如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

杨想荣

摘 要：只有全面加强机关事业单位档案管理工作，形成有效的档案管理工作体系，完善档案管理制度和操作方法，调动档案管理人员的积极性，才能引导机关事业单位档案管理向着标准化、规范化方向快速发展。

关键词：机关事业单位；档案管理；标准化；规范化

本文从机关事业单位的档案管理现状出发，分析机关事业单位档案管理工作的重点，形成档案管理的体系，解决当前机关事业单位档案管理的问题。

1.机关事业单位档案管理的主要问题

1.1档案管理方式陈旧

档案管理方式陈旧是当前机关事业单位档案管理的主要问题，目前机关事业单位的档案管理还主要停留在纸制档案管理阶段，还没能充分的引进信息化的管理方式，档案管理主要采用人工操作方法，不仅档案管理人员的工作劳动压力较大，而且档案管理工作的效率相对较低，档案错误率较高，没能发挥出档案的使用价值与信息价值。在传统档案管理方式影响下，档案管理占用的场地资源较大，这些档案数据信息的查阅较为困难，现有的档案数据信息没能在公共服务与公益事业中发挥应有角色。而且现有的陈旧的档案管理方式也不利于档案管理细化的要求，现有的档案管理方式极大的影响行政事业单位的运转效率，不仅增加公共部门的负担，而且导致档案信息存在着较大的灭失隐患。

1.2档案管理认知不足

目前机关事业单位普遍的不重视开展档案管理工作，档案管理工作仅是机关事业单位运转的辅助部门，机关事业单位没能充分的挖掘档案资源在辅助决策，提高管理效率，优化公共资源配置方面的具体作用，档案管理有效性不足。首先，机关事业单位领导对档案管理工作重视不足，没能把档案管理放在突出重要位置，忽略了档案数据信息价值，影响机关事业单位档案事业发展。其次，当前一般员工在工作时没能充分的利用档案数据信息，不仅没有在档案中找寻行政工作依据，没能把档案管理与日常业务工作联系起来。第三，基层行政事业单位没能配合档案部门做好档案收集整理工作，基层部门对档案部门配合不足，没能辅助档案管理部门做好档案数据收集核对工作，影响了档案管理的质量。第四，当前档案的应用性较差，由于对档案管理的重视不足，导致纸制档案作用发挥不足，存在档案数据信息内容简单不满足使用需求问题。

1.3档案信息化建设不足

机关事业单位的信息化建设正在快速发展，机关事业单位联入互联网已经成为基本趋势，但是机关事业单位的档案管理还主要停留在纸制阶段，目前机关事业单位未能在信息化的驱使下全面提高档案管理的规范化与标准化水平，不能运用标准化的方式制作档案，导致档案资源无法有效进行数据共享，影响档案事业发展。首先，机关事业单位的档案收集与制作标准不统一，相关标准的严匮乏，现有的档案的格式、数据、类型严重与信息化要求不符。其次，当前事业单位档案数据信息的收集机制不畅通，现有的档案运行机制没能到及时高效传递目标，存在着档案安全隐患，严重的影响档案质量。第三，由于信息化手段运用不足，档案管理系统开发不足，导致档案数据信息挖掘有限，基层公务员很难应用档案数据信息，影响了国家公共事业发展质量。

2.机关事业单位档案管理的发展方向

2.1规范化方向

只有提高机关事业单位档案管理的规范化水平，全面加强机关事业单位档案管理的规范化水平，才能促进机关事业单位档案管理走向正轨，符合时代对档案事业提出的要求。因此，当前应当加强机关事业单位档案管理的制度建设，明确档案管理人员的职责，出台必要的奖惩机制，促进档案规范化运行，解决因为档案管理随意，档案管理操作不及时等问题。

2.2标准化方向

只有使用标准化的方式方法，实现对档案数据信息全面统一的管理，才能解决档案管理的问题，为进一步实现档案数据信息化提供必要支持。首先，要根据国家的相关档案管理标准，研究细化机关事业单位的档案管理标准，明确档案数据信息的类型，严格规定档案数据信息格式，为进一步实现数据信息的网络传递提供准备。其次，严格规范档案操作人员的水平，通过标准制度档案审验制度，全面提高档案的管理质量，解决当前档案运转不足，档案运转效率低，档案管理不统一问题。

