基层单位档案管理的现代化途径探究

韩雅男

摘 要：现今，社会正处于高速发展与变革时期，基层单位有必要进行相应的改革与创新，才能满足社会发展需求。基层单位档案管理也应随之发生了相应的改革。传统的档案管理方式远远满足不了当下实际需求，因此，有必要注重现代管理技术手段的应用，以此有效促进基层单位档案管理工作质量与效率的进一步提高。本文在阐述基层单位现代化档案管理的意义的基础上，对基层单位现代化管理中存在的问题进行了更深层次的剖析，最后提出了相应的解决措施，希望以此为基层单位档案管理的现代化建设提供具有参考价值的建议。

关键词：基层单位；档案管理；问题；现代化建设途径

在社会经济与科学技术迅速发展的背景下，现代技术在社会诸多领域当中得到了广泛的应用，并且有效促进了各领域的发展。现代技术在档案管理工作中的应用，能够有效提升档案管理工作效率与工作质量。就基层单位而言，在社会改革发展的背景下，传统的基层单位档案管理方式无法满足实际需求，因此有必要借助现代技术手段，进一步提升基层单位档案管理工作效率与质量，促使其与市场经济发展相适应，不断改革与完善，最终实现档案现代化管理。鉴于此，本文对“基层单位档案管理的现代化途径”进行更深层次的分析具有极为重要的现实意义。

1 基层单位档案管理现代化的重要意义概述

对于基层单位而言，档案管理工作作为日常工作中尤为重要的一部分，鉴于档案当中记录了基层单位发展中所做出的各种重大决策与事件，通过有效的档案管理，能够为基层单位的今后的发展提供一些具有参考价值的信息。可见，做好基层单位档案管理现代化工作，具有十分重要的现实意义。

弥补了传统档案管理的不足之处。对于基层单位单位，档案资料涉及到基层单位方方面面的内容，内容较为繁杂，传统的管理方式不仅仅耗时耗力，还不具备良好的效果。现代化档案管理方式，能够丰富档案管理方式，并且能够有效提升档案管理效率，同时能够快速找出档案使用者所需要的档案资料，有效促进了档案使用效率的提高[1]。

提升档案信息管理的安全性。基层单位档案管理工作中存在一定的漏洞，具体为保密性不强。另外，基层单位档案采用纸质方式保存，并不能长期保存，极易造成信息丢失。现代化管理方式的应用，便能够有效解决上述存在的问题，纸质档案可以转化为电子档案，不仅仅确保了档案安全性，还有助于确保档案的完整性[2]。

2 基层单位档案现代化管理中存在的一系列问题分析

基层单位档案在现代化管理发展中，出现了一系列问题，主要表现在制度、档案利用率低下等问题，造成基层单位档案管理无法实现现代化管理，不利于促进基层单位的进一步发展。

2.1 管理制度的缺失

基层单位档案涉及到的内容具有繁琐这一特点，在具体的管理过程中，具有一定的难度，这就需要有力的制度支撑各项管理工作开展。然而就目前情况而言，我国大部分基层单位在档案管理过程中，并不注重档案管理制度的完善，造成档案管理工作无制度可依[3]。另外，部分基层单位在制定相应的管理制度之后，并没有按照制度办事，造成管理制度流于形式，并没有充分发挥其既有作用[4]。以上种种因素的存在，均会影响到档案管理工作朝向规范化与现代化方向发展。

2.2 基层单位档案资料利用率有待提高

对于基层单位而言，档案资料涉及到基层单位发展过程中的所有信息，具有较高的应用价值，具体表现在能够为基层单位今后发展决策提供具有参考价值的信息，从而有助于确保决策的合理性[5]。因此，基层单位有必要对此引起高度重视，加强档案管理。但是就目前情况而言，基层单位并没有意识到档案资料管理的重要性，导致档案资料利用率低下，使得档案信息无法充分发挥其既有作用。就现阶段基层单位档案管理而言，档案资源开发与利用问题可谓是最为突出性的问题。

