大数据时代下档案管理模式的探究

卢红菊

摘 要：在大数据的背景下，档案管理工作所面临的挑战与机遇是并存的，因此，档案管理技术人员在具体的工作中，应当认识到当前大数据给自身工作所带来的影响，并从自身工作实际情况出发，采取针对性措施使大数据为自身服务，增强自身管理效果。

关键词：大数据时代；档案管理；模式分析

1大数据时代档案管理面临的机遇和挑战

1.1大数据时代背景下档案管理面临的机遇

一是在大数据技术中增强了档案管理的调配能力，解决了档案管理工作“胀库”问题。随着电子文档的广泛应用，档案管理工作也较之传统的档案管理更加便捷，而大数据云计算技术根据具体需求进行合理地计算和调整，实现计算、资源等快速匹配，保证档案管理高效、有序，避免因为出现“胀库”问题。

二是解决档案管理中的存贮质量问题。传统档案管理模式使档案安全存在很多不确定的风险，如战争、火灾，或存储的时间长，文字的模糊等。大数据时代，档案管理工作的质量不存在这些外在的、物理的等因素问题，仅需要占有少量的空间就可以实现对档案高质量，安全性高的管理。

1.2大数据时代背景下档案管理面临的挑战

一是档案安全问题。在大数据的支持下，人们对档案的调用、存储更加便捷，但同时也给不法分子带来较大的违法可能性，尤其是一些机密性的文件被黑客攻击时有发生，给国家和社会造成较大的损失。

二是档案管理技术的挑战。大数据中还没有一款安全可靠没有漏洞的管理软件，因此，在大数据下需要有专门的技术人员来对档案管理软件进行维护和管理。

三是对档案管理工作人员的挑战。档案具有原始信息、类型众多、内容复杂等特点。传统的档案工作是你需要什么，帮你查找什么，档案管理者绝不越雷池半步。随着信息技术的发展特别是大数据时代的到来，传统模式的档案管理者已经不适应时代的发展。在大数据时代，要求档案管理者首先，具有一定的网络信息知识、软件的维护和管理知识等，并能熟悉操作档案管理系统。其次，档案管理工作人员要掌握系统论、信息论和控制论等思想，同时还要具备数学知识建模型并能从数据中解读出相关内容。再次，大数据应用下的档案管理工作人员要达到能根据用户需求，利用数据统计、数据挖掘、排队分析等工具，快速寻找价值的信息来满足用户。最后，档案管理人员还应熟悉本单位的业务，能以技术为导向以服务为宗旨积极探索新时代下的档案管理工作新路径。

2大数据时代档案管理模式

大数据时代的到来，给各行各业都带来了巨大的变化和革新，档案管理的价值也随之提升。

（一）大数据是实现网络智能化、服务创意化的有效手段。在大数据背景下，档案信息实现数字化和智能化管理，有别于传统的纸质档案管理易损坏、易丢失等不足，大数据时代档案管理模式具备更加高效和安全的优势，有效促进了档案管理的高速发展。

（二）大数据技术的诞生开启了一个不同的时代。海量的信息资产已无法通过目前的归纳整理来获取有效价值内容，则需要通过云计算以及相关模式技术来实现信息价值的有效提取。通过对信息的整合、集成和交叉复用形成的有效资源和知识服务，可以打破各企业或各部门间的信息传输壁垒。

（三）我国信息化建设的不断推进，使得数字信息呈井喷式增长。档案管理者面对海量的信息要实现有效整合和提取，且当前人们对于信息的需求呈现高效率、个性化、多样化的特征，所以传统的档案管理模式已经没有办法跟进时代发展要求。

（四）档案管理的数字化和信息化已经是大势所趋。如何将巨量的档案信息进行高效的管理是现阶段必须考虑的问题。随着信息社会的不断发展，数据信息与日俱增，档案管理部门必须采取行之有效的手段实现信息的有效采集和高效数字化。

3大数据背景下档案管理工作存在的问题

3.1对档案管理中的数字化工作重视不够

档案管理在管理工作环节中属于弱势的环节。部分领导对档案管理的重要性认识不足，造成档案库房配备及设备长期得不到改善，经费不足，专职人员少，档案管理人员流动性大，科技档案、声像档案、实物档案归档困难；一些电子系统和设备落后甚至缺乏。目前大部分单位和部门的档案管理工作还处于传统的管理模式中并没有实现数据化和电子化管理。

3.2档案安全意识和档案法制意识不强

大数据时代由于对数字化档案工作重要性认识不到位，档案的安全意识淡薄，认为档案的安全工作不是工作的重点，是一般的常规业务工作，做不做，做的怎么样不影响档案整体工作，因而产生了无关紧要的应付思想，致使开展档案的安全保障工作不能很好落实。

3.3档案管理工作缺乏制度化的管理程序

一是在档案收集上，不规范。档案收集是档案存储保存的前提，目前档案的收集主要采用采集、零散式方法，并没有形成统一系统有序的方式，收集制度也不健全；二是档案整理上，不规范。在立卷过程中没有完全按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内资料漏失现象比较普遍；三是档案利用上，不规范。对借阅的档案，内松外紧即对借阅人督促紧，对自己工作松，借出的档案不按时归档，容易造成疏漏和遗失。

4大数据时代背景下增强档案管理效果的相关对策

4.1对所有档案资源进行统一备份

在大数据的支持下，可实现对所有资源的高质量处理，因此，可实现对档案资源的统一备份。这对于提升档案安全性及更为高效的掌控档案资源。同时，通过统一备份的方式，可以在全国所有的档案管理所内实现对档案的统一共享。这个工作的高质量实施，需要科学规划与全面的验证，根据不同的档案类型选择出不同的管理模式，特别是将档案管理的效能得到最大的开发与利用。

4.2增强档案管理人员的综合素质

当前制约大数据背景下，档案管理效能有效提升的关键因素就是人才素质问题。因此，在新时期应当培育出符合新时期需求的管理人员。在具体实施中，首先需要对档案管理人员的管理理念进行扭正，特别是一些年龄相对较大的人员，让其全面认识到当前档案管理工作中使用大数据技术的重要性，这对于这些人员更为积极主动的参与到大数据背景下档案管理的工作是非常重要的。同时，根据档案管理工作的具体安排情况，针对性设置档案管理技术培训工作，从而让档案管理人员能够及时有效的掌控好档案管理效率。此外。在具体培训的过程中，应当注意培训工作开展的形式，防止过多的理论培训方式，针对性加入实践培训内容，这对于保证培训工作开展效果是非常关鍵的。同时，对于档案管理技术培训工作，可制定出考核制度，这对全面保证档案管理培训工作质量是非常关键的。

4.3主动与大数据机构或者公司进行深入合作

在档案管理工作中为了更为高效使用大数据技术，可从大数据机构或者公司中将大数据技术引入，这里主要考虑到，由于大数据技术所包含的内容非常宽泛，因此，在档案管理工作中使用大数据技术时，对于其中的开发环境等应当适应。在技术已经较为成熟的大数据公司中，档案管理单位可将自身的需求对这些公司进行全面对接，在充分沟通基础上，了解出自身需要达到的目的，从而借助这些公司较为成熟的技术，为档案管理工作使用大数据开发出针对性的工具，这对于档案管理工作使用大数据的效能可得到有效提升。

结束语

大数据是数据管理的一种全新方式，是物联网技术与云计算不断发展的必然结果。在进行档案管理的过程中，其需要处理的数据就非常多，且给整个档案管理效果有着较大的影响。因此，对大数据时代背景下的档案管理进行分析有着较为重要的意义。

参考文献

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