文件与档案关系问题的思考

韩志明

摘 要：随着信息化的发展，文件和档案的管理朝着电子化的方向发展，特别是在电子文件和电子档案的管理上有了更高的要求。随着科学技术的快速发展，在计算机技术方面电子文件、档案也得到了普遍的使用，所以，电子文件和电子档案在管理上遇到的问题也层出不穷。本文对电子文件和档案的管理问题进行了相关的探讨，并对存在的问题提出了相应的对策，以供参考。

关键词：电子文件；电子档案；管理

1前言

当前电子文件和电子档案在各个领域里都得到了广泛的应用，信息管理工作设计的范围也在不断扩大，信息管理的工作也越来越重要了，随着先进设备和技术的发展，电子技术和计算机的应用中，逐渐形成了一种全新的档案管理方式，即电子档案管理。随着电子计算机和网络技术的高速发展，计算机技术在档案保存以及管理等方面给传统的档案管理带来了很大的冲击，使电子文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质档案有所不同，档案工作的技术、方法发生了很大的变化。但是和所有新兴事物一样，电子档案在给我们带来方便的同时也带来了诸多的问题。档案的纸质性文件也面临着相应的挑战。正如电子书永远不可能替代纸质书本一样，电子档案也不可能会取代纸质档案，而是两者共存。

2电子档案和纸质档案比较的优势分析

2.1电子档案的可分享性

纸质档案一般只有一份或者几份，数量非常少，而且只能在同一个地点观看。这对于文件的传输是非常不利的。如果另一个距离较远的地方的人需要了解这份纸质文件，只有两种方法：一种是远距离的人乘坐交通工具来到纸质文件所在地，另一种是通过邮寄纸质文件。顯然这样会浪费大量的时间，人力物力。而且很大一部分的纸质绝密档案是不允许被邮寄的。邮寄的途中很有可能会造成文件的损坏或者丢失。但是电子文件则可以在不同的时间，不同的地点同时被很多人看到。一方面可以打破人数的限制，同时被很多人看到，无形当中增加了档案的利用价值和利用效率。另一方面打破了纸质档案只能在同一场所观看的限制。观看者可以通过多种方式进行远距离观看。我们国家之前的文物档案都是采用纸质书面的形式，而且人们只能通过去博物馆才能看到文物，我们国家每个地区几乎都有博物馆，而且拥有五千年历史，文物数不胜数。远距离、时间少限制着很多对文物对历史有着浓厚兴趣的人。于是现在更多的博物馆开始采用电子档案以及线上观看、查询的方式。高科技的发展使得资源可以更加有效地分享。

2.2电子档案的不易失真性和经济环保性

纸质的档案随着时间的增加和阅读次数的增加会受到不同程度的损坏，字迹也会越来越老化，难以长时间保存。高温高湿等环境因素均可促进纸张发生水解，同时也可使字迹材料发生扩散、洇化。而且意外事件的发生也极有可能会使珍贵的档案材料毁于一旦，比如火灾。但是电子档案却可以进行多个备份，而且数字化档案不会因为重复性利用而失效，我们可以进行无数次的打印、下载和传输。纸质档案需要大量的纸张，而且档案工作人员需要花费大量的时间精力对纸质档案进行拆钉、装订和搬运。我国虽然地域广阔，树木众多，但是人均资源并不多。这是我们每个人都知道的常识。每年保存档案所消耗纸质的数量是十分庞大的，这显然是不符合建立资源节约型，环境友好型社会的。增加电子档案的使用可以很大程度上减少纸质档案的使用，保护环境。当一份文件需要传送给多个人的时候，只需要通过邮件、文档等方法即可，而不再需要大量的复印。

