提升事业单位人事档案管理水平的建议

蒲云

摘 要：近些年，事业单位内部的人员流动越发频繁，因此事业单位人事档案管理成为了掌握人才信息的关键环节。如何完善事业单位人事档案管理的相关措施，以提升人事档案管理水平，为事业单位单位招揽人才、留住人才打好基础，成为了本文研究的主要问题。

关键词：事业单位；人事档案管理；建议

1引言

人事档案管理是在组织活动和发展过程中所形成的，能对人才各方面优劣势进行反映的相关工作。对事业单位而言，通过人事档案管理，可以准确掌握相关人员的德行和能力，进而为人才选拔、任免提供重要的依据。虽然诸多事业单位已经开始意识到了人事档案管理的重要性，但是当下的人事档案管理依然存在很多的不足之处。特别是在事业单位人事制度改革的背景下，事业单位不再属于国家机关部门，因而在逐渐引入市场竞争机制的同时，其与公务员制度的差异性得到了显著体现。比如，事业单位逐渐恢复了职务聘任制度，改变了传统“吃大锅饭”的弊端，工作人员可以通过岗位调整或职称评定来优化自身的职业生涯，其人事管理也逐渐从身份管理向岗位管理进一步发展，这些改革都给当下的人事档案管理工作提出了机遇和挑战。因此，本文主要就人事档案管理工作存在的问题及提升事业单位人事档案管理的建议做出分析，希望能夠有效避免人事档案管理中的常见问题，促使事业单位能够不断适应时代发展的需要。

2.人事档案管理存在的问题

2.1人事档案管理意识不够

事业单位的人事档案管理由于单位的大小，没有专职管理人员，一般由人事员等人员兼职管理，所以对人事档案管理工作布够重视，没有建立人事档案管理制度，不能保证人事档案的完整性与安全性，有时导致人事档案的丢失。

2.2人事档案管理工作不到位

人事档案管理工作不是简单的保管资料，必须对档案材料进行完整的检索与完善，档案材料内容单一，就不能正确的反映员工的真实能力，对员工的考核不真实。

2.3人事档案的管理与现行社会脱节

随着社会的发展，引进电子文本对档案的管理更加快捷及安全，也便于长期保存档案内容，纸质文档与电子文档同时保存档案，好多单位没有提升档案管理的现代化水平及高技术的应用，导致档案查阅与社会信息化程度脱节。

3.提升事业单位人事档案管理水平的建议

3.1丰富人事档案材料的内容

首先，事业单位领导要提高对人事档案管理工作的重视度，增加人事档案管理工作中的人力、物力和财力投入，并在相关制度和规则制定上给予人事档案部门倾斜，必要时可以在人事档案部门中引入竞争机制和考核机制，促使人事档案人员能够不断创新工作方法，提高创新实践能力，确保人事档案管理工作的顺利进行，根据我单位情况，我建议我处设立专职人事档案管理员2人，单位主管人事的副处长主抓档案管理工程，我的建议单位工作会议采纳了， 这样从单位领导分工及档案管理员都明确了职责。

其次，需要进一步优化人事档案人员的专业素质和业务能力，定期对相关工作人员进行专业指导和技能培训，促使人事档案工作质量和效率的共同提高，另外，要加强人事档案人员的思想教育工作，使之养成爱岗敬业、恪尽职守的职业道德精神，并能够积极主动参与到人事档案管理的各项工作中。然后，增加能够真实反映人才特征和特长的档案内容，人事档案人员除了要整理和记录人才的基本情况外，还要在档案中体现人才思想品德、奖惩信息、专业能力等方面的内容，以便为事业单位人才选拔和任用提供参考和依据，我们单位固定了2名档案管理人员，与市档案馆进行了联系，每年2人轮换到市档案馆进行培训及实习，现在业务水平有了很大的提高。

第三，要建立健全人事档案管理工作的规章制度，在符合国家颁布的上位法律条款的基础上，结合本单位的实际情况来进行规范，确保各项规章制度得以落到实处，我们单位也对档案管理工作制定了各项管理制度，具体管理制度如下：（1）《人事档案保管制度》；（2）《人事档案查（借）阅制度》；（3）《人事档案计算机管理制度》；（4）《人事档案材料收集补充制度》；（5）《人事档案材料鉴别归档制度》；（6）《人事档案转寄制度》；（7）《人事档案检查核对制度》；（8）《人事档案保管保密制度》；（9）《人事档案管理人员职责》等。

3.2提高人事档案信息的准确性

因为受到计划经济的影响，事业单位内部严重缺乏竞争意识和危机意识，这就造成了原有人事档案管理工作的不完善。人事制度改革后，事业单位逐渐引入了市场竞争机制，人事档案人员改为聘用制员工。就需要人事档案人员时刻关注本单位的人才流动情况，实现对人才具体情况的有效把握，一旦出现了人员调动或职务调整，人事档案人员就要第一时间更新人事档案信息，保障人事档案信息的准确性和及时性。针对历史遗留问题，比如无头档案或人档分离等情况，人事档案人员要抓紧时间处理，特别是当下对事业单位依然有用的档案信息，人事档案人员要对其进行仔细整理和分类，再通过与当事人的联系将档案信息转交出去，如果无法联系上当事人，人事档案人员可以与当事人的原籍管理部门进行磋商，力求做到人事档案信息的妥善处理。而对于一些失去利用价值的人事档案信息，人事档案人员可以对其登记造册，在寻得上级领导同意的基础上，对其进行集中注销或销毁，提高人事档案信息的有效性和时效性。

根据以上的情况，我们单位对人事档案进行了详细的整理，对去世人员由党委及政府任命的移交组织部门，对一般去世人员由我单位保管或自行保管；对离职人员有接收单位的按规定转寄接收单位，没有接收单位的我们单位继续保管10～15年；对本单位在职人员我们按档案管理制度进行档案保管。

3.3优化人事档案管理方法

优化人事档案管理方法，实现事业单位人事档案管理的现代化发展，不仅是事业单位人事制度改革的需要，而且是事业单位本身不断适应市场发展和人才竞争的有效手段。优化人事档案管理方法的过程，其实就是将人事档案管理工作的价值发挥到最大的过程，这就需要人事档案管理工作能够与时俱进，通过对信息技术和互联网技术的有效融合，来不断实现人事档案管理工作效率提升和延长人事档案信息寿命的目的。所以，通过计算机来辅助人事档案管理工作，甚至实现人事档案管理工作的智能化发展，成为了未来发展的主要方向。比如，人事档案人员可以利用信息传递技术和互联网技术来改变传统手工录入数据的现状，将人事档案信息的图片、视频、声音、文字等彻底转化为数据进行传送或保存，促使人事档案管理工作从纸质化向数字化方向发展。另外，人事档案人员可以充分利用计算机和互联网的相关技术，对本单位相关人员的基本信息进行社会公示，一方面能够给公众提供高质量的人事档案服务，实现了人事档案信息的高度共享，另一方面也能让事业单位的全体人员广泛接受社会的监督，进一步提高了人事档案信息的利用率。

我们单位在档案管理方面投资了3台计算机，一台用于检索及查阅，一台用于档案电子板管理，一台用于管理员进行档案整理工作；投资了佳能5D3单反相机一部，用于拍照档案照片。

4 结束语

总之，人事制度改革给事业单位的人事档案管理提出了机遇和挑战，事业单位和人事档案管理人员理应抓住这一历史机遇，并从多方面来进一步优化人事档案管理的相关措施，以符合人才市场发展的潮流，实现人事档案管理的现代化发展，进而顺利走出事业单位人事档案管理工作的瓶颈。

参考文献

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