试论建筑工程档案管理的问题与解决办法

陈娜

摘 要：在建筑工程企业生产经营活动中，档案管理工作占有重要地位，尤其是在工程质量监控、工程基础设施维修等方便发挥着不可替代的作用。本文根据以往工作经验，对建筑工程档案管理中存在的问题进行总结，并从对管理意识进行革新、加强人力物力和财力的投入、对管理人员素质进行优化、对过程监督检查和指导工作进行强化四方面，论述了建筑工程档案管理问题的解决对策。

关键词：建筑工程企业；档案管理；过程监督

中图分类号：TU761 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）08-0247-01

由于大量工程项目建设的出现，必然会产生很多建筑工程档案，而这些档案不仅可以为后续建筑维护施工提供指导，还能为建筑行业未来发展提供借鉴，属于一种历史性的信息记录方式。因此，为了确保建筑工程企业的平稳运行，对建筑工程档案管理中存在的问题和对策研究显得十分重要，为建筑行业实现可持续发展提供了有利条件。

1 建筑工程档案管理中存在的问题

1.1 管理意识较为薄弱

目前，很多建筑企业对档案等文件性管理工作没有进行足够重视，将重点放在了建筑工程施工和经济效益提升上。相比之下，现代工程建设模式已经出现和很大变化，对档案管理也提出了更多要求。但很多建筑企业在档案管理工作中已然采用传统老旧的管理形式，对现代化档案管理方式的实施并不重视，导致现代建筑工程档案管理的无法得到及时更新。

1.2 缺乏相应的管理人才

由于社会的不断发展，很多新形式的建筑档案管理方式不断涌现。但很多建筑工程企业档案管理人员并没有对新技术和新手段进行合理掌握，还有很多档案管理工作人员并不是相关专业出身，对很多技术理念也不了解，这也为建筑工程企业档案管理工作带来了很多困难。就档案管理工作的本质来说，由于管理人才的相对匮乏，降低了档案管理工作的科学性和合理性，更无法实现建筑档案管理工作的创新和发展[1]。

1.3 档案管理工作开展不规范

在档案管理工作开展过程中，很多建筑工程单位在立卷、编目等过程中并未按照国家标准进行操作，导致工作效率的直线下降。另外，由于建筑工程的内业资料文字篇幅较长，但影像资料极度缺乏，尤其是在一些隐蔽工程建设过程中，如果没有影像图片等资料，单纯依靠理论文字叙述很难让施工人员理解和信服，也不能将建筑项目实际情况真实的反应出来。在日常工作过程中，有的项目的竣工图归档工作进行的也并不完整，导致竣工图的修改工作难以落实到位，最终引起竣工图与实际工程不相符的情况出现。在竣工图实际设计过程中，有些项目的技术负责人员名字也会出现不全情况，在编制和标识上也出现了不统一局面，为数量对照表的设计提供了很大难度，再加上执行程序的不规范，很容易引起竣工图失真问题。除此之外，很多工程项目建设人员对资料积累工作不够重视，导致档案内容的制定缺乏真实性，为后期工程建设质量带来了巨大隐患。

1.4 编制组卷问题

在建筑工程档案编制过程中，主要包括组卷整理和竣工图编制两大内容，具有较强的技术性和专业性，对组织管理要求也较高。在很多大型工程建設中，涉及到很多复杂的施工程序，这些建筑项目可能包括一个单位工程，也可能包括多个单位工程，参与设计和承包的单位也不止一个。正是由于这些情况的存在，增加了文件形成过程的复杂程度，在竣工图的编制上也显得十分困难。因此，如何对竣工档案进行合理编制，是建筑工程档案管理中的一大难题。

2 建筑工程档案管理问题的解决对策

2.1 革新管理意识

对建筑档案管理意识进行革新，首先要做的就是提升相关领导的认识程度，提升档案管理工作的重要性。只有相关领导的责任意识得到强化，才能带动工作人员对档案管理工作进行有效开展，整个档案管理结构也会获得改善。因此，各个建筑工程企业应建立起以领导为核心的档案管理队伍，提升对建筑企业档案管理的重视程度，做到对档案管理意识的积极重建。其次，相关部门应根据档案管理工作的具体形式，对管理人员的管理意识进行深入强化，并开闸针对性较强的管理思想培训工作，为档案管理工作的开展提供基础。另外，还需要对建筑工程档案管理制度进行积极构建，以保证建筑档案管理工作能够在合理的标准下得到有效实施[2]。

