提高档案管理科学化水平的路径选择分析

胡胜

摘 要：所谓的档案管理就是把所有纸质档案所包含的信息内容做好统一归类和保管，以便于在查阅档案的过程中可以在最短的时间内找到所需要的信息要点。不断提升档案管理水平能够不断完善信息服务系统，维护广大群众和企业职工的权益，保证决策者能够制定出正确的发展策略，所以，提升档案管理科学化水平对企业的发展和社会的进步具有重要意义。

关键词：档案管理；科学化；路径选择

通常情况下，档案管理工作都是依靠机关事业单位进行同意保管和完善的，档案管理工作本身带有较高的机密性，管理流程复杂，收集和归档内容繁琐。伴随计算机信息系统的开发利用，我们运用强大的网络管理系统，有效提升档案管理效率，使得管理工作趋向科学化和规范化。

1我国当前档案管理现状分析

1.1档案管理环境因素

过去几年档案的爆发式增长，由于管理档案的条件有限，甚至有的地方都没有专门存放档案的地方，即使有存放档案的地方也是周围环境不合格，普遍存在着湿度过大、温度不均、灰尘过多等环境因素，另外就是可能存在的鼠类等。档案是否能有效长期保存的关键因素就是环境因素，环境不同，对档案管理的影響也不同，在潮湿的环境下，磁盘或磁带的粘合剂可发生水解反应，使得档案管理完整性受损。

1.2档案管理人为因素

人是管理档案活动的主体，是档案管理的关键核心因素，这里的人为因素不仅是指管理人员还包括非管理人员，管理人员的因素主要包括工作不细心、不负责的工作态度，很容易在日常琐碎的档案管理中造成的档案混乱甚至是档案破损和丢失，随着数字化和信息化新时代的到来，随着计算机和多媒体技术的高速发展，读取档案信息的设备和软件升级换代，管理人员的基本能力有时并没有随之提高。非管理人员是指除管理人员之外的人员由于误入误操作、非法入侵甚至盗窃等造成的破坏性事件。

1.3档案管理制度存在缺陷

对我国的档案管理制度进行研究，我们可以发现，我国档案管理的发展速度缓慢，主要体现在，随着科技的不断发展，关于档案管理的方法和管理技术并没有得到提升，尤其是当前网络信息时代，信息化办公已经成为工作的主要形式，但信息化办公的形式并没有广泛的应用到档案管理的工作中。档案管理中对于计算机技术的使用，仅仅局限在电脑上进行点按的保存以及查找等操作，只是将档案在计算机上进行保存，并没有实现网络的共享，未充分的发挥出档案资源的作用。

2提高档案管理科学化水平的有效路径

2.1提高档案管理人员的工作素质

任何事情都离不开工作人员的努力，相应的在档案管理中，时时刻刻需要具体档案管理人员进行统筹和协调。在信息化大背景下进行档案管理改革首先需要提高档案管理人员的工作素质，信息技术作为一门高新的技术，需要各个工作人员进行相应信息技术的学习，包括录入数据，进行资料的查找和分析，从而提升自身的工作素质。其次，还要加强工作责任感，有的档案资料需要进行相应的保密，因此工作人员应该加强自身的工作责任感。最后，要正确对待档案管理这个工作，树立正确的工作意识。

2.2改善存放环境

不管信息化建设进程如何推进，档案管理的客体仍然是档案实体本身，因此要做好档案管理工作，首先要保护好档案。如控制档案室温度和湿度，以防止档案纸张发生氧化反应；定期打扫卫生除去灰尘，保持档案室的干净整洁，让档案一直处在合适的温湿度环境，并尽可能的保持恒定；经常保持四壁、天花板、地面和柜架的清洁，定期除尘；进入库房的装具用品首先进行杀虫处理，并在库房中使用安全无害的防霉、防虫药品；对环境要求差异大的档案实体还要考虑分别存放，如将磁带远离能产生磁场的电子设备或磁铁，或使用磁性屏蔽材料的装具进行保存。

2.3制定档案管理的具体工作标准

信息技术在初期应用到档案管理中会面临着许多问题，主要是因为没有建立统一的工作标准。在当前档案管理中，各个单位应该明确自身的实际情况，了解信息化档案管理的方式，建立完善的组织制度，制定具体的档案管理工作标准，明确相应的责任。加快建立数字化档案管理方式，提升档案管理工作的效率和确保档案管理的安全。积极促进档案管理的自动化管理，在档案管理的过程中节约人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根据各个职能进行档案管理工作细化，明确具体职责更好保障管理效果。

2.4加大对档案的利用程度

档案的最终价值体现在应用环节，很多档案资料只有在应用的过程中才能体现出其意义和本质，所以提升档案的利用程度是非常必要的，只有死档案变成活信息之后，档案才能够最大限度地发挥出其价值，相应的经济价值和社会价值也才能展现出来。档案管理工作的最终目的是从海量的档案信息中搜寻出对社会发展有价值或者对研究主题有意义的信息，这样才能推动社会不断向前发展。所以提升档案资料的开放程度、重视档案资料和现实的结合是必然而且是必须的，潜在价值得到充分展现之后，对组织和社会的效益也就展示出来了，档案管理工作者也就自然地重视起自身的工作了。

2.5不断完善档案管理机制

只有在档案管理单位内部已经设立了管理机制的情况下，才能在实践操作中不断健全档案管理机制，而建设完善的档案管理机制需要结合现实中管理档案的需要和特点，在整个管理机制里，各工作人员应当严格执行自己的职责，安排管理人员进行监督管理，建立全面的档案管理体系，另外，还需严格按照相关的法律规定执行，严格规范档案管理工作。

3 结束语

综上所述，为了有效提升档案工作的科学化管理方法，不紧要优化管理环境，还应该强化对档案管理重要性的认识，完善档案管理制度，利用先进的计算机信息技术，提高档案管理人员的综合素质水平和职业技能，促进档案管理整体发展水平的提升。

参考文献

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[3]李铁英，徐华妹.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].经营管理者，2015（04）.