微信平台在医院行政办公管理中的作用

马芸芸

作为一家致力于发展为国内先进、省内一流，集医疗、科研、教学于一体的三级甲等综合性医院，在医疗改革逐步深化的背景下，医院和百姓均面临着改革创新与重构的新时期。在此阶段中，如能有效融合“互联网+”思维，推行新媒体和数字化办公，将服务、办公和文化传播高效、有机的结合在一起，将对医院的管理与品牌建设起到事半功倍、推波助澜的作用。

微信是日常运用最为广泛的通讯工具之一，利用这个已被广泛大众接受与应用的软件，2015年新区医院综合部创建我院首个通过授权认证的官方微信公众平台与微信企业平台，并将二者应用于外部宣传和内部管理。

一、企业微信的特点分析

（一）双向认证，保证内部信息安全

内部人员认证是企业平台区别与其它公众平台的最大特征，它采取双向认证模式，可保护单位内部与员工之间的隐私。使用单位应首先将职工信息在管理后台中纳入，同时要求职工主动添加关注，在双向认证成功后，企业微信方可接收内部信息。

（二）信息传递不受地域、终端限制

在任何有网络的情况下，企业微信可实现不同智能手机间的信息传递，不再有空间与接收终端（不同运营商的手机）的限制。

（三）信息发布形式多样

以单一文字为主的信息，发布在传达过程中对发布者的语言描述能力要求较高，而在信息化办公模式下，信息发布形式多样，不仅局限与文字描述，也可结合图片、视频、音频以及文件一并发布，可减少阅读枯燥、理解偏差等问题。

（四）分组管理，实现精准通讯

建立完善的人员信息架构，以系统、科室、职务等区分，标签设置可将同一类别人员快速建立连接，满足不同场景下及时、精准通讯的需求。

（五）资源整合效率高

企业微信以实用、便捷为原则，在平台下可以拓展不同栏目，用一个账号整合多项栏目，使每个栏目各具特色，相互协作，共同强化办公效率。

二、新区医院企业微信的构建

（一）人员结构的构思

新区医院企业微信平台中，目前开设了以下主要栏目：新区医院小助手、学科公告、会议助手、小助手云盘。其中“新区医院小助手”日常应用最为广泛，它已逐步代替传统短信平台，可实现即使通讯，不受地域、终端限制，发布形式多样。该栏目的创建初衷即是建立面向我院全体职工，实现最便捷的信息交互平台。为此综合部在前期做了大量的调研与测试，充分了解医院组织结构，确保企业微信中“通讯录”的组织架构搭建与分组，符合我院的行政管理习惯，便于日后能快速实现信息的精准通讯。

调研后，我们决定在企业号平台中将新区医院人员信息架构分为：职能科室、临床科室、门诊科室、医技科室、医保农合、实验室六大组别，再将科室以子栏目形式分别加入其中。然而人员分组后如何快速找到同等职务的人群，以便有针对性的发布医院信息，是我们当时面临的问题。为解决这一难题，我们做了如下设想：一是以标签形式分组：将正副主任、正副护士长、主持工作的科主任等，分别放置对应科室分组中，同时设置对应职务的群组标签，今后如选择对应的职称标签组，即可迅速将这类人员组合。二是以子栏目形式分组：不将正副主任、正副护士长、主持工作的科主任等，分别放置对应科室分组中，而是将职务类別设置成组，与科室同级的形式显示在子栏目中。这两种模式均可实现人员按职务分类，第1种设想操作更加便捷。然而我们在后续拓展测试中发现，标签分组无法实现中层干部间电话查询功能。因此，决定采用第2种组织结构模式，最大限度满足内部管理需求，在此结构基础上再增设不同分组的标签（图1）。

（二）信息互通 、便捷查询

通过人员信息的采集、录入，现已登记在册人数为866人。这些已认证职工可使用新区医院企业微信平台中已开放的各项业务。我们在小助手下方设计了快捷信息查询通道，便于职工随时随地查询、拨打院内各科室电话，也可在此登录“小助手云盘”（ 云盘栏目下文具体介绍）查阅、下载存档的表格、文件等，实现内部信息的互通、和便捷查询功能。

（三）细分栏目，丰富内容

1、新区医院小助手打通全员信息网

通过企业微信小助手全员通讯网络，职能科室可在第一时间将完善的管理制度、考核标准、反馈信息发至每位职工手中，提升了全院的反应速度。

2、会议助手打造精细化办公管理

各部门可通过手机接收与本科室相关的会议提醒，随时随地查阅会场使用情况，由此避免因人工疏漏导致会议时间的遗忘或者冲突。

3、学科公告建立科室交互平台

建立学科公告栏目，为学科间知识与信息的传播、互通牵线搭桥。此栏目的优势在于，它不仅能为院内职工提供学习交流的平台，而且能在此获得各学科讯息，全院职工可在此参与讨论，可点赞互动。

4、小助手云盘整合存档办公文件

要求企业微信必须要有专门存放文档栏目，使文件可按类别、发文机关、可见人群等多项类别集中汇总。因此建立“小助手云盘”栏目，不仅作为独立栏目存在，而且与“新区医院小助手”互通，二者间相辅相成，共同完成日常行政办公中对院发文件、表格、ppt的汇总与存档。这项栏目的启用，使新区医院院职工能随时随地使用电脑或手机查阅或下载院内发文，加大了行政办公中文件传阅读的数量、提升了文件下发传阅速度。在信息安全上，我们使用部分文件夹加密形式，以此对文件公开等级有所划分，加密文件夹仅供指定人员或人群查阅。

三、微信平台在行政办公管理中发挥的作用

微信平台的创建，是树立贯彻“创新、协调、绿色、开放、共享”的五大发展理念的体现。它对医院管理的改善、服务的提升、医患间良性互动产生了深远意义。例如传统手动办公模式是通过人的手动能力来解决企业内部信息的传达，信息交流往往局限于上下级的沟通，而通过企业微信，这个统一、整合的信息平台，可实现资源最大利用率，突破医院管理对时空的各种限制，让全院职工在任何时刻、任何地方都能接收到医院讯息，大大提高了内部行政办公的管理效率，同时节约开支。新区医院企业微信开创我院数字化办公的先河。在大部制扁平化管理体系下，新型办公模式与新媒体的运用是助力医院高速发展必备工具之一。