拓展节能档案数字化利用的探索

摘 要：近年来，“加强档案数字化管理，打造数字档案”已成为档案工作的重中之重。探索数字化档案管理与利用是档案工作与时俱进的体现。本文着重讨论数字档案管理的优势以及如何做好数字档案的管理和利用。

关键词：档案；数字化；管理；利用

档案数字化管理与利用的探索是档案工作与时俱进的体现。数字档案馆与计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（音频和视频）相互联系，为计算机管理系统的使用，形成档案信息库的有序结构，及时提供利用，实现资源共享。一个新的档案信息形式的数据库技术的诞生和发展，离不开多媒体技术、存储技术，各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，存储于数字网络。。

1 拓展节能档案数字化的必要性

数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅起到一个数据中心的作用，起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

档案数字化是数字档案建设的最基本任务。传统运营商的档案通过高科技技术加工成数字档案，通过本地网络，政务网络和互联网阅读计算机搜索和电子档案，以迎接新的档案信息服务环境的挑战。提高管理水平，提高效率，提高档案业务部门的服务水平，为档案内部管理和客户导向服务提供更高效更全面的服务。

档案工作数字化建设是适应时代潮流，适应时代发展的新举措和新要求。档案作为一种人们获取信息资源最主要的手段，显得越来越重要。他们逐步掌握信息技术，为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

2 档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性

2.1 提高经济效益

过去，广泛的模式已经被用于增加办公室工作人员和办公室开支的数量，作为解决这一问题的唯一手段，导致管理成本大幅度的增加。数字化管理档案将传统的基于纸张的文件信息对象转换成机器可读文件，这样不仅节约了存储成本，还节省了空间，而且使得信息查询起来非常的方便快捷，避免了数据的反复、浪费纸张和人员。

2.2 提高办公效率

数字文件管理使数据能够及时归档，并提供尽可能快的使用。档案数字化管理可以提供详细的实时数据信息，为领导决策提供服务。同时，数字文件管理使查询数据变得非常简单。它确实允许办公室工作人员在不离开家的情况下了解世界上正在发生的事情。由于过度的信息流，数字档案馆已几乎成为“无墙壁的档案”。档案也基本上改变了文件实体的存储方式，提供了方便的信息控制中心。

2.3 加强档案原件保护

将纸质文件转换成为数字电子文件使得档案的使用变得更加安全。由于其悠久的档案资料历史，数字处理无疑为其提供了更好的保护。此外，在对档案进行数字处理之后，可以有效的防止一些文件被篡改。

3 循序渐进，增强数字化档案管理

随着科学技术的发展和一些高科技手段的运用，数字档案管理逐渐的成为一种趋势。开展早期面孔加工工作需要大量的博物馆案例，必定会有压倒一切的感受，但是经过调查和复核之后，根据图书馆的实际情况，确定“一步一步，一步一步”开展数字档案管理工作的途径。

加强硬件投入是档案数字化管理的保证。顾名思义，“数字管理”必须有相当数量的硬件输入，例如计算机，扫描仪，打印机等，这样才能处理收集档案以达到管理目的。因此，必要的硬件输入可以更好的为数字档案管理提供保证。

一步一步是档案数字化管理的唯一途径。在有了一定的硬件条件后，可以逐步对档案进行数字化管理。

3.1 整篇文章录入馆藏档案目录，建立查询数据库

一种方便快捷的查询方式是利用档案的前提。为此，档案的所有文件和目录内容都被输入到计算机之中，并且建立了相应的查询数据库，也就是说其具有了搜索和查询计算机的功能。这一功能极大地提高了查询的效率。

3.2 生活档案全文扫描和建立生计档案数据库

最近几年来，档案服务和民生工作一直是工作的重中之重。在日常工作中，随着国家相应的民生政策的出台，一些涉及人民群众利益的民生档案显著增多，查询率大幅度提高。在这种情况下，全民扫描利用率高的民生档案，建立人民生活档案数据库，不仅提高了工作效率，而且充分体现了数字档案管理的优越性。

3.3 接收电子文件并建立电子文件中心

关于建立机构电子文件中心，可以大胆尝试和探索。首先，区域机构各单位的部门在执行年度申报检查的同时，要求各部门自行报送质量资料。生成文档的电子手稿根据归档文档的目录进行编目。例如，永久项是A，永久性第一个目录是A1，长期项是B，最长项是B1，依此类推。这将有助于对入场后收到的档案进行数字化管理。第二个是要求提交存档文件的全文扫描。收到电子文件后，它有一定的局限性。例如，由于某些单位的工作程序，不能保证提交的电子稿件将最终确定。这会导致纸质文件和电子文件之间的不一致；这是电子手稿，没有官方印章和手稿，发行时效力不够。鉴于这种情况，组织各部门的各个部门可以提交所有存档文件的扫描件。归档文件的全文扫描确保了归档材料的真实性和准确性，并且在提供使用时也更加的方便。

4 沿着两条线工作，加强数字档案馆的利用

无论是纸质文件还是数字文件，保管的目的都是为了更好地利用档案，充分发挥档案的价值，更好的为社会服务。

依靠收集数字档案，提供更好的服务使用

在处理和处理现代设备后，收集文件与纸质文件相比具有无与伦比的优势。第一个是真实和准确的。扫描的档案保留了它们的原始特征，避免了人為修改并提供更可靠的使用信息。其次是避免损坏档案。使用数字文件提供信息访问减少了已访问的纸质档案数量，并在保护那些较旧的，损坏的纸质文件集合方面发挥了作用。第三是方便快捷。使用数字检索系统和相关的档案数据库直接从查询到签发证书向检索者提供服务可能只需要几分钟时间，这可以节省时间并提供便利。

5 利用远程共享平台更好地提供利用服务

远程共享功能的开通，缩短了地域差距，实现了资源共享，使检查人员充分享受科技发展对文件使用带来的便利。

以上就是在数字档案管理和利用探索方面的一些经验。伴随着科学技术的飞速发展，一定会给档案工作带来更多的机遇和挑战。利用现代科学技术手段搞好档案数字化工作也必将是大有希望的。

6 结语

综上所述，数字档案馆的信息服务是以现代化技术为手段，面向利用者提供的高质量、高水平、全新的技术服务。它既能提高档案馆控制信息服务的能力和管理水平，而且也能进一步促进档案馆朝着网络化、电子化、数字化的方向发展，以此来适应新的档案信息服务的要求。只有这样，我们才能搞好网络环境下的档案数字化信息服务，档案馆才能在新形势下得到应有的社会地位，发挥它最大的影响力，赢得新的竞争优势。

参考文献

[1]方莘.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索[J].纳税，2018（03）：119+121.

[2]刘洋，付璐.浅谈数字化时代高职院校的档案管理[J].知音励志，2017（10）：193-194.

作者简介

王率帅（1987-）男，本科，山西省孝义市，研究方向，中级。