高校档案管理的现状及改革措施探析

刘莎

【摘要】本文阐述了高校档案管理的作用，从档案管理现状中分析问题，并有针对性提出加强档案管理的对策建议。

【关键词】高校档案管理；现状；改革措施

随着社会的不断发展，人们对教育的重要性认知不断提高，高等教育日益兴旺、红火起来。在新课改要求下，高校不仅要改革教育教学，还必须要加强档案管理，做到处处留痕迹，事事有档案。在这种形势下，加强高校档案管理是大势所趋。

一、高校档案管理的作用

在高校管理中，档案管理属于综合管理的重要组成部分。其作用主要体现在如下几个方面：

（一）对教育教学具有借鉴与参考作用。高校档案记录着学校发展、形成及变化全过程，贯穿了教育教学及组织管理各个方面，属于学校的重要信息资源。

（二）是管理教育教学的依据与载体。高校档案是在高校开展教育教学过程中逐渐形成的，属于第一手材料。高校发展的材料、教学先进经验、优秀学生的先进事迹报告等等，均是高校教育教学管理的依据与经验。高校档案记录着学校的全部活动，是教育教学的缩影。

（三）是高校文化的重要组成。高校档案屬于教育教学的重要组成部分，对档案信息的依赖性逐渐增强，对维护高校合法利益、探索教育教学新方法及改进管理方式具有积极作用。

二、高校档案管理的现状及改革措施

（一）高校档案管理的现状分析。从高校档案管理现状来看，在管理过程中还存在一些问题，主要体现在如下几个方面：

1.管理意识薄弱；如今许多高校领导还没有正确认识档案管理的重要性，意识不强，认为高校工作重点在于科研、教学。因认识上存在误区，认为档案管理就是整理及装订文档，没必要投入人力、物力、财力。许多高校档案管理部门设施相对滞后，办公、库房及阅览都没分开，档案保护及现代化设备配置不齐全，对正常开展管理工作造成影响。甚至还有一些高校档案管理依然采用手工方式，劳动量大、速度慢、耗时多。管理人员常常忙于大量的简单重复性劳动，无暇顾及科研，更不要说现代化管理。

2.档案收集不全，整理不规范；从高校档案资料现在来看，很多学校档案的收集不齐全，整理不规范，比如有一些学校档案只有请示、无批复，有一些只有批复而无请示，无法反映事情的前因后果。还有一些高校重视文档档案，不重视声像、科技及实物档案。导致档案管理杂乱、无体系、不完整，甚至还有临时拼凑的材料。

3.管理人员业务素质不高；因许多高校不重视档案管理，为吸纳人才，就将档案管理视为解决人才家属的就业问题。甚至一些高校档案管理成为“家属收容所”“老弱残收容所”，无法保证管理人员的基本素质，影响管理水平。

4.档案的利用率不高；在高校档案馆中，档案的数量比较庞大，但是利用率不高。原因是档案意识不强，很多人认为档案就是资料而已，根本没用作用，甚至还有一些不知道档案机构；管理水平比较落后，档案的利用率不高；甚至有一些高校的档案馆藏比较单一，无法满足档案所需。在各种因素影响下，高校档案利用率不高。

（二）高校档案管理的改革措施。从管理现状来看，还存在各种不足之处，还需要结合新课改所需进行改革。笔者结合自身工作体会，提出如下改革措施和建议：

1.强化领导层的档案意识。高校领导必须要认识到档案管理的重要性，在全校掀起档案管理的认识，引导所有教职工参与进来，让所有人员意识到档案资源是提供准确、真实信息的依据。尤其在高校建设中，面对如今许多高校结构、规模及内部管理体制等种种变革要求，只有做好档案工作，才能够突出档案信息的辅助作用，所以需要具备主动服务精神。

2.加强档案队伍建设。要加强档案管理水平，必须要高度重视档案人才队伍建设。大力提高档案管理人员政治意识、责任意识及大局意识；为现有档案人员提供培育与继续教育的机会，提高其业务水平与工作能力；还要健全档案管理人才的引入制度，通过特殊优惠措施和制度，引入业务能力强、政治素质高及学历层次高、高技能的专业人才；定期开展工作核查评比，通过激励机制调动工作人员的积极性。

3.提高档案的利用效率。在新形势下，主动服务意识必须要体现在服务质量水平上。需要档案管理部门立足自身条件，以创新开拓精神探索、挖掘档案的利用价值。档案管理部门应该依据学校各部门工作所需，确定出内容选题，通过独立编研或者校内学术理论联合手段，对大量原始档案进行素材筛选、编排内容、考订真伪等一系列工作程序，最后还应该将有利用价值及珍藏价值的优秀档案推出来，编研成册。

4.加强档案的收集及整理管理。档案部门针对各种文件要制定出格式模板，严格要求各个职能部门按照模板制定文件，而不能够私自乱制模板。比如有请示、必须有批复；而且在收集档案时，不仅要重视文书档案，还必须要高度重视科技档案、实物档案及声像档案；在归档过程中，应该分类进行归档。时间编排和组卷装订，都必须要严格按照档案部门制定的要求实施，不符合要求的档案不得存档。

档案工作是高校质量的衡量标准之一。因此高校必须要分析档案管理中存在的问题，有针对性地采取改革措施，才能够更好发挥档案管理的作用，为高校科研、教学及管理服务。

【参考文献】

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