加强型号产品档案工作的思考与实践

周长仙

摘 要：随着型号研制不断深化，型号产品档案工作要紧跟实际，不断提升管理理念和水平，加强思考与实践，为型号研制提供优质高效的服务与助力。

关键词：型号产品档案 管控 研制计划 同步

型号产品档案是指型号项目从立题开始到成果应用推广的过程中形成并保存的文件材料，承载了型号产品发展的全部信息。当前，我国航空发动机呈现出研制与设计并行、批产与定型同时、状态与批次多样化的现状，而型号产品档案工作落后于型号产品状态的转变，造成了型号产品档案归档质量不高，完整性、成套性难以保证等问题。如何解决这一问题是档案管理部门需要思考和研究的重点。

1、加强型号产品档案工作的必要性

目前我国已建立了以档案法律、法规、行政规章、行政规范文件为一体的档案法律体系，各级档案行政管理部门在档案执法监督、重点型号产品查验等方面也加大了指导和监督力度。型号产品研制单位掌握了丰富的型号产品档案资源，必须建立健全档案管理体系，维护型号产品档案的完整安全和有效利用，履行好相应的法律职责和行政义务。型号研制是有着固定程序的系统工程，包含设计机械、力学、材料、仿真、控制、环境与可靠性、通信等环节，每一学科或环节都有着其专业上的规范和深度。型号产品档案具有强烈的专业性。每个型号从研发、定型到批产，都遵循时间上的延续性和内容上的承接性，保证了型号产品档案的完整性和成套性。型号产品档案承载了型号在研制过程中所形成的大量真实的方案、数据及图形信息，在型号研制、生产、管理活动以及改进、技术成果应用等过程中具有巨大的现实和长远利用价值。型号产品档案工作必须从文件材料的形成、积累、归档基础环节抓起，从落实专业部门、专业人员的专业工作程序、工作计划抓起，这需要单位上下共同参加，协作努力。

2、当前型号产品档案工作存在的问题

笔者单位自成立以来，逐渐形成了一套完整的档案管理体系，但在实际的型号产品档案工作中还存在着很多问题。

2.1 型号产品档案工作未与型号产品研制工作同步展开。

型号产品档案工作应紧密围绕型号研制过程，与之保持同步开展才能更好地服务其发展。但在实际工作中，型号产品档案归档计划未真正纳入型号产品研制生产计划，型号产品档案工作游离于型号产品研制过程之外，日趋边缘化。档案工作者不了解型号产品研制进度，不参与型号产品研制有关会议，仅承担文件接收保管和数据发放的角色，工作被动，发展受限。

2.2 型号产品档案的完整性、成套性难以保证。

型号产品从可行性及方案论证阶段、工程研制阶段、设计定型阶段到批生产阶段会形成依据性文件、目录文件、计算文件、试验文件、技术报告、质量标准管理文件、工艺文件等多种形式和载体的文件资料。这些文件分散在不同部门，时间跨度大，收集完整难度很大。特别是电子文件、音像、实物等，这些类别的档案并没有明确的归档要求，归档与否完全取决于项目人员的档案意识，档案成套性很难保证。

2.3 型号产品档案的归档质量难以控制。

大数据环境下，档案管理已从单纯纸质档案管理过渡到多形式多载体档案管理。目前，档案部门缺少专门针对不同载体档案的管理标准体系，对于界定电子文件归档范围、鉴定电子文件内容，划分电子文件保管期限，保障电子文件安全等还没有明确规定。电子档案的归档状态混乱，质量参差不齐。此外，设计人员归档意识淡薄，对档案部门提出的归档要求不予配合；档案工作者习惯于被动工作，对产品文件形成规律和质量要求无法把握，也是归档质量不佳的原因。

3、加强型号产品档案管控工作的对策研究

3.1 落实组织机构，明确职责与分工。

型号产品研制是一个系统工程，型号产品档案工作涉及面广，归档文件包含型号产品研制各阶段的各类文件，涉及计划部门、型号管理部门、设计部门、档案管理部门等。计划部门要负责将归档项目纳入年度计划，制定型号归档计划并负责考核。型号管理部门要负责把握归档时机，确定归档时间，对档案的完整性负责。设计部门要负责制定具体的归档清单，确定归档型号的技术状态，对技术文件进行鉴定，以确保档案与型号技术状态一致，对归档文件的完整性、准确性负责。档案部门负责制定归档文件的质量要求，对型號产品档案进行系统整理，保持档案间的有机联系，便于利用。

3.2 参与产品研制策划，落实三纳入措施。

型号产品可行性及方案论证阶段，会形成研制总要求、项目申请及批复文件、可行性研究报告及评审批复等文件，档案部门参与、追踪产品立项阶段并提出档案工作的要求至关重要，实现了档案工作前端控制。型号产品工程研制阶段，型号产品档案工作纳入型号研制计划与工作程序，型号产品文件管理应纳入有关的管理性文件和规定，型号产品归档工作应纳入岗位职责及考核，在产品研制队伍中加以宣贯、执行。

档案工作者参与产品研制策划，渗透到产品研制过程中，对不同阶段文件的管理提出建议，对文件归档提出要求，对照计划收集、整理各阶段的文件，成为产品研制团队的一员。

3.3 纳入产品研制责任令，加大考核力度。

型号产品研制工作时间紧，任务重，尽管型号产品文件归档工作纳入了计划管理，但往往因产品研制人员工作时间紧，归档意识不高的原因，使文件归档工作拖延滞后。因此，应将型号产品档案管控工作纳入产品研制责任令，并明确归档工作内容，合理安排全年计划的完成和责任令目标的实现。研制相关部门为确保责任令目标的完成也会定期检查完成情况，加大考核力度。在系统策划下，档案部门发挥双重职能作用，顺利开展型号产品档案工作，为型号研制工作画上圆满句点。

3.4 归档工作制度纳入质量管理体系。

型号产品文件用于指导生产，决定着产品质量和状态。在质量体系中，成文信息控制程序是质量管理体系中的重要程序文件，所以型号产品档案管控应纳入质量管理体系中，接受内外方审核。在这种监督机制下，型号产品档案工作实现闭环管理，型号产品文件始终处于受控管理中，归档不及时、不规范等问题会得到改善。

3.5 提高档案工作者素质，建立按型号产品纵向管理的档案团队。

档案工作者在型号产品档案工作中扮演着重要的执行者角色，他们的业务水平和工作责任心直接关系到型号产品档案的质量。档案工作者必须具备强烈的责任心和全局意识，自觉追踪产品研制过程，按照研制计划开展文件归档工作，以产品研制为中心提供优质档案服务工作。目前，型号产品档案团队仍停留在以档案工作环节定岗定人的横向管理模式，切断了型号产品档案的有机联系。按型号产品纵向管理组建档案团队，档案工作者能与设计人员进行沟通，及时反馈问题，实现型号产品档案全生命周期，快速准确地提供利用。档案工作者参与型号产品研制过程中的重要评审会、协调会等，了解型号产品研制情况，加入型号产品研制队伍，个人得到了发展。加强型号产品档案工作是助推型号产品研制事业飞速发展的必然选择。我们要以型号产品研制为中心，紧紧围绕型号产品档案工作与型号研制工作同步进行，同步发展的原则，大胆尝试新的管理理念与方法，不断提升档案管理工作水平，力争为科研生产提供更好更优质的服务与保障。

参考文献

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