新形势下高校人事档案管理工作存在的问题及对策

韦翠清

摘 要：在高校人事管理工作中，高校人事档案的管理工作是其中一个重要的必不可少的组成部分，它是确保高校可持续发展的基本条件之一。为了更好地管理人事档案，文章针对当前高校人事档案管理中存在的问题，提出了需加强若干具有针对性的措施。

关键词：高校人事档案；管理工作；问题及对策

高校最为重要的人才信息源就属高校人事档案，它是高校人才选拔任用、教学科研水平提升和实施长远发展战略的重要依据和载体。在不断发展的高校事业的推动下，极大的促进了人事档案在各高校的日常工作中的作用。然而，在我国高校档案管理中，依旧存在着诸多问题。本文主要是针对高校档案管理工作中出现的一些问题进行分析，并提出相对应的解决措施。

1 当前高校人事档案管理中的问题

我们都知道高校的人事档案管理的工作内容是管理在校师生的个人档案，根据目前的统计和调查结果表明，有百分之八十的高校在基本的人事档案管理工作上都完成了既定任务， 但是只是停留在基本的档案存储等表面工作上， 并没有去深入挖掘资料的额外价值。且档案管理的制度往往不健全，在实际的档案查询工作中很难做到快速和精准，且管理人员的管理意识薄弱，对管理的实际用途未能真正了解，管理技术的现代化、网络化都达不到要求，相关的配套设备和基础设施也没能满足基本条件，人事档案管理的基础库房不够充足， 很多较大或者系列性的档案归类都难以顺利进行。以下是针对存在的几点问题进行相关解说。

1.1相关工作人员不够重视高校人事档案管理工作的重要性，管理意识薄弱

许多的高校档案管理人员还停留在最基本的档案存放这种单一工作中，认为人事档案无非就是装订、归档、分类、标记等这一系列事务性工作，未能将档案管理与科研教学联系起来，也没想过档案信息能为学校创造何种价值，只要不泄露档案内容，不丢失档案信息就等于做好了这份工作， 然而档案管理是能够为学校创造一定经济效益的， 当然也有很多人对档案管理这份工作不以为然，也很少过问，管理人员的态度不端正，缺乏对管理工作重要性的认识。

1.2 人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位

很多人事档案管理资料在归档和分类中信息不够完全，比如说有些学校就缺少了对高校内在职员工岗位的说明， 还有一部分学生档案有的放在档案室，有的存放于学生会档案部，这种交叉的归档方式很容易引起查询过程中的混乱， 降低档案管理效率，给档案管理带来很多不便。还有的只记录了查阅、借出状态，但是没有归还的情况反映，这很容易造成档案资料的丢失。因此要制定健全的体制并严格管理，规范制度。

1.3需加强人事档案管理队伍，人员配备不足

高校在不断的发展和壮大，教职工的数量以及学生的数量都在不断的增长，人事档案管理的内容也越来越大，但是由于上级各部門都未能对人事档案管理工作有所重视， 很少会花精力在档案管理方面，也不会为其投入过多的人力物力，导致高校内人事档案管理工作还停留在最基础的状态，不能够深入地展开其他工作。人员的限制很难推动工作效率的增强。同时往往管理档案的工作人员大部分都是兼职人员，没有专职人员从事，这在人才基础上就不占优势，也造成了档案管理工作停滞不前的这一尴尬局面。

1.4 人事档案管理硬件设施无法满足对档案安全保管的需求

许多的高校都将人事档案管理的位置设置在较为普通的房间内，还有的将楼顶、办公室底层、地下室等地方选址为档案库房，这些位置大多阴暗、潮湿，十分不利于档案文件的存放，还有库房的门窗都是普通门窗，起不到任何防盗防抢作用，这与档案室管理要达到的安全要求还相差很大。这种配套的硬件设施没有准备到位很难确保之后的档案管理工作加强。因此，在改进方案中，要选址合适，并加强安全保卫工作，对计算机等网络配套设备也要一并处理到位。

1.5 人事档案信息化、现代化水平不高

受传统档案管理观念影响，当下很少有人能够注重其对档案管理额外价值的挖掘，很多高校也都还停留在用纸质的档案进行存储和管理，且管理重点还停留在对实体的管理上，未将充分结合信息化技术，对档案资料的处理还不能实现其动态化，也没有随着科学技术的进步将纸质文件数字化， 表现最接近电子化的就是在档案室中的电脑，多半就是用来打印文件而已，也无法进行对人事档案资料的查询和检索， 这极大地限制了整体档案管理工作的运行开展。信息化水平低，也造成了管理工作中人力资源的浪费，无疑也增加了劳动成本，为了有效确保在之后的管理工作中提高其效率，降低其难度，加强现代化建设也显得尤为关键和重要了。

