提高档案管理科学化水平的路径选择思考

苏旖妮

摘 要：档案管理是各企事业单位管理工作中的重要内容，档案中的信息对于企事业单位制定未来的发展策略有重要的意义。但是，目前的档案管理工作还存在许多问题，阻碍档案管理工作的进一步发展。许多对档案管理工作进行优化，才能提高其管理质量。本文对档案管理现状进行分析，并就提高档案管理科学水水平的路径选择进行探讨。

关键词：档案管理；科学化水平；路径选择

经济的发展以及信息技术的进步，使得档案管理工作有很大的进步，已经逐步朝着规范化的方向发展。但是，从目前的档案管理工作来看，仍然还有许多不足之处。作为企事业单位工作中的重要环节，档案管理工作中的不足会影响企事业单位的发展。

一、档案管理工作的现状分析

（一）对档案管理工作不够重视

目前，许多企事业单位在对档案进行管理时，都存在比较混乱的情况。由于我国的经济正处于发展比较快速的时期，许多企事业单位都只关注自身的经济增长情况，以及在每个年度能够创造的GDP，所以对檔案管理工作并不重视。而从另一方面来看，档案管理工作本身就比较繁琐，要使档案管理工作有序的进行，并将档案中的信息资源充分的利用起来，就需要投入比较多的人力和物力。但是，大部分的企事业单位对档案的利用率都不高，所以不愿意在此项工作中有过多的投入。比如，有的企业或者单位直接安排行政人员兼职档案管理工作，而行政人员只是简单的将档案归档，并未对档案中的信息进行检查。所以，有的档案并不完整，甚至其中的信息还存在错误，但却没有被及时的发现，导致档案质量得不到保障。

（二）档案管理的信息化水平低

随着科学技术的发展，信息技术已经被广泛的应用到各个领域。虽然不少企事业单位在对档案进行管理时，也会采取信息管理手段，但总体来说，档案管理的信息化水平仍然偏低。一个企业的档案内容比较丰富，涉及到各个方面，信息也比较复杂，各单位通常是利用Excel表格将档案名称简单的记录下来，并没有将衍生的文件档案记录在其中，也查询不到详细的信息。比如，当需要查询某个档案时，由于档案管理方式太过混乱，不仅需要大量的时间去筛选，筛选出来的档案还不一定准确。要是还需要从档案中去查询具体某一页的信息，其难度会更大。并且，虽然许多企事业单位都会采用计算机管理档案，但没有实现档案信息的共享，这就会导致档案中的信息资源利用率不高。这种现象的出现，归根结底还在于档案管理的科学水水平不够高，没有将信息技术的作用充分的发挥出来。

（三）档案管理场所不够安全

目前，大部分的档案都是以纸质形式保存的，由于纸张材料太脆弱，很容易受潮腐烂，导致档案不完整、信息缺失，甚至整个档案都只能作废。如果管理人员没有做好防火工作，还可能导致档案室发生火灾，造成严重的损失。但是，目前仍然有不少的档案室没有设置完善的防火设施，也没有采取足够有效的措施做好档案的防潮工作。比如，在连续降雨天气，室内就会受潮，如果纸质档案是存放在地上，档案也会因此而受潮。档案在受潮后，就会出现发黄发霉的现象，从而缩短档案的使用寿命，严重的会直接导致档案腐烂。再加上档案室内或附近的房间中会使用一些电器，当线路出现问题引起短路情况时，可能会引发火灾，造成纸质档案被烧毁，致使大部分的档案无法使用。

