新时期办公室档案管理规范化探讨

张丽荣

【摘要】随着改革的不断深化，政府职能的不断转型，促使办公室职能发生了不断的转变。在这种新形势下，办公室的档案管理工作逐渐发生了各种各样的问题，亟待解决，本文将基于这些问题提出相应的解决措施，以期提高办公室档案管理的规范性。

【关键词】新时期；办公室；档案管理；规范化；探讨

在单位运行过程当中，办公室占据着非常重要的地位，不仅起着承上启下的作用，还扮演着司令部的角色，指导着事业单位日常管理工作的正常开展。而档案管理作为办公室工作中的重要内容，能够完整记录办公室工作中的所有行为，并为单位的有效运行提供更为可靠的参考材料。因此，规范办公室的档案管理工作是非常有必要的，这不仅是实现档案科学管理的客观要求，也是提升单位现代化管理水平的有效手段。并且，由于办公室的档案管理是一项工作内容非常繁杂的工作，且工作量较大，促使档案管理工作的压力较大。而通过规范化的管理行为，不仅能够节约办公室档案管理工作的时间与劳动力，还能降低档案管理工作的成本投入。但是，新时期办公室档案管理工作中仍存在诸多需要解决的问题。

一、新时期办公室档案管理中存在的问题

（一）缺乏健全的管理制度。在改革不断深化的新时期，对办公室档案管理工作提出了新的要求，促使事业单位必须不断改善自身的管理制度，以此满足档案管理工作的需求。但是，当前我国事业单位的档案管理制度仍比较滞后，促使办公室档案管理工作的效率较为低下，办公室职能无法得到充分的发挥。在传统的办公室档案管理当中，只是一味的对本单位的资料进行整理、归纳和储存，并没有真正利用到档案资料。同时，在管理制度执行过程中，由于缺乏相应的监督机制，促使很多档案管理人员没有依据规定来进行档案管理，促使办公室的档案管理制度成为形式主义。

（二）缺乏专业的管理人员。由于档案管理在办公室工作中具有非常重要的地位，其不仅有利于单位的日常运行，还能为单位的改革、培训和文化建设提供更为可靠的信息依据。因此，有必要对办公室档案工作予以规范化。但是，由于办公室档案管理工作并未受到领导的重视，促使工作人员在意识上较为松散，专业技能也不够强，对新知识以及新技术的接受能力比较匮乏，促使办公室档案管理职能无法得到充分的发挥。

（三）缺乏先进的管理设备。由于事业单位的领导对档案管理工作的不重视，促使事业单位在档案管理工作中的投入较少，新型的科技产品和信息技术引进较慢，跟不上时代的潮流以及市场的要求。在这种办公设备落后的情况下，很多单位的办公室档案管理工作仍使用传统的人工管理模式，降低了办公室档案管理的效率，增加了工作人员的劳动量和工作时间，也给档案工作规范化管理带来大量的人为影响因素，增加了档案管理混乱的基础点。

二、新时期规范办公室档案管理工作的有效措施

（一）建立科学合理的档案管理制度。制度作为规范的保障，也是办公室档案管理工作得以正常运行的有力支撑。因此，事业单位应该不断提高制度的合理性与科学性，通过建立科学、合理的档案管理制度来约束档案管理工作人员的行为，以此形成规范化的工作流程，降低人为因素对规范化管理的不良影响。同时，事业单位还应该随着时代的变迁以及技术的发展对制度的内容与形式予以创新，将各项管理措施落到实处，进而保障档案管理规范化，做到有据可循、有理可依。在完善档案管理制度时，工作人员还需要加大对档案资料的使用力度，充分挖掘档案资源的数据价值和信息价值，为单位的文化培养与培训工作的开展提供更多真实、可靠的参考资料，进而发挥出档案工作的管理职能。

（二）不断提升档案管理人员的专业水平。办公室档案管理工作人员的综合素质作为影响档案工作水平的主要因素，其也决定档案管理工作的规范与否。因此，事业单位应该重视对档案管理人员专业水平的提升，注重对档案管理工作人员的培训工作，以期加强办公室档案管理工作人员的专业知识和技能的提升，进而保障档案管理工作人员的行为规范性。同时，为了让工作人员能够掌握现代化的操作技术，事业单位还应该加强对工作人员的信息技能培训，以此提高工作人员的信息水平，促使档案管理工作逐渐朝规范化的方向发展。

（三）积极建设信息化的档案管理系统。信息化技术的不断发展，在单位中的运用范围越来越广，促使办公室档案管理工作必须依据信息化技术来提升工作效率和质量。可见，规范办公室档案管理是时代发展的需要。因此，在新时期，事业单位应将传统的档案管理模式与信息化技术结合起来，通过现代化的办公室档案管理系统来提升档案管理工作的科学化、规范化和制度化。当前，我国事业单位对档案有两种处理方式：一种是将纸质档案予以数字化，进而形成数字信息档案，以此延长档案的保管期限，且减小纸质档案管理的空间需要。另外一种则是直接将纸质档案进行加工，形成原件数字档案，从而再现纸质档案。

四、结论

总之，要想实现办公室档案管理工作的规范化，首先就必须具备与时俱进的管理意识，并建立起完善的档案管理制度，且不断提升办公室档案管理人员的综合素质，从而实现对办公室档案管理工作的规范，提升办公室档案管理水平，提高办公室的工作效率。

【参考文献】

[1]陈骞.新时期办公室档案管理规范化[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院."决策论坛——公共政策的创新与分析学术研讨会"论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院，2016：1.

[2]陈玲玲，关亮.新時期办公室档案管理规范化[J].办公室业务，2013（21）：98.