精细化考勤在人力资源管理系统中的应用

李颖

【摘 要】考勤是人力资源管理的一项重要内容，在人力资源管理系统中精细化考勤具有重要的应用价值。企业要结合自身管理模式，对人力资源管理系统进行优化设计，充分发挥精细化考勤的作用，进而提升企业的人力资源管理水平。本文对精细化考勤的重要性进行了分析，并探讨了精细化考勤在人力资源管理系统中的应用措施。

【关键词】精细化考勤；人力资源管理系统；应用；措施

精细化管理是源于发达国家的一种管理理念，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向更深层次的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。考勤管理是企业管理的重要环节，随着计算机技术的发展，电子考勤管理逐步得到应用，精细化考勤管理也应运而生，使考勤管理工作更加科学化、规范化、智能化。在精细化考勤应用过程中，企业要借助人力资源管理系统，经过差异分析、权限设置、规范运作、需求配置及强化应用，建立健全考勤管理系统，实现考勤、管理的双重职能，从而为考勤管理提供支持平台。

一、精细化考勤的重要性分析

（一）传统考勤管理问题

随着企业发展规模扩大，员工数量增多，传统的手工考勤管理方式无法精确地记录和查询员工考勤信息，同时还存在着管理难度大、人为影响因素多的现象，浪费了很多的人力、物力，却无法保证数据的及时性和精确性，给企业的考勤管理帶来诸多困难。考勤管理人员素质对考勤管理水平影响较大，考勤信息的准确性与真实性无法得到有效保证，容易弄虚作假，也容易发生考勤纠纷，特别是在迟到、早退、旷工的管理上，缺乏强有力的制约与监控手段。此外，传统的纸质考勤管理存在着不易更新、不易存放、容易丢失、难以备份、随意修改等重大缺陷，无法保证考勤信息的准确性。

（二）精细化的重要性

通过上述分析，可以发现传统考勤方式的落后性日趋明显，成为企业实现全面信息化管理中的一个短板。精细化考勤就是通过制度化、程序化、标准化和数据化的手段，使考勤管理各单元精确、高效、协同和持续运行，做到管理责任具体化、明确化。精细化考勤的具体特点为：第一，制度化，企业要建立完善的考勤管理制度，例如，结合企业的实际情况，制定符合企业特点的休假模式，不能毫无缘由地进行随意休假，虽然休假时间按照国家的相关标准，但是一旦出现请假、旷工和迟到早退等多次违纪情况，就要酌情考虑职工的休假问题；第二，程序化，根据企业的不同情况，制定不同的考勤表，同时要确定企业的考勤管理负责人，定期将考勤表的结果进行汇总，上报给相关领导，以便领导能够及时了解考勤的具体情况，便于日后的考勤监督和管理；第三，严谨化，严格按时间和相关要求标准，实事求是上报考勤情况，各科室、班组考勤负责人要按照规定的时间，在网上提交考勤数据，领导进行签字同意后，才能够完成考勤管理工作。总之，精细化考勤管理与传统粗放式考勤管理的区别就在于对员工考勤过程进行记录，实现员工工作班次和休假定额的管理，对员工休假、缺勤、出勤、加班等信息的维护，通过考勤计算和审批，产生相应的考勤统计信息，实现考勤流程的精细化管理。

二、精细化考勤在人力资源管理系统中的应用

（一）明确精细化考勤制度

在企业的管理实践中，对员工管理的基本手段就是制度化管理，而考勤管理是企业人力资源管理的重要内容，因此，必须建立并不断完善企业的考勤管理制度。精细化考勤制度应包括的主要内容有：考勤的原则和目的；上班时间、休息时间的界定；考勤方式、不同工时制度员工的考勤方式；迟到、早退、旷工的界定及次数的限制；串岗、离岗的界定；请假的程序及批准权限；请销假制度、奖励措施及惩罚措施等。考勤制度的制定走民主程序，一是符合法律要求，二是这样制定出来的制度更能反映职工需求，保证制度更符合实际，减少后续执行中的障碍。通过明确精细化考勤管理制度，能够为人力资源管理系统相关功能的设定提供可靠的依据。

