如何规范学校档案移交工作的研究

黄玉芳

摘 要：档案的接收与移交是档案工作的重要组成部分，规范学校档案移交工作，需做好以下几点：一、确定学校档案的接收、移交内容与范围；二、细致规范地做好每个门类的档案交接工作；三、把学校档案移交工作列入学校工作考核中去，利用信息技术，保证校档案移交工作的时效和质量。

关键词：学校档案；档案移交；移交制度；交接

实际工作中，我们往往发现学校基层档案移交工作普遍存在不规范的现象，学校档案员迫切需要学习掌握如何规范学校档案移交工作的具体做法和实操要求。近年我校在如何规范档案移交工作方面做了较为细致的实践与研究，取得得了较好的成效，有一定的推广借鉴价值。

一、提高学校对规范学校档案移交工作重要性意义的认识

学校领导和档案室要加大对规范学校档案移交工作意义的宣传和教育工作，学校要利用学校工作会议、学校档案宣传栏、文件宣传、传达、贯彻《中华人民共和国档案法》等有关规定，明确档案的接收与移交是档案工作的重要组成部分，学校在组织各种活动中形成的具有保存、查考价值的各种门类和载体文件材料，都应按规定及时向综合档案室移交归档。档案员离开工作岗位，需及时向下一任档案员移交档案。档案的接收与移交是档案工作的重要组成部分，接收一方或移交一方，都必须严肃认真地做好档案的接收与移交工作。

档案是不可再生的历史记录，我们广大档案工作者运用专业的知识，对学校在教育教学过程中形成的各种材料进行收集、整理、鉴定、保管，耗费了大量的时间和精力，为学校申报教育特色学校、迎接各种教育评估、管理考核，教师申报职称、评选先进等提供了便捷有效的利用，也通过区档案局每年组织的年检工作，学校档案工作日益科学规范，但是，随着一些学校的变迁、学校档案员因工作的变动或者退休，在评估检查中发现，有的学校档案工作处于停顿状态，而学校没有现成的、专业的档案员，重启档案工作困难重重，因此，我们必须重视学校档案的移交工作。

二、制订科学严谨的学校档案移交制度，严格规范执行学校档案移交制度

根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，各单位需制定《档案移交制度》。科学和完备的学校档案移交制度是学校档案移交管理工作科学化、标准化、规范化的保证。学校档案移交制度主要包括以下两方面内容：

1.确定学校档案的接收、移交内容与范围。

（1）依据本单位的分类方案确定档案移交的范围，一般来说，学校档案有以下几个门类：文书档案、基建档案、声像档案、教育教学档案、科研档案、实物档案。每种门类的档案都有不同的保管期限，档案移交时不同保管期限的档案要同时进行移交，做到没有缺、漏，保证移交档案的完整性。因为档案移交涉及的范围广、材料多，被移交方与移交方往往信息不对等，所以要求移交方要制定详尽的计划，做到布置周密、胸有成竹，确保移交档案的正确和完整。

（2）编研材料和专题材料也必须办理移交。众所周知，编研材料每年都要做延续，组织沿革、基础数字汇编、大事记以及学校管理制度、计划总结、统计报表、花名册、任课表和获奖情况等要做好收集和数据累计。

（3）借阅登记簿、移交清册、销毁清册、温湿度登记册、管理台账等也要办理移交。

2.细致规范地做好每个门类的档案交接工作。

（1）认真做好档案移交准备工作。认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进步的前提，因此，对于移交方来说在正式移交之前主要做好5项工作：一要对保管的档案进步一次全面清理，做到帐物相符、心中有数。二要对借出收据上注明原因及催还情况。三要对未整理的零散文件材料分类存放、清理排序，做系统有序。四要按档案移交要求编制档案移交文据及表格。五要撰写档案移交说明，对于接收方来说，在接收之前要做好3项工作：一要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况，二要向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况，三要了解或检查档案移交准备工作情况。综上所述，只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进步。

（2）把移交资料全面归列好。以实物档案为例，在做移交的时候，每一件实物档案都要重视做好实物移交登记册、登记获奖表、贴标签、拍照留存并导入档案管理软件的工作；各类档案在收集纸质文件的同时，也要收集电子文件，尤其是领导任职等重要文件。

（3）档案的接收与移交，必须严格履行交接手续。档案接收一方（档案室的工作人员）、移交一方（各科室的档案员），双方经过档案的检查与核对认为档案质量合格、数量准确以后，双方必须在交接册上签字，方可交接。

（4）学校档案归档时效性较强，档案员要明确档案的接收与移交时间：文书档案按年度一年归档一次；实物档案随到随收；教育教学、科研档案由各个职能科室形成的应归档的文件材料，必须按照规范化标准要求，由承办科室整理，在每学年完结的8月份向档案室移交；声像档案则视相片和光盘等的数量和工作量而定；会计类由财务科整理立卷保管一年后向档案室移交。

（5）交给档案室的档案，必须符合上级规定的档案质量标准。如发现移交的档案不符和上级规定的档案质量标准，接收一方拒绝接受或退回原科室重新整理直至达到质量标准为止。

三、把學校档案移交工作列入学校工作考核中去，利用信息技术，保证校档案移交工作的时效和质量

（1）学校管理层面要明确学校档案移交的项目责任人、档案移交的任务清单、档案移交的完成时间；并预留充足的时间提前部署，完成时间快到时，做好温馨督办提示。

（2）每学期期末，主管档案的校级领导和档案员一起，依照档案移交的任务清单、完成质量和档案移交的完成时效，对学校档案移交的项目责任人进行学校档案移交完成情况评价，评价结果将及时反馈，并列入教师工作考核中去。

（3）学校档案室利用学校OA系统、微信系统、共享系统加快学校档案移交的宣传发动、资料分享、过程反馈、指导督办、检查评价，提升学校档案移交工作的效率。