档案信息化建设探讨

李海连

摘 要：目前来看，档案信息化建设已经成为了档案工作发展的重要趋势之一。通过实现档案信息化，可进一步提升档案管理质量、效率，为档案管理者、档案使用者利用档案资源提供巨大便捷。特别是在“数字化城市”、“数字化社会”背景下，档案信息化建设已经迈入了快速通道。基于此，本文对档案信息化建设进行了综合性阐述，并提出了相关观点，以供参考。

关键词：档案信息化；资源共享；数字化档案

1档案信息化的必要性

档案信息化建设主要是指档案信息生产者、管理者及应用者充分利用现代信息技术，完善档案管理，强化档案安全，以档案信息资源开发及利用为核心的所有行为或活动的总和。从档案工作发展形势来看，加快档案信息化建设步伐具有其必然性。一方面，档案信息化建设是社会形势发展需要。如今全社会已经进入了一个信息化时代，档案是重要的是信息载体。数字化技术为档案工作提供了良好支持，也对档案资料收集、保管、保护以及开发等提出了新的要求[1]。只有彻底实现档案信息化建设，才能让档案工作适应新的形势。另一方面，将传统纸质档案转变为数字化档案后，在档案编研、开发、整理过程中将不再动用纸质档案，可对原始档案材料进行封存管理，可减少原始纸质档案材料受到的自然损害或人为损害，进一步提升实体档案材料的安全性。

2档案信息化建设特征分析

档案信息化建设具备以下特征[2]：（1）时效性。从客观角度来看，档案信息化建设是与时俱进的过程。在相关技术快速发展的情况下，档案信息化的技术支持体系、相关软硬件设备也需要跟上步伐，不断更新换代。也就是说，档案信息化建设是一项长期性工作，不可能一蹴而就，需要跟随发展形势不断调整。（2）价值性。档案信息化建设的核心目标在于提升档案资源的价值。以档案信息化为基础能够更好地实现档案信息资源整合、共享，这将促进档案馆藏结构发生变化，让档案工作获得更大的发展空间。以信息化技术对档案信息资源进行整合，其本身的社会价值、文化价值等均会实现增值。（3）渗透性。档案信息化建设不仅仅是单纯性地应用现代化技术来替代传统人力，而是要将相关技术充分渗透到档案工作的各个环节当中，以此来完善档案工作职能、人员分工、档案管理结构等。档案信息化建设意味着能够转变传统档案管理方法，将其转变为新的形式。另外，档案信息化建设会涉及理念更新、技术创新，进一步推动档案工作变革及发展。

3档案信息化建设过程中存在的问题

实现档案信息化是现阶段档案工作不可逆转的趋势，但在档案信息化建设过程中还是存在着一定问题：（1）档案信息资源整合问题。虽然档案信息化建设已经获得了一定成果，但在档案信息化建设方面相对薄弱，缺乏一个标准化的管理流程。加上软硬件设施投入不到位，部分设备未能及时更新，对档案信息资源整合也产生了一定程度阻碍，无法满足档案信息化建设实际需求 [3]。（2）“信息孤岛”现象较为突出。档案信息化建设除了需要硬件设备支持外，还需要相关软件作为支持。（3）相关人才队伍建设有待完善。部分基层单位，很多档案管理人员都处于兼职状态，其专业能力不强，无法达到档案信息化建设要求。还有一些档案专业出身的专职人员，虽然具备了良好的档案业务能力，但在信息化技术、知识方面积累不足。另外，单位内部档案管理部门也缺乏系统性的培训计划，导致培训工作较为零散，无法充分衔接，不利于档案管理人员成长。