二、提高档案管理科学水水平的路径选择

（一）建立健全的档案管理机制

要提高档案管理的科学化水平，首先要有健全的档案管理机制做保障，为档案管理工作提供制度保障和依据。所以，各企事业单位需要从本单位的实际情况出发，不断的完善档案管理机制。比如，完善档案管理工作的人员架构，要由一名总的负责人，再根据档案的类型，为每种类型的档案安排一名专职管理人员。而总负责人则要检查各类档案的管理情况，并给出相应的指导。同时，要明确各岗位的职责，将职责落实到具体的人身上，以免工作过程中的责任归属引起管理混乱。而档案管理人员在对档案进行管理的过程中，要遵守国家的相关法律法规，并按照单位的规定，对档案进行保管，还要做好档案的保密工作。企事业单位还应根据档案管理的具体落实情况，不断的对档案管理机制进行完善，以促使档案管理工作的科学化水平不断的提高。最后，严格企业工作人员按照流程进行各自档案资料的运用，如提前申请借阅某个资料，确定好归还的时间，做好保密工作，都是档案资料管理工作规范化发展的内容，对于促进档案管理机制更加完善有着重要意义。

（二）提高档案管理的信息化水平

传统的档案管理对信息技术的应用不足，才会使得档案管理的效率不高，质量受到影响。所以，在档案管理中，企事业单位应注重提升档案管理的信息化水平，根据档案管理的具体情况，针对性的采用一些新型的管理模式，将纸质档案转化为数字档案，并对数字档案进行备份，及时的更新档案信息，以提高档案信息的安全性和准确性，从而提高档案管理的信息化水平和科学化水平。比如，引进刻录机、计算机硬盘软件等设备进入到档案管理工作中，将纸质档案中的信息刻录成光盘，或者扫描成电子档案，储存到信息化档案管理系统中，再对其备份。当某档案中的信息有所更新时，档案管理人员要及时的将更新信息录入到信息管理系统中。通过对资料进行网络化格式的方式，可以大大节约浏览资料的时间，并提高档案管理工作人员的工作效率。在实际工作过程中，如果发现某个档案中的信息不完整，或者信息出现错误，则要及时的将其补充完整，对错误的信息进行修正，以保证档案信息的完整性和准确性。当前，ERP信息管理系统的应用已经非常普遍，有利于提升档案管理的现代化水平，最终满足企业发展需求。此外，通过建立信息化的档案管理系统，还能方便查询所需档案，可提高档案管理效率，促使档案管理科学化管理水平的提升。

（三）提高档案管理人员的素质

在档案管理工作中，档案管理人员的素质起着非常关键的作用，素质高的管理人员会不断的在自己的工作中创新，并不断的优化工作模式，提高工作效率和质量。而素质低的员工只会在工作岗位上原地踏步，按部就班的工作，并不会主动的去提升自己，运用先进的知识和技术去改变自己的工作方式。因此，企事业单位需要重视对档案管理人员的管理，提高其综合素质，使其能够在自己的工作中更加负责。比如，定期对档案管理人员进行培训，使其掌握有关档案管理的法律法规，学会先进的管理方法和技术，能够合理的运用计算机技术、网络技术等对档案进行管理，并可通过大数据技术、云技术等对档案数据进行分析。根据分析结果，才能制定出下一步分战略发展计划，推动企事业单位的发展。在对档案管理人员进行培训的过程中，还需要提升其服务意识，强化其责任意识，使其能够在对档案进行管理的过程中，主动的开发档案中的信息资源，将资源的价值发挥到最大。而企事业单位还应制定完善的档案管理人员奖惩制度，提高管理人员的工作积极性，促使其更加负责任的对待自己的工作。只有员工的工作质量得到改善，整个档案管理工作的科学化水平才能得到真正的提升。

三、结束语

综上所述，在企业的发展中，档案管理工作发挥的作用非常重要，可以为企业制定各项决策提供参考依据。因此，在档案管理工作中，通过建立健全的档案管理机制、提高档案管理的信息化水平、提高档案管理人员的素质等方式，可以促进档案管理工作效率的提高。而将档案中的信息资源充分的利用起来，可以大大改善档案管理工作质量，最早达到提高档案管理工作科学化水平的目的。

参考文献

[1]李晖.档案管理科学化水平提高途径探索[J].卷宗，2017，（28）：38-38.