云计算基础的高校二级学院电子文档管理

袁知非 朱亚骏

摘 要：在电子化背景下高等学校二级学院在党行、教学、科研和学生管理等活动中产生大量电子文件，如何对其进行有效管理就成了当代档案管理需要研究的新问题。本文从高校二级学院电子文檔的生成、发展和应用角度出发，试图为国评时代高等学校二级学院档案管理工作探索出一些新思路和新方法，构建一个新型的适应云计算基础的低成本管理模式即文件和档案实现无缝链接式系统化管理。

关键词：云计算； 二级学院档案管理； 电子文档管理模式

在电子化背景下，高等学校二级学院在党务、教学、科研、行政和学生管理等活动中产生大量电子文件，目前但多打印出来以分散的、碎片化的纸质形式搁放在资料室的书柜里，特别不利于查找使用。

云计算作为一种新技术、新理念、新模式，必将引领着电子文档的管理发展和变革。国内外专家在二十一世纪初就开始了云计算对电子文档管理影响的研究，并提出了相应的对策。Jeremy Leighton John从数字承载视角分析了越来越多的个体数字档案将产生，众多的非结构化数据资源的生成、归集与保存管理将会依赖云存储的支撑，并归纳总结了云环境下需要归档、保管和用于检索的信息类别[1]。Brent Gatewood 认为云计算基础下电子档案管理需要重视怎样将文件管理规则运用到这个基础上来解决存储信息的方案 [2]。Askhoj Jant 和Sugimoto Shigeo 等人探讨在云计算基础的电子文档保管特点，他们分析了现有的档案管理模式，研究出了开放档案信息系统（OAIS）模型，该模型覆盖了整个电子文档生命周期，要求在早期阶段做好文档的归档保管 [3]。Decman Mitja 和 Vintar Mirko在云计算环境下提出了政府部门电子档案管理办法，设计了电子数字长期持有的云计算模型 [4]。国内研究状况以“高校电子文件”为主题词，对中国知网期刊（CNKI）、维普中文科技期刊、超星发现等数据库进行 “学术论文”检索发现，国内的学者从不同视角对其进行了研究。吴琦在“高校电子文档问题及其管理策略”中指出电子档案信息的特殊性 [5]；连念在“高校电子文档管理机制创新实践探索”中探讨了数字化时代高校电子文档管理的新机制 [6]；桑媛媛在“高校电子文档管理工作”中探索了高校电子文档管理工作的新思路[7] 。

目前高校尤其在一般地方性高校，电子文档管理的理念跟不上环境的变化要求。管理者没有充分认识到电子档案归集、提供和使用的方便快捷，认为电子文档与传统的纸质文档存在着无法相比的缺点，电子文档容易被无意修改、复制和恶意造假篡改。所以，文档管理者在思想上更乐意接受纸质文档。当然，也有意识到电子文档的价值和重要性的管理者，但是对电子文档的管理却不够科学规范，随意保存在电脑桌面或者私人优盘里，很容易被删除或者修改，电子档案这样的保管模式无法保证其信息质量。当前，基于教育部国评和教学管理的要求，高校二级学院电子文书、电子报表、电子信件、电子图纸、各种科研和教改项目等信息资源呈现出爆炸式的增长态势，而在地方高校里由于经费等原因文档的信息化建设跟不上，一台电脑十几年了还在用，本就陈旧的设备加之缺乏保养，使用起来就很难保证效果。电子文档具有设备依赖性和多媒体集成性，它的生成、归集、传递、使用、识别和管理都会对电子文档设备形成很大的依赖性，一旦离开好的计算机设备以及软件系统，都会对其造成很多的管理障碍，最终的结果是难以保证电子文档的安全可靠。目前，高校二级学院教学等电子文档包括纸质文档的管理工作大多都是教学秘书兼任，由于这些教务工作管理者不是档案管理专业出身，对于文档管理缺乏管理思路和专业素质，很难对高校电子文档资源进行专业化和系统化的操作与管理，加之国评需要产生的高校二级学院教学及教学管理等电子文档数量的几何样剧增，兼职教学秘书档案管理专业素养的缺乏严重不能满足二级学院文档信息化建设的需求。还有就是高校二级学院电子文档的管理机制存在一定的缺陷，在一定期间无法保障电子文档管理的完整、真实和连续性。由于文档种类和内容的不同，所以由不同人员根据日常的工作或沟通任务来保存，没有设置最终归集的责任人，所有信息存在多头管理、信息不兼容、重复保存等问题，当使用提取时就很难建立起有效的沟通途径和对接方式，从而导致电子文档管理的随意和混乱，文档的存放缺乏规范性和标准性，致使电子文档的后续整理、保管以及编目等工作无法有效进行，在此管理机制下有些电子文档用完了只好打印出来以分散的、碎片化的纸质形式搁放在资料室的书柜里，特别不利于查找使用。