4加强档案信息化建设的相关策略

4.1实現档案资源共享

在档案信息化建设过程中，需要突破“信息孤岛”，实现档案信息资源共享，这样才能将数字化档案的价值充分发挥出来，促进档案管理变革。首先，要加强档案信息资源整合力度。同时，要以用户需求为导向，将档案开发及利用效益作为目标，放远目光，实现档案资料鉴定、整合及数字化同步推进。对于档案信息产生部门，要明确其责任，特别是在增量档案方面要严格遵循“谁产生、谁负责”的原则，以责任制为导向，明确各部门、各岗位人员职责，确认各项权限，避免出现权责紊乱的情况，并坚持增量档案电子与纸质双套归档制度，以光盘刻录及网络传输两种报送方式，实现除手书形式档案以外的全部文件电子化归档。另外，对于规定范围内的档案信息要建立文本文件、图形文件关联并存制度，以此来实现档案全文检索[4]。另一方面，要推进档案信息资源共享。要实现社会化的档案信息资源共享，单位相关管理部门要充分发挥组织、调控作用，建立协作机制，将单位各部门关联起来，共同构建统一化的档案信息平台。各部门之间通过相互协作，共同构建出一个能够共享的、规模化的档案数据信息库，为档案使用者提供更为便捷的档案信息服务。构建统一化的档案信息平台意味着能够彻底脱离“信息孤岛”的束缚，将档案信息的潜在价值充分发掘出来。

4.2完善相关制度建设

档案信息化建设离不开相关制度的支持。各级部门要针对实际内外部环境，以《档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等法律制度为导向，对档案管理制度进行优化。首先，要建立责任制度，明确各岗位档案管理人员职责，做到“责任到人”，督促各项工作顺利实施。其次，要加强安全机制建设。一方面，相关单位要加快软、硬件设施更新步伐，为档案信息安全管理创造一个良好的基础环境。另一方面，要建立一套规范化的安全机制以及配套的应急机制，即便出现安全管理问题或风险时，也可立即进行处理，避免风险扩大，尽最大程度保证档案安全。单位内部要统一数据端口，避免出现信息孤岛，将单位其他电子信息系统与档案管理系统相互关联起来，形成一个健全、完整的电子档案安全管理体系，产生规模化的网路入侵防御效应，为电子档案提供可靠的安全保障。另外，要完善资金投入机制建设，确保档案信息化建设有足够的资金支持，促使各项工作顺利实施。

4.3 加强相关人才队伍建设

首先，档案管理人员要树立自我学习意识，提升主观能动性，通过学习充电掌握新知识、新技能，不断提升岗位胜任力；其次，建立一套系统性的培训计划，定期对档案管理人员进行技能培训，除了深化档案专业技能外，还要补充信息技术相关知识，让档案管理人员能够适应新的环境。培训完成后要对相关人员进行统一考核，并将考核结果与个人绩效关联起来，起到督促作用。另外，可将档案信息化建设纳入档案执法检查、目标管理考核当中，经常性地进行评估、检查、总结，根据存在的问题，探讨出优化措施，以便持续优化档案信息化建设流程。单位档案管理部门可定期开展讨论会议，提出日常工作当中存在的不足，并探讨出解决措施、优化方案等，鼓励相关人员之间相互吸取经验，以此来提升其业务素养，增强其岗位胜任力，为各项工作落实提供良好支持。

5结语

档案信息化建设是档案工作当中的重要环节之一，也是提升档案工作质量、效率的必然途径。通过实现档案资源共享、完善相关制度建设，并加强档案人才队伍建设，为档案信息化建设提供资源、制度、人才支持，逐渐形成一个健全的体系，将档案资源的价值充分发挥出来。

参考文献

[1]张丽丽.档案信息化建设与档案管理的探索与思考[J].人力资源管理，2018（03）：443-444.

[2]于海涛.智慧城市背景下的档案信息化建设探析[J].中国市场，2018（06）：207-208.

[3]唐春蕾，管柏翔.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2018（03）：63.

[4]鲁玉芳.档案信息化建设的安全问题与对策[J].网络安全技术与应用，2018（01）：80-82.