基于信息资源共享的企业档案管理模式探讨

李欣佳

摘 要：企业档案信息资源是企业表现其自身经济价值和社会价值的重要依据，而如何提高档案信息资源管理的质量对推动企业可持续发展具有重要意义。基于此，下文对企业档案信息资源共享进行了概述，对信息资源共享的企业档案管理模式进行了分析，希望对相关人员提供帮助。

关键词：信息资源共享；企业档案；管理模式

引言

企业档案是企业在发展过程中对经验的积累，记录了企业的经营管理的过程以及产品生产活动环节，为企业的经营活动提供了信息支持，给企业的发展指明了方向。而企业档案信息的共享能力是企业创建和维持竞争优势的决定性因素，因此要想实现企业档案信息资源共享，就要推动企业档案信息管理模式的改革。

1企业档案信息资源共享的概述

1.1企业档案信息资源的概念

企业档案信息資源是企业在各项生产经营活动中为了解决现实问题而产生的原始记录。由于企业具有多种类型的企业活动，使得企业档案信息资源具有档案资源的历史性、内容多样性以及复杂性的特点。而企业档案信息资源作为一种企业财富，在记录企业历史和维护企业运转上发挥着重要的作用，并且能够提升企业的竞争力，推动企业的可持续发展。

1.2企业档案信息资源共享的必要性

1.2.1是加快企业信息化进程的重要途径

企业信息化程度的高低对企业在市场竞争中占有的地位有着决定性的影响，而企业档案信息资源共享是将企业在生产经营和管理活动中所形成的各种具有保存价值的文件进行信息化，然后提供给档案用户的过程。在企业档案管理中应用现代信息技术，加速了企业档案信息资源价值的有效发挥。因此，企业信息化的过程就是企业档案信息资源共享的过程，而实现企业档案信息资源共享是加快企业信息化进程的一个重要途径。

1.2.2是促进企业档案管理工作发展的内在需求

企业档案管理工作不仅在于积累企业的信息，其还是实现企业档案信息资源共享的重要途径。其中，企业档案工作发展的内在需求主要体现在三个方面，首先，对于企业的发展战略来说，如果信息资源的掌握不到位，那么就会对企业的经营管理和长远发展造成重大的影响；其次，对于廉政建设来说，企业档案信息资源保留了企业在发展过程中所有的资料，从而有利于企业日后的管理与查询，同时有助于廉洁风险评定准则的有效落实，从而防止企业内部存在弄虚作假的现象；最后，对于企业内部管理来说，由于企业在经营管理中很容易产生大量的文件，为了提高工作效率，将信息技术应用于企业档案资源管理工作中，可以最终实现企业档案信息资源的共享。

2企业档案信息资源共享存在的问题

企业档案信息资源共享是企业档案工作的最终目标，人们虽然对档案信息资源作为一种经济资源、管理资源、竞争资源形成共识，对档案信息资源共享模式的构建也已经提出很多方法，但仍然存在着不足，主要包括以下几个方面：

2.1档案内容较为匮乏

随着市场经济的不断发展，企业的竞争力也越来越大，能够及时捕捉顾客的需求信息并为顾客提供定制服务成为了企业在市场竞争中占有一席之地的关键。然而，企业对信息资源的管理还是停留在收集和整理方面，档案内容量大无序，档案室不能针对顾客的特定需求来提供专门的信息内容，从而阻碍了信息资源的共享。同时，由于企业档案编制工作的落后，对企业档案信息资源共享的进程产生了极大的影响，再加上人们对编制成果不够认识，从而导致与企业经济建设密切相关的档案信息资源没有得到有效的开发。另外，由于企业档案缺乏特色，大多企业所收藏的档案都是以文书档案为主，科技、声像档案所占比例较小，从而无法满足企业的信息需求，对企业的可持续发展产生了一定的阻碍。

2.2管理模式落后

企业档案信息资源管理工作，在传统的重藏轻用档案管理模式的影响下，使得公众对档案的利用意识不够，缺乏对档案的了解与认识。同时，企业档案管理模式的服务方式仍然属于被动提供数据，档案室只负责接收档案、保管档案和利用档案，没有对企业的生产经营和科研开发中档案信息的需求进行了解，不能对其提供针对性的档案信息。另外，企业档案管理模式采用的是自上而下的管理方式，没有一个共同的目标，以至于企业档案散落于各个部门之间，管理处于零散状态，很难激发企业员工的档案意识，并且使得企业档案信息资源难以实现共享。

2.3缺乏相应的管理人才

企业档案管理者是利用企业档案信息资源、实现企业档案信息资源共享的关键因素。但是，在实际的管理工程中，企业对档案管理工作不够重视，造成部分企业档案管理人员的收入甚微，使得企业档案管理岗位无人问津，或者从事档案管理多年、责任心强且经验丰富的档案管理人才流失。同时，由于企业领导的档案管理意识薄弱，使得大部分档案管理人员的专业素质较低，在加上大部分企业都是以职务高低或者是否能为企业带来经济效益作为制定员工薪酬的标准，从而制约了企业档案信息资源价值的有效发挥。

3对企业档案管理信息资源共享模式的分析

3.1从档案信息的安全性分析

档案信息的安全性是档案资源管理的重要因素。在档案资源管理中，如果仍然采用分散共享的管理模式，使档案的信息数据存储于不同的数据库中，那么企业在利用档案信息时，必须先通过系统的分析才能得出准确的结论，而这种分散存储的数据库，一旦有任何一个数据库发生故障就会使其他数据库的数据得不到有效的利用，从而为企业的经营管理造成不便。在企业档案信息管理中应用集中共享式的管理模式，即便发生突发状况，企业也能够利用整体的数据备份做出有效的处理，从而保证了档案信息的安全性。

3.2从企业的管理方面分析

首先，从企业的管理效果来看，为了向企业展示其品牌价值，企业的经营管理信息必须保持高度透明的状态。所以，将企业各部门档案信息进行统一管理，能够将企业的形象价值鲜明地体现在公众视野中，能够对整体的信息进行系统的整合，从而提高企业内部的管理效果；其次，从企业的管理性质来看，集中共享管理模式与分散共享模式相比，其有助于企业更好地掌握各部门的真实档案资料，并有助于企业制定统一的档案整理标准，从而提高了企业档案资料质量，保证了档案资料的真实性。

3.3从企业的发展潜力分析

随着信息技术的不断发展，我国步入了大数据的信息化时代，而从信息技术的发展方向来看，我国的档案信息资源管理会趋向于集中式的管理模式。因此，集中共享管理模式与分散共享管理模式相比，集中共享管理模式更加符合于时代不断发展的方向，从而给企业档案信息共享管理模式带来了更多的发展空间，不断推动企业的可持续发展。

结束语

综上所述，企业档案是企业有机活动整体的综合反映，能够直接反映企业各项活动的工作过程和成果，从而成为了企业的重要财富。而企业档案信息资源共享是将这种财富变成实际经济效益的唯一途径，因此要对企业档案共享模式的优劣进行不断的分析，从而选择适合企业发展的资源共享模式，推动企业的可持续发展。

参考文献：

[1]顾晓颖.企业档案信息资源管理模式研究[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：，2016：2.

[2]尚真.企业档案信息资源管理理念与模式初探[J].兰台世界，2007（08）：16-17.

[3]李历欣.浅谈企业档案信息资源的共享与整合[J].办公室业务，2014（13）：81-82.

[4]李晓萌，任越.大数据背景下企业档案信息资源共建共享机制[J].兰台世界，2016（12）：48-50.