基层单位人事档案管理存在的问题及对策

杨书彩

【摘要】人事档案管理工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是每一个单位日常管理工作中不可缺少的一部分。结合单位档案管理工作，分析基层事业单位人事档案管理现状与存在的问题，提出提高基层事業单位人事档案管理的对策。

【关键词】基层；人事档案管理；现状；问题；对策

一、基层事业单位人事档案管理现状

根据中组部、国家档案局发布的《干部档案管理工作条例》（组通字〔1991〕13号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。”我州所有事业单位在编人员的人事档案都统一集中存放在人社部门进行管理。每隔一段时间，在人事部门指定的时间内，各个单位的管理员轮流到档案室根据要求整理自家单位的档案或是装订零星材料，平时做好收集移交材料等相关工作。德宏州农业技术推广中心属于州直事业单位，目前在职人员58人，离退休人员60人，共118人的人事档案全部存放于德宏州人力资源社会保障局档案室。

二、存在的问题

（一）硬件设施落后。大部分基层事业单位档案管理设施落后，大多利用相对闲置的房间堆放档案，个别单位没有档案室，存在办公室兼档案室的情况，有的单位档案多，档案室狭小、潮湿。缺乏必要的空调、电脑、扫描仪、除湿、温湿度监测仪，有极少数单位连必备的切刀、统一的档案夹都未添置齐全。

（二）档案专职管理员缺乏。目前基层事业单位缺少专职的人事档案管理人员，绝大多数是兼职。只从事单位全部档案管理工作的管理员屈指可数，大部分是收发兼档案管理、电子公文管理兼档案管理、打印复印兼档案管理、办公室后勤管理兼档案管理等。

（三）档案管理意识弱。基层事业单位绝大多数人事档案管理人员没有经过系统正规的岗前业务培训，致使部分人事档案管理人员不精通档案管理业务，对收集归档的内容和要求不够明确。由于绝大部分人事档案管理员是兼职，平时工作繁忙而琐碎，所以工作仅停留在“你督促，我上交”，工作被动，仅在人事部门通知上交材料时才急急忙忙赶着收集资料上交，存在应付式的工作。人事档案产生的来源有单位形成的，也有个人形成的，由于一般人员档案管理意识淡薄，不了解档案的重要性，不懂得上交档案，自行保管。再者州直所有事业单位及公务员单位的人事档案都集中在州人社局档案室，由2名管理人员统一管理，工作人员杂事多，工作量大，对每一个单位的具体情况不了解，因此对于个人形成的档案和部分单位形成的档案无法审查出来，这部分档案被遗忘，导致人事档案不齐全，档案与个人实际情况存在着差距。

（四）不便于查阅。人事档案的内容涉及个人的工作、学习和一生经历的重大事件，个人的功绩、过错与失误、家庭和生活中的隐私等方面的情况和材料，因此具有保密性，属于国家机密，任何人不得泄露。日常工作中，单位查阅档案时必须按照严格的审批手续方可到人事部门查档。平时查档只要协调好，提供完整的审批手续就可查档，也不觉得不方便，可是一旦需要大面积查档，所有单位同时查档时，就体会到了很多不便之处。如2015年我省机关事业单位工作人员养老保险制度改革工作，为了完成养老保险参保准备工作，由于查档单位多，档案室里档案多、空间狭小，又没有查阅室，加上档案室工作人员少，所以查档需提前预约，各个单位还复印了许多相关材料，给人事部门增添了一笔不必要的办公经费，类似的例子还有多次。

三、对策

（一）根据单位实际情况，不断增加档案管理资金，逐步完善档案管理设施，进一步规范档案管理。如果条件具备，尽量配备专职人员管理档案；重视档案管理员的岗前培训、业务培训、继续教育培训、计算机网络技能培训等。

（二）加强宣传，提高档案意识。利用网络、电视、书刊或采用授课的形式向全体职工宣传档案知识，帮助大家了解人事档案，明确归档的要求和范围；人事档案与每个人息息相关，是一个人存在于社会的“印迹证据”，是维护个人利益和福利的法律信证，是澄清问题的可靠凭证。积极宣传人事档案的重要性，让所有人员了解人事档案，积极配合档案管理工作，提高大家主动归档的自觉性和积极性；加强档案法及国家关于人事档案管理办法的宣传，进一步增强职工档案意识。

（三）建立健全收集补充制度。人事档案材料的收集与补充，是一项贯彻始终的经常性工作，不能单纯为了应付人事部门搞突击工作，应建立健全的收集工作制度。明确归档范围、归档时间、归档要求，做好日常收集工作，对每一位职工的档案做到心中有数，掌握形成人事档案的信息，在第一时间里找相关部门收集资料，认真整理，仔细鉴别，做到取之有据。针对个别情况可以上门催要，一旦收集好资料，不拖延、不随便堆放、不转借他人，及时主动移交人事部门档案室。我单位是我州重要的农业科研示范单位，个人荣获国家级、省级、州级奖励多个，因此奖励材料是收集内容的重点之一，特别是国家劳模、省级劳模，国家津贴、省级贴津贴获得者的获奖材料收集。

四、结语

随着人事档案制度的建立健全，人事档案管理工作逐步规范化、标准化、科学化，但是在基层单位人事档案管理实际工作中仍然存在着各种各样的问题，这就要求我们基层档案管理员必须不断学习档案管理专业知识，更新观念，积极创新人事档案管理工作，根据文件精神和上级部门的要求，针对问题及时采取有效措施。

【参考文献】

[1]刘明，李红芹.干部人事档案收集归档工作初探[J].北京档案，2016（6）：22-23.