关于档案管理工作要点的分析

胡芝香 济宁市公路管理局汶上公路局

一、档案保护

1.纸质档案除了防止光，湿气，灰尘和氧化等，还需要降低原始档案的利用率， 通常，使用复印件代替原件， 这不仅减少了原件的使用数量，而且减轻了原件的负担。 它还使档案得以充分利用，为社会服务，并更佳地维护档案，让其可以储存更长的时间。纸质档案的性能和存储保管形式直观，简单，清晰，具有便于存储和阅读的特点。 纸质记录材料的稳定性不能被电子文件代替。因此，在纸质档案保护的过程中，要注意消除各种不利因素，使纸质档案可以储存数百年以至数千年。

2.电子档案是社会进展的体现。它们便利，快捷，占用面积小，文件的使用不受时间，地点和距离的约束，可以与世界其他地方共享，它被广泛使用。鉴于新载体文件的特性，为了安全地维护和运用它们，在运用计算机文件业务管理系统时，必须始终留意安全维护问题。当使用计算机进行编目，记录，搜索，统计等时，应设置不同的操作员来访问不同的内容。例如，在搜索统计信息中，不允许登录和修改文件目录以防止外部借用。文件管理器直接操作计算机来改正文件;因为不同保密级别的档案设定不同的保护方法;对于长期存储，不需要修改和更改的文件可以记录在一次写入CD-ROM上，以确保不会被改正。为了保护计算机系统中数据的安全系统，必须定期备份数据，关键数据该具有两个以上的备份并单独保管。此外，还需要采取一定的防病毒措施。因此，应该防止建立计算机安全系统。不允许使用外国磁盘，CD等，必须严格测试病毒。在证实没有病毒后才能使用。

3.修复技术。纸质和电子文件在存储时应注重方法和技术进行保护。 除了不同载体文件的不同维护方法外，修复技术也是档案维护不可或缺的一面，档案的运用寿命经过人工后天的修补延长。 例如，在使用过程中被污染的文件被净化以恢复原始外观;纸张呈黄色，脆性，褪色，扩散，浸透和朦胧，采用某些化学方法加固; 文件经过修复和托裱，以恢复原貌; 对电影档案和磁文件进行除尘，净化，还原褪色图像等全是维护档案的技术办法。 这将使档案馆更好地为社会服务，为人类服务。

二、档案管理

1.提高领导者和档案管理人员的意识。档案记载了该单位的各样活动， 有关该单位的大量经济，政治和文化信息，在审查历史和概括单位经验方面发挥着至关重要的作用。 同期，档案管理是国家档案事业的关键构成部分，做好该单位的档案管理工作也很关键。 假如档案管理职员没有及时收到档案，将导致这些档案流失，导致档案不完整和丢失，最终在将来的使用造成困难。 所以，有关领导和相关职员必须保持警觉，加强对档案管理关键性的了解，有序地对该单位的数据文件进行管理。

2.加强自身的常规业务建设。管理者应始终注意其作为指导和监督的职责，而不是参与特定的工作。 通常，我们应该努力学习如何加强自己的指导能力。 例如，可以在互联网上收集有关档案管理的一些信息，或参加互联网上的一些专业论坛和帖子栏，并与员工一起讨论管理方法和管理艺术以提高自己的管理技巧。 每年的年度报告工作是档案工作中的日常和基本业务工作。 这是档案年度工作的重要组成部分，对加强档案工作成果起到关键作用， 这也是档案工作管理规范化的前提，是并且基本保证。 为了提升管理效率，档案管理的管理职员可以组织对新职员实行短期培养训练，来提高他们的专业才能，减少由业务不熟悉造成的错误。

3.对档案工作业务要精熟。为了加强自身业务的建设，指导人员还必须了解馆室的档案，不光仅仅提升自己，确忽视了基本工作的实施。对于现有的在工作中的问题，需要按照国家和省级档案机关发布的各类业务规范性文件及方法，及时提出解决方案，以防治平时工作中的错乱和影响档案管理的正常运行。例如，对于由不同理解引起的问题，一些档案工作者在了解文书中“一事一卷”方法中的“一事”时也许是不准确的，以至产生“一文，一卷”鉴于这种状况，指导人员必须及时，适当地利用各种可能性，例如年度量检和案件质量检查等，作出具体合理的解释，纠正员工的不当行为。

4.创建完善网络档案管理。档案工作有许多特点，如点多，面积大，线长。目前，大多数档案室面临人力短缺和资金短缺的问题。网络档案管理的创建在很大程度上缓解这一冲突，还是构建“国家数字档案馆建设与服务工程”项目的客观需求。所谓的档案引导网络是建立由档案管理部门领导的网络系统。通过建立档案引导的网络，它有助于档案工作的顺利开展，也能够共享兄弟档案的信息，为日后借鉴经验，降低弯路，提升工作效率供给了许多便利。在建立电子档案管理时，有必要选择具有良好的网络技术的人员，并组成专门的指点和管理部门，以确保能够准确地实施这项高技术和复杂的工作。

5.管理手段要与时并进。社会不断前进，新事物不断涌现，档案管理行业不断发展。就需要档案指导人员的指点，以便与档案的基本功能与时并进，而不是停滞在过去的管理办法中。 在此之前，我们必须不断提高业务水平。 比如，把过去的纸质档案储存改为现在的网络管理，提升档案的利用率;加强与其他档案馆的联络，借鉴他人的优势，弥补本馆的不足，进而推进本馆的发展。

结语：在我国档案业不断发展的过程中，档案的规模和档案的内容也在不断扩大，信息的传播也越来越广泛，档案管理方法也得到了很大的提高。 因此，档案管理工作人员素质也必须相应提升，以更好地促进档案业的发展，也将对提升档案管理质量起到重要作用。