人事档案信息化建设的研究探讨

刘婷婷

【摘要】人事档案管理信息化建设，直接关系到一个单位档案管理工作的水平，更直接影响着单位人事工作水平。信息化时代背景下，特别是当前对人事档案管理科学性、真实性、动态性管理要求的时代背景下，充分利用信息技术手段，做好全面、准确、真实、可靠的人事档案管理，具有关键意义，有利于提升管理工作的科学化水准。

【关键词】人事档案；信息化；档案管理现代化

人事档案工作是组织人事工作的重要部分，它记录了干部在不同阶段的学习经历、工作经验、社会关系、政治思想、奖惩、职务晋升、聘任和专业技术的水平，是一个完整的记录。对于个人而言，具有极端重要的意义；对组织而言，也是组织和人事部门坚持公平、公正选拔人员的重要依据。因此，从人事档案管理水平提升方面着眼，是保证人事档案内容的真实性、准确性和完整性的重要手段。

一、机关人事档案的几个特点

一是材料分散。人事档案收集的材料内容，往往跨度很大，有的是在学校形成的，有的是在组织人事部门形成的，也有党组织材料。在不同的阶段、不同的单位形成的材料，往往并不是全部完整齐全地装在一个档案袋里，可能材料分散在各地、各部门。二是管理的主体具有稳定性，从管理主体上来说，人事档案的接收、移交、转递等各环节的管理具备一个管理主体上的稳定性。三是立卷方式具有强制性，人事档案以人为单位进行立卷，人事档案管理制度明确规定，完整性和连续性强。四是机密性强，部分人事档案涉及个人品德等诸多方面，与一般档案相比，人事档案既属于个人隐私，又属于党政秘密，保密性相对更强。

二、当前人事档案信息化建设的困境

（一）信息化基础设施设备不完善。人事档案信息化建设，相比原始的管理方式，要在人力、物力、财力各个方面都提升很多。从笔者了解到的情况以及调研工作中所反馈的情况发现，部分单位人事檔案信息化管理条件相对较差。缺乏信息化管理需要的基础设备以及网络等硬件设备作为技术支撑，制约了人事档案管理的信息化建设。

（二）人事档案信息化的观念陈旧。人事档案工作中经常会出现问题，其中许多是旧的思想和管理因素。一般情况下，对于人事档案的重视程度非常高，但是具体到人事档案管理的层面时，信息化的人事档案管理意识不强。往往认为人事档案信息化只是一个基础的参考性因素，甚至往往会觉得人事档案信息化，就会导致人事档案管理混乱，出现失窃密或信息丢失的问题，在管理的现代化管理、信息化方面没有一个准确的认识和认知。

（三）档案工作人员知识结构和业务能力不强。人事档案管理是人事工作和档案管理的重要组成部分。信息化建设水平高低在很大程度上取决于管理人员。人事档案信息化建设中存在的诸多问题是由于档案工作人员缺乏档案元数据概念、档案数字化规范基础、档案系统建设宏观把控能力，档案范围、操作方法不十分明确，更谈不上进行具有一定难度的人事档案信息化建设了。

三、优化人事档案信息化建设的方向探讨

（一）前提准备：配备足以支撑的技术设备。人事档案信息化建设的基础工具是技术设备，技术设备的准备是做好这一工作的物质基础。技术手段的引进和运用是人事档案开发和利用的基本条件，也是能否最终达成档案信息传输与共享的关键因素之一。因此在新形势下进行人事档案管理的信息化建设必须要加大投入，以技术设备作支撑，引领人事档案信息化管理工作的效率，走向人事档案的现代化管理道路。

（二）强化基础：巩固人事档案规范化管理基础。人事档案规范化管理是人事档案信息化建设的基础。传统的人事档案工作在设备、管理、技术等方面相对落后，属于经验管理和手工操作。不利于信息化开发利用，这也不利于知情权的实现。在信息化环境下，人事档案的规范化管理是最重要的。从收集、整理、分类、储存等方面着眼，与人事档案改革同步，规范新术语，收集新信息，及时调整旧程序和数据，推进档案的规范化和科学化管理。

（三）现代化推进：人事档案存量数据化、增量电子化。人事档案中的纸质材料和电子文件，档案管理部门需要按照存量数据化、增量电子化的思路，对人事档案进行信息化扫描，旧的档案实现全文数据化，新增的人事档案按照电子化管理的方式实现标准统一、管理科学，并统一进入人事档案信息化系统，并通过信息维护系统将原始扫描的档案信息和档案资料录入系统，实现人事档案信息资源的数据化，方便信息的共享。

（四）意识更新：强化人事档案信息化建设的意识和水平。强化人事档案工作信息化建设的意识，既要强化对内的意识，又要强化对外的意识。对内而言，信息化建设效应不能在短时间内看到很直接的效果和影响。因此，要注重加强管理者对信息化建设的支持意识，提高档案管理的能力和水平。积极应用现代信息技术，加强人事档案信息化建设，既是信息时代发展的要求，也是做好新时期人事档案工作的必然选择。推进人事档案信息管理，要求单位统一领导、统筹规划。不仅仅只是做到一个管理软件遍地开花的事情，更要注重从标准化、规范化水平的建设方面，引进信息化人才队伍，提升人事档案管理者的档案素质和水平。

人事档案信息化在高标准、规范运行的过程中，保证档案工作的质量，在注重保密的同时，适当做好档案信息化建设和服务，无疑对于人事档案管理的延展性具有积极意义，对于人事档案管理的社会性角色显性化发展也是一个质的飞跃。在人才强国的背景下，以信息化建设助推人事档案管理，在确保人事档案信息全面、准确、可靠，建立人事档案管理长效机制，推进组织健康稳步发展方面具有积极意义。

【参考文献】

[1]傅样.人事档案管理政策法规综述[J].档案与建设，2017（9）.

[2]黄小倩.浅谈人事档案管理数字化信息系统建设[J].现代企业文化，2017（3）：63.