2.加强人事档案管理的措施

针对上述所提到的几点问题，总结这些问题产生的原因，主要有三个方面，第一是管理体制不够健全，存在漏洞，导致管理工作紊乱。第二是管理人员意识薄弱，不能领会到管理的实际价值，使得专业素质和专业工作体现不够，第三是缺少有关技术和设备，导致了管理工作的现代化水平难以提高。所以我们在加强其工作有效性的同时就要从这三个方面着手，完善管理机制，提升从业人员素质、注重现代化建设，从而打造出更加完整合理的档案管理工作。下面就这几个方面进行详细说明。

2.1 建立起完善的档案管理机制

没有规矩不成方圆， 因此需对人事档案管理工作中的各个环节制定相关的管理制度，确保管理工作能够有序进行，有据可依，并将管理工作向着制度化、规范化的方向发展， 有关的体制建立，可以参照《干部档案工作条例》中的条例，再结合高校人事档案管理工作的实际情况打造一个可行性较高的制度方案，对档案管理的每个环节都提出相应要求，如档案的接收、传递、查阅、使用、核查、审核、归档等都要有详细的流程记录，防止因环节疏忽而导致档案原始资料遭到破坏等情况发生。档案工作者也要不断加强自身的管理专业素养， 不断结合实际情况去反映问题，从而进一步规范管理体制内容，以此保证体制能够持久稳定运行。当然制度的建设也不是一成不变的，要不断地修正，才能使得其更加科学有效，结合各个高校自身独特性和个性化弥补其中的不足， 从而打造出适合本校自身发展的档案管理流程。

2.2 提升档案管理人员整体素质

高校人事档案管理部门要大力宣传和推广管理优化的工作方式，需提高各管理人员对档案管理的意识，高层领导还应对档案管理工作中存在的问题以及相关工作的进展多进行关注，并制定出一些支持和肯定的鼓励措施，可投入合理的人力和物力，尽可能的对档案管理工作表示支持。与此同时，人事档案的管理人员应端正自身管理工作的态度，时刻对人事档案的内容资料进行关注和管理，充分利用并主动开发人事信息，高校内进行改革人事制度以及评聘人才等活动时，人事档案管理人员需积极提供有利的参考信息，以此发挥档案管理工作的最大效用， 让档案资料能够切实作用于校内人事建设并表现出其前瞻性的作用。档案管理人员要多去参加档案管理方面的学习活动，从实践中汲取经验教训，不断提升自身的管理水平，强化自身的专业素质，并具有基本的服务意识，做好档案的归档存储和总结调研。为高校发展提供更人性化的档案管理服务。档案管理工作人员还要严守工作纪律，注意不断提高自身的政治素养、职业道德素养、工作操守等，不向外泄露档案资料里的秘密，做到业务技能和综合修养全面进步。

2.3 注重建设现代化管理

在档案管理工作中，现代化管理是其加强建设管理的一个重点。现代化建设除了基本的现代化信息技术和网络技术的水平提高外， 还有人事档案管理的人员配备、档案管理的设备设施匹配等。有关部门要设立专门的管理人员去做好这些基础设施的准备工作，保证有充足的人员去管理每一项档案归档工作，還要建立单独的档案室存放档案。当下的大数据云计算的计算机网络设备也要对应匹配，给予管理人员良好的办事环境，从而保证其工作顺利展开。还有管理软件的安装等，各个部门都能有一定的访问权限，并对档案内的资料进行设密处理，从而做到对档案资料的公开化处理，将资料信息更好地服务于大众。当然档案中的信息要设定访问人员权限，涉及隐私的内容要慎重处理。通过现代化网络技术和信息技术的融合， 将传统的档案管理局限性打破，提供给档案管理更多的发挥渠道，为其创造更多的可能条件。将档案管理者转变成信息管理者，从而使得档案管理向着信息化靠拢，以此也能更加容易应对这个信息数据日新月异的时代。

3 结语

综上，从目前看来我国人事档案管理工作还比较滞后，不仅对人事档案管理工作的意识薄弱，还存在不健全的管理制度，配备不足的管理人员，无法满足档案安全管理需求的硬件设施，现代化和信息化水平低等诸多问题，极大的阻碍了发挥人事档案的作用。因此，加强高校人事的档案管理工作，为提高档案的利用价值奠定物质基础。文章提出的若干加强措施具有一定的参考价值。

参考文献

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