浅谈档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施

李杰

摘 要：我国的经济发展状况已稳居世界前列，伴随着不断发展的经济，社会上对档案管理的要求也不断提升。如此看来，对档案管理现代化的建设必须加强。本文通过对档案管理现代化过程中出现的问题进行梳理，从而提出针对性的解决措施，为档案管理现代化建设提供参考依据，促进档案管理现代化的不断发展。

关键词：档案管理；现代化；先进技术

引言：档案管理现代化目前存在着很多问题，这会对档案管理现代化工作的进行产生一定的阻碍作用。档案管理工作具有悠久的历史，社会各个行业和部门都离不开档案管理。目前的档案管理已经难以满足行业内部需求，这就需要我国能够加快档案管理现代化的建设进程，从而满足行业需求和市场需求。

1 档案管理现代化过程中存在的问题

1.1 基础设施陈旧

目前，我国的很多地区，都面临着财政方面的问题，财政支持一旦出现困难，为了发展经济，在档案管理现代化建设上，资金的投入就会非常匮乏，导致没有足够的能力去购买现代化的设备去进行档案管理工作，很多地方的档案管理设施非常陈旧，管理方法也相对落后。有的地区或单位的档案管理设施甚至不能够进行资源共享。有限的资金决定了在档案管理的工作中只能将水平降到最低，这就导致档案管理现工作的社会服务功能出现缺失，服务能力也受到了一定的限制，工作效率变低。

1.2 档案管理现代化意识欠缺

至今为止，我国的档案管理现代化建设中，相关意识还很单薄，对档案管理现代化理念的渗透不深入、不彻底、不全面就导致了很多问题的出现。领导和其他专业人员的观念始终停留在运用传统的人力手段进行档案管理的工作，长期在这种缺乏新理念的习惯下工作，他们对高科技的运用能力和接触意识都变得十分淡薄。对于很多领导来说，工作的中心应该是提高经济发展，一切要以经济的提升为重要指标，所以他们对档案管理工作会十分不重视，认为只要保证档案的管理不出错就行了。而且，很多领导者的认知还停留在传统模式的档案管理上，对新的数字技术和电子技术也一无所知。

1.3 相关从业人员素质不足

目前的档案管理相关从业人员无论是在业务方面还是专业方面，多多少少都存在一定的素质欠缺的问题。随着信息技术的发展，数字化人才已经越来越抢手，档案管理的相关工作人员不再只是单纯的从事保管的工作，而是需要更加年轻、更加专业的知识化从业团体[1]。目前，我国很多地区从事档案管理工作的人员都呈现出高龄化的特点，并且很多从业人员根本没有接受过相关专业的知识、技能训练。对专业技能和专业理论的缺失，会使得档案管理现代化工作难以从根本上进行推进。

2 档案管理现代化建设可采取的措施

档案管理现代化是一个新兴的发展理念，在新的时代背景下有了新的内容。对档案管理现代化的建设，要求在档案管理工作方面、相关人员能力方面和工作技术方面等均进行相关革新。

2.1 加强相关从业人员的培训

在档案管理现代化的建设进程中，对相关从业人员的培养，是最重要的环节之一。自身的技能水平不达标准，就没有办法满足档案管理现代化建设的必然需求。

首先，要增强相关从业人员的专业知识储备，因为对于档案管理人员而言，了解相关的专业知识是从事档案管理工作的从业基础。其次，要提升档案管理人员的技术水平。档案管理现代化的工作中，一定会利用到以数字技术和信息技术为基础的新设备，对这些设备的正确操控和使用，需要档案管理者拥有一定使用新设备的能力。业务的培训是档案管理工作的最重要环节之一，在档案管理的现代化建设中具有举足轻重的作用。对于档案管理相关从业人员的培训，不同于一般企业的员工培训。一般的员工培训常常是为了使新员工了解工作流程或熟悉工作设备使用。而档案管理的工作是一个融入了工作人员主观性因素的工作，会因为每个工作人员的个人行为习惯和性格展现出不太一样的工作特点。在培训中，相关工作人员应该不断学习档案管理工作的新规定和新要求，抓住当下的新形势和基层工作的新变化。于是，对档案管理相关主管人员的培训就需要做到因材施教，在培训中针对性的制定内容，根据每个人不同的特点，调整训练课程，让相关工作人员能够看懂、学会、完成相关工作，从而增强实践能力，让专业知识也能更好的运用到实际的工作当中。

2.2 增大资金投入和基础建设

行业的进步离不开基础设施的进步，基础设施水平的提升离不开资金的投入。一些基层单位，在档案管理室的建设上，完全不达标准，条件很差，连基础的安全设施都不够到位[2]。在档案管理工作的所需设备上，要时刻考虑到档案管理室的通风和采光、温度和湿度等因素，考虑到设备的先进性和实用性，考虑到档案是否能得到最优化的管理。政府相关部门应该在档案管理方面进行一定的经济改良工作，加大资金的投入，甚至是专门建立档案管理现代化发展专用资金，从而促进档案管理现代化工作水平的提升并加快档案信息事业现代化的建设进程。因为在档案管理现代化建设中，经费的问题是其发展的最大问题，关乎到其发展的每一部分能否顺利进行下去。太少的资金根没法购买先进的设备，这会让档案管理现代化建设无法进行。所以，可以将投入的建设资金的用途扩展到多个途径。在经济状况不太乐观的区域，实行区域帮扶政策，在当地政府的带领下，设置专门用以扶持的基金，让档案管理具有有政策上的鼓励和经济上的支持。在进行现代化设备的购入阶段，如果政府真的财力有限、难以支付过度高昂的费用，也可以积极调动社会上的力量，充分利用一切可利用的资金，让档案管理工作能够逐步实现现代化。

2.3 工作规范化与建设标准化

想要确保档案管理现代化建设的标准性，就要根据实际情况，罗列出一系列可以采用的工作标准，使档案管理工作具有一定的秩序和可參考的工作标准，以此达到最大的效益[3]。这是在实现档案管理现代化工作进程中不可缺少的一个重要手段与前提条件。如果在档案管理现代化建设中，只重视在技术方面达到标准，而忽视了规范化、标准化和专业化的建设程度，就会在档案管理的工作质量上大打折扣、难以达到一定的质量和效率。于是，在档案管理现代化的建设过程中，要时时刻刻秉持专业的档案管理规范化的标准化的建设，这样才是进行有效工作的坚实基础，也是使档案管理现代化建设得以稳定发展的关键因素。

结束语：在新的时期，去做好档案管理现代化的建设工作，是将档案管理工作进行彻底边变革并适应时代潮流的必然要求。在档案管理现代化的大力建设过程中，一定要认真对待自身出现的问题，并根据自己的实际情况选择合适的解决方法，不断提升档案管理工作的现代化水准和管理能力。

参考文献

[1]昭日格图. 现代综合档案管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2016.

[2]邱静. 公共资源档案管理的现代化建设探讨[J]. 办公室业务，2017，（15）：73+75.

[3]杨培花，杨德雄. 提高档案管理现代化水平的措施[J]. 现代妇女（下旬），2014，（01）：206.