子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性质的保障带来巨大影响，这也是当下急需解决的问题；其次，电子文件的检索与网络传输系统都是由局域网或互联网所连接的，因此极易遭受骇客攻击；最后，电子文件的使用设备及载体存在一定的电磁泄露问题，这也是电子文件保存安全性中重点考虑的问题。

三、对策分析

电子文件的使用虽然给人们带来巨大的便利，但在其使用的过程中，其对档案管理工作产生的影响也是各层面的，为了更好的帮助医院进行档案管理工作，针对电子文件的使用及档案工作的对策进行研究是非常有必要的。

（一）档案学理论研究角度

笔者根据多年从事相关工作的经验，在档案学理论研究角度中，总结了以下两点：首先要开拓研究实验，扩大研究范围，从多个学科的领域中去研究问题；其次便是针对档案的一体化管理进行研究，这不只是建立一个简单的信息共享平台，更是医院办公自动化、数字档案库和信息化建设的关键。

（二）档案管理角度

1.加强人才培养，提高档案管理人员的业务素质

首先，在医院档案的信息化建设中，首先需要加强团队建设。档案管理工作需要档案业务能力强且掌握一定的计算机技术和信息化技术的管理人才，但在调查中发现，很多档案管理的综合素质水平普遍偏低，且专业知识结构与业务能力还有待加强，这与信息化建设要求和标准存在一定的落差。为了更好的建设信息化档案，各大医院应该注重档案管理人员的培训，同时积极开展相应的竞赛与培训活动，从而更好的帮助团队提升专业素质能力，打造一支精良的信息化管理团队。

2.加强档案管理规范化建设，努力提高服务质量

就目前医院的档案管理现状来说，改进并完善档案管理制度与流程能有效的促使档案管理规范化、科学化，例如在电子文件从建立到归档这一系列环节中，针对其中的薄弱环节，优化流程结构，制定完善的机制，加强员工专业素养与服务意识的培训，这样不能有效的提升服务质量，还能促使档案管理工作更加高效化。

3.加强档案信息化应用研究，努力探索新形势下档案管理工作的新模式

针对当下医院档案管理工作的缺陷，注重电子文件的应用与研究，结合自身实际情况，构建一套全新的档案管理模式是重要的。因此在电子文件的应用与研究中，要充分掌握档案管理软件的使用方式，在探索全新管理模式的过程中，可以汲取国外发达地区组织机构答案管理模式的优点，然后在根据自身情况建立一套完善的信息管理体系。

四、结语

档案管理工作的优化，首先要从管理团队的建设中出发，其次是管理模式与管理流程的改进与优化。其次，也要注重科学理论的研究，帮助管理者更好的提升管理能力，同时帮助医院的档案管理模式与流程适应时代的脚步。

参考文献

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