随着教育部对高等学校教学评估的常态化，二级学院传统纸质时代文件和档案各自为阵的管理模式已经完全不能适应高校快速调阅的评审要求。因此，高校二级学院应该将成排码放在诸多书柜里的文件进行电子化转换，然后在云计算基础上进行梳理、集成和保管，这样存放的电子档案信息不仅是二级学院履行基本职能活动的真实记录，也是日后管理控制和科学决策的参考和依据，兼有无形资产和信息资源的双重属性。通过云计算产生的电子文档将集中管理保持其系统性和完整性，并可以把具有相互联系的同一主题的相关数据聚合在一起，为评审专家和高等教育管理者提供全面的一线党务、教学和科研等的基层信息，也必将推动高等教育管理的科学化进程。

云计算环境为电子档案信息的管理夯实了基础，促进了高校二级学院电子文档建立和管理的提升。在云计算环境下，高校二级学院党务、教学和科研等电子文件与相关电子档案的界线难以清晰地划分，为了确保电子文件和单子档案的真实性、完整性和有效性，资料管理者应选择一种新型的适应云计算基础的低成本管理模式，即电子文件和电子档案实现无缝链接式系统化管理。这种管理模式就是把二级学院电子文件和电子档案的形成、运转和处理与它们的收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等环节有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，统筹安排，形成一个有机整体进行统一管理。二级学院的资料管理者从文件管理和档案管理的全局出发，将文件的收发、登记、运转、承办、催办以及档案的集成、整理、立卷、归档、利用和统计形成一个有序整体，达到教师资料编码化、文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的文档管理模式。

云计算环境下高校二级学院电子档案管理从生成到存贮要贯穿于资料的整个生命周期，实现一次贮存但在一个国评周期的三到五年内可以多次重复修改和使用，这种集成化模式就是国评时代高校电子档案的无缝链接式系统化管理。高校二级学院电子档案管理还应考虑和学校的各类党政、教学和科研等系统保持一致性，不管是数据表达、格式外貌和指标内涵都应该一致符合，以做到相互兼容，最大的实现电子资料的共享以充分发挥其资源价值。要保证电子资料的真实有效和安全可靠还需要设置一套责权利对等的二级院校电子文档管理制度，要有具备网络技术素质的人专门管理，改變目前这种不是兼职就是解决工作的家属来管理的现状，要有量化考核指标，年末考核时奖罚分明激励有效。

在国评时代，高校二级学院从电子文档的生成、发展和和应用角度出发，构建一个新型的适应云计算基础的低成本管理模式即无缝链接式系统化管理是一件非常有意义的事情。

参考文献

[1]John J L. The future of saving our past[J].Nature，Jun 2009.7

[2]Gatewood B.Clouds on the information horizon： how to avoid the storm[J]. Information Management Journal， Aug 2009.4

[3]Askhoj J，Shigeo S，Nagamori M. Preserving records in the cloud[J].Records Management Journal，2011.5

[4] Mitja D， Mirko V.A possible solution for digital preservation of e-government A centralised repository within a cloud computing framework[J] 2013.6

[5] 吴琦，高校电子文档问题及其管理策略[J].科技信息，2008.16

[6]连念，高校电子文档管理机制创新实践探索[J].档案学通讯， 2013. 6

[7]桑媛媛，高校电子文档管理工作[J]. 河北联合大学学报， 2012 .2

作者简介

袁知非（1987-），男，汉族，宝鸡文理学院，助理馆员，研究生，档案管理。

朱亚骏（1990-），男，汉族，桂林理工大学博文管理学院，助理馆员，大学，档案管理。