中小型企业ERP采购管理的研究与实现分析

朱伟杰

现今ERP系统作为一种企业管理工具，在国内的一些企业中的运用越来越专业，特别是随着中国企业逐渐与国际跨国大企业的交流和接轨，诸多企业均争相实施和使用不同的ERP系统，来使自身的管理和竞争力更上一个层次。怎样使企业从常规的管理方法过渡到以ERP系统为核心的规范化、流程化的管理上，这对任何企业都是一个需要解决的难题。特别是对于中小型企业，如果是完全的照搬大型企业、跨国企业的ERP系统及流程，那么会导致成本过大，实现起来也比较困难。但如果抛弃了ERP系统的特性，使ERP系统沦为简单的管理信息系统，也不利于企业整体的竞争能力提升。因此对于中小型的企业在ERP系统的设计与实施中，怎样利用ERP系统的集成性、规范性、以及自动化和流程化的特点来使企业的管理得到提升，这是ERP实施过程中必须要解决的问题。本文以企业采购管理业务实践中的ERP系统实现，来进行探讨和分析，如何才能达到对传统的采购管理效率的提升和管理改进。

一、ERP系统的概念

ERP（Enterprise Resource Planning）系统的概念指的是企业资源计划，其主要是建立在以信息技术为基础，集合信息技术与先进的管理思想于一体，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。ERP系统源于物料需求计划（MRP）的进一步发展，以供应链为核心，以提高企业核心竞争力为目标，改善企业的业务流程，合理调配资源，强化企业运营管理。目前国内外使用比较多的ERP系统有：SAP、Oracle、微软、金蝶、用友等，系统均以数据库为基础与核心，覆盖企业的财务、生产销售、采购库存、人力资源、技术设计等各个业务模块，可根据企业需求定制不同的业务功能和解决方案。

二、中小型企业采购管理的问题分析

如今大多数的企业把物料采购和物料库存管理合为一体，也有很多企业他们将销售的职能与采购的职能合并为一。在这样的模式下，管理的流程也通常是由需求部门发起采购申请，再由采购部门制定采购计划，与此同时寻源指定出供应商确定采购价格，签订采购订单，下发运货的通知与验收入库，最后再通知财务依据到货情况付款。这样冗长的过程虽然合理合规，但是在实际的过程中，部分环节是可以合并的。在这个流程之中，监督与控制的机制基本是不存在的，因为在采购的过程中要担负和维系生产与原材料供料平衡的重任，为了保证企业原材料的正常的供应，一般会加大采购量来解决，尤以在原材料涨价之时，这样的情况容易带来呆滞库存的积压与增加财务应付帐款，导致了企业成本的提高。特别是对于中小型的企业来说，还会存在以下的问题：

（一）采购岗位职能的缺失。一些大型企业的采购也是一个单独的部门，寻找供应商、招标与谈判，以及收发货等等，各岗位各司其责。但是对于那些中小型的企业来说，与采购相关的业务都是由一个岗位所完成的，举个例子来说，采购人员的工作是包括了找到供应商、向供应商来询价、与供应商来谈判，然后发出采购的订单，最后督促供应商发货等等。这样的岗位职能的安排导致了：一方面采购人员的权责过于强大，容易造成采购的环节中的疏漏；另一方面来说，采购人员任务非常繁杂，这样可能会造成顾此失彼，业务执行效率的低下。

（二）采购信息管理及流程不规范。对于中小型企业来说，由于主要信息管理的系统都比较小，人员也较为有限，信息是基本透明或者是完全的保密，不能够做到阶梯型的信息共享，这样形成了采购、销售与生产相对的独立。然而采购的信息对企业来说是十分重要的，特别是关于相对敏感的价格与供应商信息等等。我们对于这样的信息既要能够和相关的部门和人员充分的共享，从而才能提高办事效率，降低经济成本；与此同时，又必须是对此类的信息来进行相关地流程化管理，做到对于价格及供应商信息共享的分级控制。

三、基于ERP系统的优化采购管理及实现

对于上文提出的中小型企业采购管理和信息管理出现的问题，是可以采取纯管理的方式来制定相关的措施进行管理改进，但对于中小型企业来说，管理的规范度相对大型企业规范较为缺乏，单纯的依靠制度来进行管理的执行难度大。在比較少的员工数量下，其工作的效率也很难以提高。然而通过ERP系统来将管理固化到采购流程之中，利用ERP系统的流程控制来实现规范的操作，可以有效地缩减管理体系中的人员需求，并有效提高管理质量和能效。因此，对于中小型企业是可以采用ERP系统来实现对于采购业务管理的提升，同时可以利用ERP系统之中的一些比较好的工作流程，用来改进并提升企业自身的综合竞争力。接下来将简单论述对于中小型企业的ERP系统管理在采购管理模块的实现和管理改进。

（一）制定货源清单，增加ERP系统采购信息记录

数据和信息，可以说是ERP系统的核心和基础。一份完备合理的采购货源清单和信息记录，可以指导采购人员开展业务，并提高采购业务的执行速度，减少不必要的供方寻源和询价。通过在ERP系统中整理和维护原材料、供应商等元素的主数据，制定一定时间范围内的对应采购关系并形成货源清单，可以使采购人员在接到采购需求（PR）时，迅速联系到供方执行采购，通过ERP系统输出采购订单（PO）。而此时的采购价格，则利用ERP系统的采购信息记录功能，找到历史采购价格、平均价格、采购供货周期等，快速进行采购决策，并最终形成采购合同执行采购。这样的ERP系统的信息共享，可以解决并提升中小型企业采购业务执行速度，解决内部信息的不透明和重复寻源询价的问题。

（二）灵活运用ERP系统，做好采购前后端业务的接口

对于ERP系统来说，采购模块并非独立存在的，是各个功能模块协同运行的。前端有销售、生产和设计模块，后端有仓储和财务模块等。要高效实现ERP系统帮助中小型企业的运营，必须做好系统前后端模块的接口。例如，对于设计和生产模块，必须要制订好准确的物料清单（BOM），并由此按照生产计划输出生产所需的原材料采购需求，由ERP系统流转给采购部门。而不准确的接口信息，将直接影响采购部门的业务执行，进而使后续仓储模块的出入库、财务模块的成本结算和资金安排出现问题，导致中小型企业整体运营效率的低下。因此，要使ERP系统成功在中小型企业实施，甚至扩展到大型企业，前后端业务的接口必须做到准确和高效。

（三）优化管理权限，缩短采购过程中的流程

对于中小型企业来说，利用ERP系统中采购审批的功能模块，可以有效提高采购信息执行的效率，也可有效克服信息管理的系统比较小，采购岗位少的缺点。同时，通过ERP系统审批功能的权限合理分配、集中管理，减少了诸如一些大型企业冗长的采购审批流程，可以提升整体采购业务的运转速度。这样不但实现了对于供应商、采购价格、交货周期等的审批控制，而且通过ERP系统的集中管理，结合有限的人力成本，缩短了采购过程，增强企业采购业务的高效管理。

四、结语

本文是针对中小型企业采购的管理之中存在的问题，进而分析探讨了基于ERP系统的管理与流程的实施方案建议。我们利用ERP系统制定整个采购的相关业务流程，尽可能使中小型企业结合自身企业特色高效管理。在实践中可以证明，通过ERP系统管理可以有效地解决中小型企业中采购管理的瓶颈和冗长的流程，为其企业管理优化提供了可实践的操作方案。（作者单位为上海第一机床厂有限公司）