电子档案管理的优势分析及其风险防控措施探讨

刘丽炜

[摘 要]电子档案是记录在磁带、光盘、磁盘等载体中，以代码的形式生成，依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的文件。它主要包括电子书、电子邮件、电子表格、电子图片等形式。电子档案是信息化时代做好档案管理工作的必要形式，它自身具有很多优势，但同样也存在着不可忽视的弊端，因此，如何做好电子档案的管理工作，实现规范管理、进行风险防控，是档案管理工作的新课题，本文结合工作实践，就这方面的相关问题进行了分析探讨。

[关键词]电子档案；优势分析；风险措施

中图分类号：S835 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）24-0209-01

引言

随着计算机技术的不断普及，电子文件应用的范围越来越广，呈现出诸多纸质文件所不具备的优越性，这为人们办公带来了巨大的方便，使工作变得简单而快捷。信息时代，档案管理方式发生了很大的变化，由过去的纸质文件档案向电子文件档案转变。在实践中电子文件档案也存着各种各样的问题，隐藏着诸多风险，如果没有积极有效的风险防控措施，就会引发许多安全问题，如信息数据库被盗，数据灭失等等。

1 电子档案管理的优势分析

1.1 提高了档案的阅读效率

电子档案内容存放在服务器内，每个授权部门通过网络都会存有一份档案，阅读时不再受限于传阅速度，更不会产生阅读排队问题。真正实现了“一次输入，综合利用；一家输入，多家使用；分散输入，综合利用”的工作目标，很大程度上提高了高校档案的阅读效率，加快了档案的查询速度。从而大大提高了档案查阅的速度和效率。这也省去了原有档案的借阅流程和手续、档案归档的分类及手工操作等，改由计算机系统来完成，实现了档案从形成、查询到管理的一体化。不但使档案管理工作更加准确、规范，还提高了档案管理人员的工作效率，减少了档案管理人员的工作任务，使档案管理工作向着信息化的方向迈出更高一步。

1.2 有利于发现漏缺

传统的纸质材料立卷容易发生漏缺的现象，订好后发现问题就得拆卷重做，需要重复装订的材料还要复印再次装订，立卷目录如果发生变化则需重新抄写。由于计算机可以将电子文件档案随时分门别类，可从档案管理者需要的角度进行归类、组合，即使重复使用的材料只要复制粘贴就可完成，立卷时可按件进行归集，目录可随时进行增减，使得电子文件档案的整理变得简单。当电子文件档案立卷完成后，即可转为对光盘、U盘等介质的整理、编目、排架。

1.3 有利于保密

过去纸质文件查阅时，只能将整卷提供给使用者，使档案里其他资料处理发散状态，档案使用者不仅能看到其所需的文件，而且能看到整卷文件的内容。而电子文件档案管理时，利用者只需提取其需要的某一份文件即可，无法接触到与其无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

1.4 提高了档案管理质量

传统的文书立卷是人为的纸张立卷，立卷人受其文化水平、素质高低的影响，只能凭借自己的理解来进行操作，立卷标准掌握不精确，从而影响了案卷质量水平，给将来档案的查阅管理带来很大的不便。计算机管理则提高了档案管理工作的质量，使用计算机进行档案管理可以对档案进行分门别类的存储，目录清晰，查阅方便。

1.5 释放了档案管理者的精力和时间

在纸质文件归档时，工作人员经常占用量时间进行归档整理，使得档案人员不能投身于档案的编研工作。利用计算机技术管理后，档案人员就可从繁琐的手工工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研上，发挥其更好的时效价值。

2 电子档案管理的风险防控措施

防患于未然是减少风险发生的有效手段。在风险没有产生前要做好风险防控，对电子文件档案来说，档案管理者可根据电子文件被侵害的潜在缺陷进行防控，将危害解决在萌芽之中。

2.1 及时更新最新技术

档案管理部门要针对电子文件的特点，学会使用先进的防控技术，及时更新计算机技术，让现代化的技术发挥积极的作用。如在计算机上设置密码，这是最基础也是很有效的方法。为防止电子文件档案被窃取、删除和修改，防止黑客进入，可采用签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒：件等。这些技术措施的使用，能最大限度的保证电子文件档案存储、传输过程中的安全性、保密性，防范外界對电子文件的非法访问和随意删改。同时，应当不断更新技术，努力提升电子文件档案的安全保护水平。还可以采用只读模式，或对电子文件进行加密处理，从而达到电子文件保护的作用。

2.2 提高风险意识

由于电子文件档案存在于多样化的电子系统中，计算机网络的包容性使得网络上病毒无处不在，因此提高档案管理者的风险意识，使他们懂得电子文件档案风险带来的危害。从思想上认识到电子文件档案工作的重要性，从技术上学会使用保护电子文件档案安全性的措施和手段，达到既能使电子文件档案最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

2.3 建立合理的制度

为了保证电子文件不被人为的泄密，建立相应的管理制度是十分必要的。档案管理部门应以电子文件档案管理规范为依据，结合本单位实际，制定本单位的电子文件档案管理制度，对电子文件的形成，传递，保管，存档制定严格的程序，做到有章可循。用制度约束档案管理者，制定合理的奖惩措施，做到了有奖有罚。严格规定非档案管理者不得使用存储电子文件的计算机。实行电子文件档案管理与文书档案管理的有机结合，使二者相互配合，合理使用。严格档案部门的工作职责，确保电子文件从归档到查阅做到统一管理，不得随意向外界泄露档案秘密，也不随意传递电子文件资料。同时在接收电子文件时要对信息的真实性、原始性、完整性进行认真的甄别、鉴定。

2.4 加强业务培训

随着技术的发展，档案在人们生活工作中发挥着重要的作用。档案管理者不再是档案的保管员，培训一些训练有素、懂档案管理，通计算机技术的人才进行档案管理是当今天档案部门必须解决的问题。档案部门要重视档案管理人员的业务素质培训，尽早提高业务人员的综合素质，把一些觉悟高，思想好，责任心强的人员配备到档案管理工作中去。同时对老的档案管理者也应提出相应要求，不断更新知识，使他们能胜任现代化管理工作。同时，培训档案管理者的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这也是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

2.5 转移风险

电子档案一旦受到外界的侵害，就会产生不可估量的损失。为了减少损失程度，档案管理员应学会转移风险，制定应急预案，将损失降到最低程度。可采用购买保险、外包给其他机构或与提供商签署服务合同等方式来规避风险。也可与网络供应商协调，使供应商的服务符合本单位电子文件档案管理的需要。当然，外包也会存在风险，外包时必需严格考查外包人的信用程度，综合素质。

2.6 积极应对风险

信息档案数据管理中，一些潜在的风险经常干扰着档案管理者。档案管理部门要经常对信息数据进行病毒扫描，发现问题及时采取有效措施，定期对计算机进行维护，将病毒木马隔离在外。档案管理部门在电脑维修时，要注意信息的保密，要聘用政治敏感性强，个人素质高的人员进行维修。电子文件要做到随时进行备份，维修电脑时可将电脑全部格式化，将信息外泄的风险降到最低。

3 结语

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设。在加强电子文件档案管理工作时，要根据电子文件档案自身的特点，既要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子文件档案管理人员的综合素质，不断提高档案管理人员的档案管理水平。

参考文献

[1] 宋丽.浅析电子文件档案化管理[J].行政论坛，2015-03-13.

[2] 高杨，尉红刚.企业电子文件管理平台架构研究[J].电脑知识与技术，2011-07-16.