2.3 基层单位档案查询、检索效率有待提高

基层单位档案检索可以借助人工方式，或者是借助计算机方式进行。从实践效果而言，借助计算机方式明显具有更高的效率。但是就目前基层单位档案查询而言，主要是依靠人工方式完成，造成档案查询效率低下，不利于档案资源利用率的提高。即使部分基层单位采用计算机方式，为了提升档案检索效率，采取了多种检索工具，造成检索工具繁杂，不仅仅没有发挥良好的效果，反而影响到检索工作的开展。

3 基层单位档案管理现代化建设具体措施分析

基层单位在发展过程中，要想促进档案资料利用价值的进一步提升，就需要结合档案实际利用，注重现代技术的应用，促使档案管理工作朝向现代化与智能化方向发展。

3.1 基层單位档案管理理念的革新

针对上文所提及到的基层单位对档案管理工作未引起高度重视这一问题，基层单位在今后的档案管理中，有必要转变管理理念，在日常管理工作中，需要高度认识到档案管理工作的重要性，并且需要将其放在基层单位发展战略上，有效推动档案管理工作朝向现代化方向发展。管理人员首先需要具备前瞻性眼光，同时具备开放性的管理理念，并且需要具有对现有管理方式创新的能力，才能在档案管理工作中，重视现代信息技术手段的应用，不断完善档案信息检索系统，以此促进档案管理工作的优化，从而有助于实现档案管理现代化。

3.2 突破技术桎梏，实现档案信息的现代化管理

基层单位要想实现档案管理信息化建设，就需要注重现代技术的引进，并且需要优化计算机档案管理软件，同时需要结合基层单位档案管理特点，对管理软件进行系统的优化与升级，具体而言，需要相关人员做好以下几个方面的工作。（1）进一步完善基层单位档案信息检索功能，以此有效提升档案资源的利用率。具体为将基层档案进行分类放置，并且需要摘出关键词，便于档案使用者通过输入关键词之后，可以快速检索到所需要的档案资料。鉴于检索工具繁杂这一问题，基层单位就需要统一检索工具，使用适宜的检索工作，以此确保检索效率的提高。（2）实现技术的升级与更新。在利用现代技术管理档案信息时，需要不断完善计算机技术与计算机软件，不断提升档案储存空间，逐渐完善计算机的档案编目体系，确保档案使用者能够随时随地查询到自己所需要的档案信息。（3）借助现代管理技术手段，有效提升档案管理效率，近年来，摄影技术得以迅速发展，微缩技术与数码摄影技术也随之发展。电子档案管理的微缩，主要是以信息技术与摄影技术为主，将纸质档案转化为电子档案，能够实现大容量储存，同时能够实现智能化操作。

3.3 构建现代专业化管理团队

基层档案管理工作的实施具有一定的难度，对管理人员具有较高的要求。因此，管理人员就需要不断提升自身的管理知识与技能，同时需要认识到档案管理的重要性，意识到档案管理工作质量，直接影响到基层单位的可持续发展。鉴于此，基层单位相关领导人员需要加强档案管理人员的培训与教育工作，定期组织档案管理人员进行相应的业务学习，例如相关法律法规的学习，现代管理技能的培养等，同时加强必要的思想政治思想教育。除此之外，基层单位需要逐步完善奖惩机制与工作竞争机制，以此充分调动档案管理人员工作积极性。

4 结语

综上所述，基层单位在改革发展过程中，有必要注重档案管理现代化建设。针对当下档案管理中诸多不完善的地方，需要从理念更新，技术优化以及构建专业管理团队等方面入手，切实提升基层单位档案现代化管理水平。

参考文献

[1]洪建华.基层单位文件档案管理现代化路径探索[J].中国管理信息化，2017，20（22）：189-190.

[2]韩伟.事业单位档案管理的现代化和电子化[J].黑龙江科技信息，2017（13）：252.

[3]孙崎栋.浅析提升基层单位档案水平科学化管理的途径[J].档案，2016（11）：62-63.

[4]王丽霞，吴建平.浅议基层单位档案管理现代化的实现路径[J].办公室业务，2016（17）：121.

[5]苍硕.浅议基层单位档案管理现代化的实现路径[J].黑龙江史志，2014（13）：163.