（二）合理配置系统功能

企业要根据实际情况制定人力资源管理系统中出勤管理、缺勤及休假、加延班等管理规则，并配置相应审批流程。精细化考勤系统的主要功能是记录员工日常出勤信息及加班、出差、请假、签卡信息的记录，因此系统中各类假别的设置以及统计计算方法设置尤为重要。企业应根据国家法律法规和具体考勤管理制度，合理配置员工的假期额度、系统请假、签卡、加班等审批流程等，通过读取员工的机器考勤记录，结合排班计算出员工的出勤工时、缺勤及休假时间、加延班时间。此外，考勤结果直接输出到薪酬管理模块，包括加延班时间、各类产生扣款的假别及缺勤时间等。对于实行综合工时制的企业，在系统中设置综合工时制人员加延班时间和预调休时间的自动抵扣，根据加班、延班、节假日加班的不同类别维护，系统自动按出勤工时和加班类别计算加班工资、延班工资和节假日加班工资以及预调休扣款，大大减少人工数据统计计算的工作量，提高数据准确性。

（三）细化管理角色

考前管理中主要涉及考勤排班、考勤员、考勤管理、考勤审批等四项内容，其中前三个角色与考勤审批有一定的矛盾，在实际工作中，单一的角色划分不能够满足工作要求，因此，分级管理的情况一直存在，例如各基层单位的“计划工作时间”应由企业统一指定，“休假定额”的生成应由二级单位确认等。为此，企业在权限采集时将各个管理角色按“公司级”、“分厂级”、“车间级”进行划分，满足管理需求。在精细化考勤中，要对各级用户的管理职责进行明确，如考勤的真实性由审批用户负责；基层单位无权使用批量导入考勤数据的权限；计划工作时间的修改由二级单位人事部门负责监督管理；休假定额由二级单位人事部门依据有关文件管理维护等。权限的分级管理是一个权限下移和规范的过程，基层用户有了更多的权限，但同时也有了更大的责任，考勤数据一经审核无法更改，有效地保证了历史数据的完整性。

（四）强化系统应用功能

在人力资源管理系统使用过程中，企业应不断提升系统性能，以应对不断增大的数据量、减少用户等待时间，同时，应不断健全系统功能，如提升操作界面的友好程度、设置相关的提醒功能等。在精细化考勤中，通过对考勤数据处理记录的统计分析得出员工的迟到、早退、旷工信息和加延班、出差、请假天数信息，根据需求编制自动生成多维度多方案的考勤报表，例如员工考勤表、缺勤统计表、考勤签字表等，可根据不同单位、不同时间范围、不同人员类别等进行数据统计和输出，便于统计分析和员工核对确认。此外，编制管理手册，管理手册是系统应用过程中必要的规范性指导文档，同时也是管理文档。在系统推广应用过程中编制用户手册，并有针对性地进行用户培训，在系统应用过程中，明确由业务为中心，关键用户协助开展工作的方式进行，并将系统运行情况纳入企业的绩效考核管理，强化系统应用。

三、结束语

总而言之，考勤管理是企业人力资源管理的重要环节。加强考勤管理、严肃考勤制度是企事业单位做好各项经营管理工作的前提与保障。随着计算机技术的高速发展和人力资源管理系统的不断完善，电子考勤管理逐步得到应用，使得企业的精细化考勤管理水平得到提升，这就需要企业加强实践，进一步发挥细化考勤的重要作用。

【参考文献】

[1]李欣.地勘单位精细化考勤管理的重要性及实现[J].现代国企研究，2015（12）：160+162.

[2]陈建芸.基于精细化管理模式下的考勤管理探讨[J].办公室业务，2016（01）：45-46.