2.3电子文档的多样性和趣味性

纸质文档的形式比较单一，只可以通过文字的描写来表达。在书写的过程中很容易出错。在观看文档的时候我们经常会看到潦草的字迹，很难认清。如果经过较长的时间，是很难求证的。电子档案的录入相对于纸质档案来说速度比较快，字迹工整，出错后方便修正。电子文档在录入时形式是多样性的，不只是单一的文字形式。还可以采用多种图形比如柱状图、饼状图、条形图等来进行统计。另外电子档案可以将相关物品的图片放入档案中，达到图形和文字的统一。有了电子文件可以更方便快速地对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好地满足利用者的各种需求。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。

电子档案的管理主要涉及对信息文件的保存以及使用过程中的管理，大部分重要的电子信息文件均依赖计算机存储技术和传输技术。这一点上比传统档案管理方式先进、方便得多。电子档案在实际应用中由于便捷的优势，从而大大提高了工作质量和速度，在对电子档案进行具体操作时，能快速便捷地通过计算机而对信息进行查看、修改、保存等处理。在对电子文件进行存档方面，还可以对音频和视频进行处理，保证了信息的真实可靠性。同时体现了电子存档形式的多样性，在使用的过程中也更加灵活，加大了资源的共享性，提高了资源的存在价值，从中得到更为有利的信息来源。

3电子文件与电子档案管理存在的问题

3.1档案信息不稳定

受信息载体多样性和不稳定性的影响，对电子文件进行存储的载体使用时间有是有限制的。就算是稳定性相对强的光盘，在不同外界因素的影响下，都会或多或少地对信息造成一定的破坏，最后导致无法正常使用。与此同时，电子技术日益发展，在技术、设备的更新上也在发生巨大变化，对不同型号的设备和软件的运用，产生的电子档案信息载体也是有差异的，在各个设备的兼容性上都有差异，很难对其进行控制。因此，如果存储时间太久，可能会导致无法正常读取的现象。

3.2信息安全性问题。

由于每个电子档案都是单独的个体，而且可以时常对其进行修改，因此，在实际存储的过程中就容易被他人任意更改甚至剽窃，对电子档案带来了很大的安全隐患，电子档案的出现给档案工作人员带来便捷的同时也带来了更多新的问题，各种病毒软件的出现和不同网络黑客的袭击，时常威胁着电子档案的信息安全，这给人们的信息安全带来了很大的困扰。

3.3电子文件的处理标准还未统一

在电子信息快速发展的背景下，对电子文件进行处理的软件也不断出现，但是却没有明确的统一标准。不同企业电子文件来源于不同的软件，在内容的兼容性上就很难兼顾，使得电子档案得不到统一管理。

3.4电子档案管理人才不充足

随着信息技术的融入，电子档案管理工作对管理人员也提出了新的要求，档案工作人员不仅要拥有管理方面的专业能力，同时还要拥有对电子档案的灵活运用和对电子管理结构的熟悉。

4加强电子文件与电子档案管理工作的策略

4.1严格管理电子档案存储载体

加强对档案馆的建设力度，由于电子档案存储载体受环境影响很大，为了保证环境的稳定性，结合档案所需环境条件因素建立专门的档案馆，加强对档案载体的保护，同时定期对电子档案进行检查。使用合理的电子设备和软件，在技术通用和兼容的环境下，对电子档案存储载体做更广、更全面的提高，从而提高档案的可用性。

4.2加强安全措施力度

电子文件和电子档案的安全是管理过程中的一个重点，在确保电子安全上做了很多的保护方式，如利用数字代替文字签名，访问权限上加以监控以及对电子档案进行加密处理，通过这些方式来保障电子档案的安全，同时对电子档案进行不可写的操作，这样一来就不能对信息进行随意更改了，提高了电子档案的真实性和原始性。

5结束语

电子文件与电子档案在当前各大工作岗位中都得到了广泛的应用，加之科学技术发展水平在不断提高，档案管理工作方式也会不断进行一些相应的变化。由于电子文件与档案管理过程中的复杂化和多样化，所以，在进行管理的过程中要首先要明确的管理方式，才能更好地促进档案管理工作的发展。

参考文献

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