2.2 加大资源投入

在建筑工程企业档案管理理念得到加强之后，企业应该在原有基础上加强对档案管理工作的投入力度，这其中包括人力、物力和财力，确保企业各个部门将建筑工程档案管理工作放在重要位置上。因此，企业应该单独成立一个工程档案管理部门，与项目建设和施工同步开展，并为其他工作提供有效的数据信息支持。与此同时，为了实现工程档案管理的现代化发展，可在办公过程中引入自动化技术设备，还可以根据实际情况，下发针对性较强的专项资金，避免在档案管理过程中出现经费不足等问题。经济条件较好的企业还可以对相关设备进行购买和更新，如计算机、扫描仪、摄像机等，以此来实现建筑工程档案的现代化管理。例如，建筑企业还可以与高校保持密切合作，利用各种各样的活动让学生参与到实际档案管理工作之中，这样一来，企业便可以为高校人才培养提供合理方向，在学生毕业之后，企业还能为学生提供更多的就业机会，同时为企业档案管理工作优化创造了有利条件。

2.3 提升管理人员素质

建筑工程档案管理人员的专业素质提升应该从以下几方面进行开展：第一，建筑工程档案管理人员应该对档案管理基础知识和专业知识了解进行深入了解，学习范围应涵盖档案管理知识、法律知识等。第二，需要对管理人员的责任意识进行有效提升，通过对档案管理部门的职能强化，对档案管理队伍结构进行合理优化，为建筑工程企业档案管理工作优化提供基础条件。第三，企业可以将档案管理部门当做一种职能部门进行设置，相关管理人员还应该以优秀工作人员为自身榜样，发挥出爱岗敬业精神，并通过档案教育强化和档案管理强化，对相关管理知识进行有效强化，并实现档案管理工作在建筑企业中的有效传承，促使档案信息在建筑施工和管理过程中发挥出重要作用。例如，为了对管理人员的素质进行强化，部分建筑企业联合在一起，开展档案管理知识竞赛活动，对成绩较好的档案管理人员进行适当奖励，并颁发相应荣誉，这样一来，档案管理人员的工作热情将会有效激发出来，实现整体工作效果的有效提升[3]。

2.4 强化过程监督检查和指导

在相关制度的完善过程中，只有加强制度的落实程度，才能将其规范性和约束性有效激发出来。因此，在大型建筑工程档案管理过程中，想要将档案收集和工程不同步问题彻底解决，相关建筑单位需要在工作中主动出击，与监理单位联合在一起，根据档案管理中的相关要求，对建筑单位档案收集和整理工作进行有效监督，确保工作中存在的问题及时被发现，并提出针对性较强的修复意见。在监督和检查工作开展过程中，应该对以下两方面提高重视程度：首先，在检查时间的选择上，应根据工程建设的具体情况对监管节点进行合理选择，从而将档案管理工作的效果有效提升。其次，在检查内容的确定上需要选好侧重点，以保证分类信息的同步收集，并对检测报告进行合理验证。

3 结语

综上所述，由于我国经济改革的不断深入，促使我国建筑行业获得了更多转型发展的机会，而档案管理工作作为工程施工管理中的一项重要组成部分，对整个建筑工作的实施影响也十分巨大。因此，在建筑企业各项工作开展过程中，需要对档案管理工作提高重视程度，并对其中存在的问题进行改善。只有这样，才能实现建筑行业的可持续发展。

参考文献

[1]李穗宁.浅谈高校基建档案管理存在的问题与解决措施[J].办公室业务，2017，（05）：74+76.

[2]董蔚，刘晓萍.博物馆建设项目的全过程投资控制和管理研究[J].古今农业，2016，（04）：97-102.

[3]陈锦清.交通工程档案管理中存在的问题与解决办法[J].福建交通科技，2016，（05）：118-119.