事业单位档案管理创新探讨

黄永庆

摘 要：随着信息技术的发展，传统的档策管理模式已不适应当今社会的发展需求，传统的档策管理模式已改变为信息化管理模式。信息化管理模式带来的是信息安全性问题，因此，要加强对档案管理人员的技术与方法等方面的创新改革，从而对信息化管理模式所带来的问题进行有效解决。本文主要对事业单位的档案管理优势及思路进行分析，供同行借鉴参考。

关键词：事业单位 档管理 创新管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）05-00-01

在社会主义市场体制下，事业单位的管理模式也在不断的自我完善中，通过实现信息化管理档案，可以提高工作效率，同时还可以减少劳动力的输出。任何一个行业在经营管理过程中都会存在大量的档案资料，这些资料是事业单位在发展过程中衍生的证据及内容，对单位的未来发展具有重要的借鉴作用。因此，打破传统人工管理模式，通过创新优化档案管理信息化，保持一种全面开放的思维，创造性地开展档案工作，提升工作的服务效率。

一、事业单位档案管理创新思路的原则

1.档案管理合法性、真实性原则

对于事业单位而言，其所储存的档案都具备一定的权威性。其档案在一定职能范围内会对某个事件起到决定性影响，对此，档案的真实性是事业单位档案管理创新思路的首要原则，如果真实性受到影响，那么档案管理的意义便不复存在。传统的档案管理中主要以纸质记录为主，各个环节工作完成后还需要相关的领导进行签字或者盖章，充分体现档案管理的合法性和真实性。而在信息化档案管理中，纸质档案由电子档案取代，雖然方便、快捷、但比较容易修改和复制，对电子档案的真实性和合法性受到一定影响[1]。

2.档案管理安全性原则

对于新时代的档案管理，其管理过程中的安全性主要体现在档案的传输使用过程以及储存过程中。在传输、使用的过程中，信息化档案管理更加便于传输、共享，但是在共享的过程中，档案的信息安全性也会受到一定的影响，信息化档案能够借助网络实现随时、远程传输。为广大用户提供便利的同时也埋下了安全隐患，在实际的数据传输中，可能发生数据被纂改、窃取和伪造等不法行为。尤其是事业单位，其普遍使用的都是高度保密的档案，如果被篡改、窃取和伪造，都会造成严重的影响；对于传统的纸质档案而言，信息化档案的储存能够保障档案储存时间更长。但是，档案信息在长时间的储存中，可能遇到各种影响因素，破坏信息档案[2]。

二、信息化档案管理对于事业单位的优势

1.提高信息化档案的使用效率

传统的纸质版档案，使用效率偏低，人工查找不仅浪费时间，换容易出现错误。而使用信息化档案管理，搜索档案的工作不在寻找纸质的卷宗，而是输入档案代码，便能够直接的寻找到想要使用的档案，有效提升查找效率，同时可以大大降低查找档案中出现错误的几率[3]。

2.提高信息化档案的便利性

随着人们生活的改变，人们对环境的保护意识也越来越高。在电子信息飞跃发展的今天，无纸化办公越来越被大众所关注，已经推广运用的各个办公部门。随着数字化办公的逐渐普及，导致与纸质档案信息管理的矛盾逐渐白日化。但在使用信息化档案之后，档案的信息可以数字化、信息化的形式展现，直接应用于数字化办公，并且在档案共享与传递的过程中也不会造成任何影响。信息化档案管理，不仅能够使档案管理与办公数字化有效结合，同时可以为后期档案管理提供便利，增加工作效率。

3.提高信息化档案利用率

通过将档案管理与信息网络有效结合，不仅方便工作人员管理，还可以及时将有用的信息传输于档案使用者手中，提高利用率。此外，信息化档案管理能够实现档案信息的收集、整理和管理，并且可以在允许范围内，将档案信息共享给更多的使用者[4]。

三、信息化档案管理在事业单位中的创新思路

1.转变管理方式，创新管理服务

事业单位需要针对新时代档案管理的优势，创新档案管理的服务类型。事业单位的档案管理工作者，需要转变以往的档案管理性质，将管理理念转变为服务理念，从而改善档案管理工作。例如，在信息化档案管理中，档案管理者可以给档案使用者提供更加丰富、完善的档案资料，将电子档案按照一定特点进行归类，从而提供更多相似档案给档案使用者。

2.转变档案管理从被动转变为主动

传统的纸质档案数量庞大，整理以及查找工作繁复，导致管理工作太过枯燥，影响工作效率。随着信息化档案管理的普及，电子形式的档案被广泛运用。想要提升档案管理的工作效率，满足档案使用者对档案管理的需求，档案管理必须要从以往的被动管理转变为主动形式的管理。由于电子档案信息会定期更新，因此管理人员要及时将更新信息给予档案使用者，提高档案还用率[5]。

3.从实体档案转变为虚拟档案

信息化档案管理通过使用无纸需求的信息操作以及档案管理，形成虚拟档案，不仅可以节约纸张的浪费更加环保，还可以随时修正档案记录，提高档案的精准性。电子档案的数据库更加全面，其功能更加强大、完善，档案数据的更新操作也更加便利、快捷，査询也更加准确、快捷。

总结

在事业单位中，档案的安全性更为重要，发展速度更快。对此，档案管理的安全性尤为重要。事业单位的成长以及国家建设当中的核心任务便是全面、有效的实现信息化档案管理。因此，管理档案的相关人员必须正视档案信息化管理过程中的利与弊，并针对可能出现的问题进行合理改善，提升工作效率与档案的使用率，从而使事业单位档案管理更加科学、合理，助于国家成长[6]。

参考文献

[1]李荣，叶全胜，黄红万.事业单位档策管理应处理好的几个关系[J]黑龙江档案，2014，10（5）：10-12.

[2]陈璐.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].现代经济信息，2013，1（4）：1-2

[3]周F阳，农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报，2014，11（9）：4-5

[4]苏红，事业单位档策管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014，05：127-128.

[5]吴晓丽，关于事业单位档策信息化建设有关问题的思考[J].黑龙江档案，2015，04：104.

[6]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013，03：290.