2.3信息化方向

只有遵循信息化的方向，全面提高档案事业的信息化水平，才能体现出档案事业的规范化与标准化意义，才能促进更多的机关事业单位员工参与到档案管理中来，发挥出机关事业单位档案在公共事业决策、具体事项办理方面的价值，才能更好的满足公众对机关事业单位档案的使用需求。因此，应当创新档案管理方式，引进先进的档案管理系统，提高机关事业单位人员的信息化水平，满足信息化档案管理的基本需求。

3.机关事业单位档案管理的改革策略

3.1升级档案管理方式

机关事业单位管理改革的深化进行，要求机关事业单位档案管理部门同样进行管理方式创新，要求档案管理部门满足機关事业单位和人民群众的档案使用需求。首先，注重向着信息化的方向进行档案管理改革，引进先进的档案管理系统，开发档案系统与办公自动化系统的对接模式，实现数据信息的实时传递收集。其次，强化档案管理系统的功能开发，根据用户的数据使用需求，提高档案的智能化服务水平，解决档案管理中的具体问题。第三，加强对档案数据信息的备份管理，提高数据的安全性，保证网络系统环境安全，解决档案管理的现实问题。第四，形成全员参与的档案管理机制，明确各级别员工的档案使用权限，同时强化落实各级档案管理人员责任，形成完善的数字化档案管理体系。

3.2加强档案管理宣传机制

当前只有加强档案管理宣传机制建设，全面宣传推广机关事业单位的档案数据资源，才能提高档案数据信息有效性，解决档案数据信息管理的实际问题。首先，应当加大档案数据信息的传递意识，引导机关干部使用信息化的档案管理系统，在大数据技术的支持下促进各部门人员认识档案的价值，从而推动各部门参与到档案标准化与规范化建设事业中来。其次，积极宣传推广标准化与规范化档案管理的操作方式，强化宣传档案管理制度，提高档案管理人员与各部门人员数据操作意识，从基层就促进提高数据信息的准确性。第三，加强对档案管理系统的排查工作，注重加强信息技术的普及，引导相关人员掌握信息化的操作方法，依靠信息技术的普及推广来提高档案事业的规范化与标准化。

3.3理顺档案管理机制

理顺档案管理机制，形成完善的档案管理体系，才能促进档案管理规范化与标准化水平持续提高。首先，要加强对档案管理工作的重视程度，提高档案管理部门的严谨性，发挥档案管理部门的档案审核作用，将档案管理制度严格的落实到每个人身上。其次，全面审查机关事业单位档案，做到档案管理去粗取精，形成综合性的档案管理工作机制，为标准化档案管理找好基础。第三，按照标准化的方式对档案进行规范重组，着力提高纸制档案的规范化水平，全面规范纸制档案的著录工作，提高著录的可靠性，消除档案著录存在差异，进一步提高统一分类号管理工作，要根据国家的档案管理标准，提高档案管理效率，真正做到统一标准，统一前后标引，统一文件标引，实现规范化管理目标。

3.4提高档案管理人员水平

当前应当重点提高档案人员水平，明确档案管理人员职责，加强对档案管理人员规范操作与标准操作的意识。首先，建立起全面长期的档案管理人员培训机制，找准阶段性培训工作的重点，满足阶段性档案管理标准化建设的需求。其次，引进专业的档案管理人才，充分档案管理工作力量，依靠专业技术人员提高机关事业单位档案管理的规范化水平。第三，形成完善的考核奖惩机制，调动档案管理人员的积极性，依靠档案管理人员自身不断提升，促进档案管理事业标准化与规范化发展。

结论：当前应当形成针对机关事业单位档案管理机制，明确档案管理工作的重点，全面构建完善的档案管理体系，促进档案管理事业再上新台阶，达到高效落实档案管理任务，形成档案管理规范化与标准化操作体系。

参考文献

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