基层医院档案管理之思考

蒋喜明

【摘要】本文从加强基层医院档案管理的重要性、基层医院档案管理现状浅析、档案综合管理的意义、综合档案室建设是医院管理的必然趋势四个方面对基层医院综合档案管理这种新的信息管理模式进行了探讨。

【关键词】基层医院；档案管理；现状浅析；发展趋势

医院档案管理是一项非常重要的基础性工作，是医院日常管理工作的重要内容。是科技兴院的重要环节，医院的宝贵文化财富。也是医院工作计划、决策的可靠依据，并为协调各项工作正常运行提供参考资料。随着公立医院改革的逐步深入和医疗科技的飞速发展，档案科学化规范化管理的作用日益重要。

一、加强基层医院档案管理的重要性

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的本质属性是历史再现性，即档案是再现历史真实面貌的原始文献，具有很强的查考价值和研究价值，是经营管理必不可少的重要资源。医院档案是医院建设和发展的真实写照与原始记录，它是评价和衡量医院医疗质量及管理水平的重要标志之一，而且对于维护医院自身权益、保证医院工作的连续性和以后的开发利用都有十分重要的作用。随着医疗卫生事业的进步，档案的内涵和外延都在发生积极的变化，使用传统的被动管理方法，已经难以适应医院建设发展的需要。为此，医院要高度重视档案管理工作，逐步引进现代化档案管理手段和管理模式，培养高素质的档案管理人才，扎扎实实做好档案管理工作。

二、基层医院档案管理现状浅析

（一）基层医院档案管理分类。基层医院档案管理主要类别包括文书档案、人事档案、财务档案、基建档案、病历档案以及合同、会议记录、信息档案等。

（二）基层医院档案管理现状。基层医院一般都设有档案室，但不是独立的机构，多隶属于办公室管理。因此文书、文件、合同、会议记录、声像、电子等档案是主要的归档资料。构成医院档案室管理的基础，在档案行政管理部门的监督和要求下，管理上相对科学规范，而人事、财务、基建、病历等档案管理分别隶属于不同的业务部门。随着办公自动化系统的普及，各类档案具有自己的软件系统，互不兼容，给现代电子文件的归档带来了难度。档案管理运行过程中产生的文件数据无法相互转换、共享，不能够实现文件档案的一体化管理。

（三）基层医院档案管理的瓶颈。1.由于档案管理工作本身并不能产生直接的经济效益，医院主要领导往往注重能产生直观效益的医疗业务工作，对档案管理无论是在人力、财力还是基础设施建设都投入不足。2.基层医院档案管理人员缺乏专业性，学历偏低，缺乏丰富的工作经验和先进的管理方法，以至于管理工作方式僵化，工作改革难以深入开展。3.档案管理手段落后，滞后于档案管理工作的需求。随着网络信息技术的不断发展，医院在档案管理工作中也有了较大转变，尤其是计算机技术的广泛应用，优化了档案管理的效率。但是在信息化建设方面，缺乏足够的投入。4.档案管理制度不健全。虽有档案管理行政部门监督检查，但基层医院一般没有档案管理相关考核项目，整体导致工作人员对档案管理重视不够，工作效率不高，档案管理缺乏秩序，档案收集分类不清晰，档案歸档不齐全 ，档案利用调取耗时长。

三、基层医院档案综合管理的意义

医院档案综合管理，是指按照统一管理的原则，将按医院职能分类的档案集中起来，在专门设立的由院级领导的直属机构――综合档案室进行归档、分类、整理、开发、利用等管理工作。它不仅是医院各职能分类、各种载体形式档案实体的统一管理，而且是对医院全部档案进行组织管理和提供利用的组织形式，是集中统一管理的具体化。一方面它使档案管理规范化、科学化，另一方面使档案信息的开发利用更加完善、实用，克服了分散管理的许多弊端，这不仅发挥了档案的整体功能，更有利于医院工作和档案事业发展。

四、基层医院综合档案室建立的必然趋势

（一）有利于医院各类档案的综合管理和利用，强化领导层的档案意识。突显档案在医院管理中的重要地位，便于各类档案的收集整合。

（二）有利于医院档案管理实现制度化、规范化、标准化。对积累、归档、保管、利用等做出统一要求，保证各环节的疏通，逐步做到档案管理完整无误。

（三）有利于医院档案综合分类。建立医院档案信息一体化管理模式，把医院各类档案优化组合，加强相互联系。集中起来统一管理，达到整齐实用，建立起统一、科学、合理的类别体系。

（四）有利于医院档案管理人员对各类档案信息进行综合筛选、加工编辑，转化为深层次的编研资料。对综合档案信息进行综合分析和研究为领导决策出谋划策，为医院行政管理、临床质量管理等方面提供信息支持。

（五）有利于医院成立综合档案信息情报中心。将医院电子档案和与之相应的纸质档案结合管理，并根据对医疗市场的调查信息，构建医院内部档案服务网络，建立电子计算机检索系统，实现全院档案资料共享，让“呆档案”转化为“活档案”，为医院综合利用信息服务。

医院领导层在管理、决策的过程中都离不开及时、准确的档案综合信息，医疗科技的快速发展更是离不开综合的信息支持。医院档案综合管理使文书档案、人事档案、财务档案、基建档案、病历档案等形成一体化管理，互通信息，从而达到资源最大限度的开发利用，更快更好地为临床一线服务。

【参考文献】

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[2]李璇.新时期医院财务科档案管理工作在问题及改进措施研究[J].财经界学术版，2015（15）：291.

[3]曹丽华.基层医院病历档案管理存在问题及对策[J].档案与建设，2015（9）：87-88.