企业档案信息化建设对策研究

张婉 翟香懿

【摘要】企业开展档案管理信息化建设是实行档案管理改革的重要组成部分，是档案管理现代化的核心和方向，也是企业实现跨越式发展和可持续发展的必然选择。因此，在档案工作中，档案信息化工作显得尤为重要。

【关键词】企业；档案；信息化建设

在企业的管理与经营中，档案管理发挥着非常显著的重要作用，其不但能够为企业的各项决策工作提供必要的信息支撑，同时，还能通过档案资料的整合与利用，来为企业的经营与发展奠定基础等。因此，加快企业档案管理的信息化建设，是企业档案管理的一个重要发展要求，其对于企业的发展与进步起着非常重要的影响作用。所以说，我们必须要强化企业档案管理的信息化建设，进一步促进档案管理工作效率和质量的提升。

一、目前企业档案信息化管理方面存在的问题

（一）档案管理模式的变革。传统的档案管理在工作上过多依赖工作人员的个人经验，而忽视了档案管理的系统性和科学性。在档案管理过程中引入信息化的技术手段建设档案信息管理系统以后，需要建立标准化的档案管理流程和模式，同时要求档案管理人员进行计算机培训，以便能够快速适应档案管理工作。信息化技术手段对目前档案管理的模式进行了变革，淘汰了传统的档案管理方式，建立了信息化的档案管理系统和档案管理流程。

（二）档案管理难度有所增加。档案在信息化的管理系统中是作为一种信息来进行存储的，和传统的档案存储不同的是，信息化的档案存储是存储在物理介质上的，而不同于存储在库房中的。信息的存储和日后的保存需要对其安全性进行保障，由于网络中的数据信息容易被窃取和篡改，需要对档案信息管理系统部署一定的网络安全设备，并对需要访问档案信息管理系统的用户身份和权限进行严格的限制。对档案的所有信息进行及时有效的备份，防止档案遗失。

（三）档案信息管理意识落后。建设好档案信息管理系统之后需要对所有工作人员的档案管理意识和计算机管理知识进行培训，建设一整套的档案信息管理系统培训体系，对部分档案人员责任意识比较差、信息化档案管理流程不清楚等情况进行针对性的培训，以便提升整个档案管理人员的素质水平。

二、加快企业档案管理信息化建设的方法

（一）做好档案信息化建设的制度和规划。做好档案信息化建设的制度和规划，目的是落实企业档案信息化管理的长远目标和管理保障，明确档案信息化规划为了提升企业档案管理水平和企业信息化水平，符合企业长远发展目标。而相关制度的落实，则是保障企业档案信息化管理机制的构建，联合各职能部门的管理职责和考核办法，加强日常化管理，提升档案信息资源服务水平。

（二）加强档案信息化基础设施和标准规范建设。要做好企业的档案信息化建设工作，一方面，做好基础管理工作逐步推进信息化管理进程，加强对档案信息网络系统和档案数字化设备的建设，满足档案信息传输、交换和资源共享的基础条件；另一方面，要注意对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范并指导具体实施，确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，保证档案信息的真实、准确、完整。

（三）加强档案信息化安全保障体系。建设成果是企业生存和发展立于不败之地的关键，保障企业档案信息不被泄露，是企业档案管理人员的重要任务。建立档案信息安全保障体系，是确保档案信息和系统安全，保证归档电子文件真实、完整、有效的必要措施。要强化对档案办公计算机及其他信息设备的使用与管理，涉密档案的电子设备、应用系统必须满足保密要求，涉密计算机信息系统与互联网采取物理隔离，涉密计算机严禁连接互联网且不能通过互联网传递企业的涉密信息。档案管理人员要定期进行安全教育，严禁因私泄露商业机密，并通过相应的奖惩制度约束职业行为。

（四）做好档案信息化人才队伍建设。企业要建立好档案信息化人才队伍，这支队伍的结构、能力、水平要与企业信息化建设相匹配，与社会信息化发展水平相适应。主要包括系统分析人员、开发人员、测试人员和管理人员，加强在职培训和业务学习，提高其自身综合素质。同时，企业要着重建立一支以复合型人才为核心、管理型人才为基础的队伍来满足企业档案信息化建设日益增长的需求。

（五）加强档案信息化基础设施建设。从根本上来讲，基础设施的质量情况，将会对档案管理的信息化建设工作起到直接性的影响作用。因此，企业应当根据自身的实际情况，结合发展需求，来进行数字化档案馆的建设工作。在档案馆中，主要包括了档案馆库房、档案馆馆藏等方面的内容。通过运用计算机网络技术，来为档案管理工作提供服务，才能有效促进档案管理信息化水平的提升。因此，企业的档案管理部门应当制定相应的管理方案，来为档案管理人员提供一个科学的工作平台，加强企业部门与人员间的沟通交流。

三、结束语

互联网技术向各个行业渗透是一个趋势，档案管理引入互联网信息技术也是一个必然的发展过程中选择，借助互联网信息技术建设的档案信息管理系统能够帮助部门提高档案管理的效率。一方面，能够打破时间和空间上的限制，方便用户对档案信息进行共享。另一方面。能够对档案进行及时的信息溯源和更新，方便对一些特殊的项目档案信息进行及时的归档存储。

【参考文献】

[1]张静蕾.论国有企业档案管理的信息化建设[J].管理观察，2017（10）：34-35.

[2]赵红.中小企业档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017（06）：77.

[3]薛四新.檔案馆信息化与档案管理变革：数字记忆之思考[M].机械工业出版社，2016.