论采购方案在采购活动中的重要性

王丽

【摘 要】采购是企业的主要职能，其是企业运营过程中不可缺少的一个环节，在管理期间起到的作用较大，自身效率和质量对后期生产活动的正常开展有着直接的联系，一般体现在管理、全局性以及操作等环节中。当前，市场竞争日益激烈，企业加大了对成本的控制力度，为经营生产提升采购效率和质量，减少成本过度输出，避免采购风险的发生，从一定程度上最大限度满足公司的整体需求。本文主要论述了采购方案在采购活动中的重要性。

【关键词】采购方案；采购活动；重要性；改进措施

采购从标的物的属性上不仅仅是狭义的设备采购，还有施工、服务等类型的采购，从支付对价的方式进行划分甚至包含购买、租赁以及雇佣。采购涉及了企业内部生产、管理、经营等方方面面，良好的采购工作能够尽可能的为企业经营生产做好支撑。怎样在节省成本、保证质量的基础上购买，制定好合理的采购方案是做好采购工作重要的基础，减少企业经营中发生的各类采购的盲目性，减少企业成本，增强企业市场竞争水平和抵抗市场风险的能力，从而使采购活动发挥出企业运营管理中重要的能动性。本文仅从采购方案在采购活动的影响和重要性进行说明。

一、采购方案的定义

采购方案是采购活动的实施过程中很重要的一项内容，是采购人明确采购要求并了解市场实际情况之后，对采购活动的实施做出的详细安排。包括了确定采购目标、采购机构、编制出详细的采购文件等。

二、采购方案对采购活动的影响与重要性有以下几个方面

1.采购方案制定工作可反向引导制定合理的采购需求计划

在企业中运行中，库存管理开支是经营费用开支的重要组成部分，保持好采购计划和企业生产活动之间的平衡性：积压过多会导致采购成本、贬值成本以及仓储管理的浪费，占据企业大量的资金，需要加快周转率，减少库存；库存不足会降低企业生产活动的连续性，影响采购活动的正常实施。这就需要加大库存管理力度，从企业加强对需求的管控开始，合理制定采购需求计划是良好有序经营和采购的开始。根据企业实际需求去采购，尽可能减少不必要的成本問题，快速消化库存，除了供不应求的销售需要，任何理由都不能够成为采购产品和压货的理由。因此，在制定采购方案时，采购人员可反向引导经营者提交需求时从企业库存入手，根据企业生产活动实际需求确定采购，从而将企业库存保持在合理范围中。

2.采购方案中，确定好合适的采购方式和采购实施机构是需求得以有效支撑的保障

（1）对于必须进行公开招标的项目不进行公开招标，采用邀请招标方式，甚至规避招标是项目采购方式审查要点。审查不到位或疏于管控审查项目需求是否有被肢解，化整为零规避公开招标的行为，不仅会加大企业法律风险，还不利于公平竞争和降低需求造价。

而反之，对非依法必招的项目采购为了一味追求规避风险而采用或过多采用招标方式，忽略采购时间的合理性，不仅使得企业增加采购成本，而且因招标方式的实施时间过长，会导致采购需求迟迟得不到有效落实到位，反而使得企业经营效率降低。

（2）确定合适的采购具体实施机构。其中招标方式是对专业性、操作性要求很高的一种方式，国家专门对此进行了立法来进行约束和规范。很多企业自身的组织实施能力难以达到法律法规的要求，建议招标方式的采购尽可能委托专业采购代理机构来实施。

3.采购方案编制中，完整合理的采购文件是保障采购实施工作的关键

（1）采购文件的模板化：招标文件相关内容必须符合相关法律法规等文件规定要求。发现招标文件的错漏，需要及时纠正或澄清。我国招标投标相关法律规定：依法必须招标项目的招标文件违反法律规定，对中标结果造成实质性影响，且不能采取补救措施予以纠正的，招标、投标、中标无效，应当依法重新招标或者评标。因此，从法律角度可以看出招标文件如果存在错漏之处，将直接影响招标活动的顺利进行，甚至导致招标失败，而且对后期工程结算也会带来一定的麻烦和风险。所以及时纠正招标文件的错漏尤为重要。采用非模板化的采购文件，往往会因为采购人员水平不够，难以描述准确采购的要求，或工作疏忽导致未向供应商充分说明应答文件的编制要求，一会导致卖方不明白，增加答疑，修改采购文件，无法按即定采购时间应答；二会导致买方制作的应答文件粗糙，质量不高，应答不全，使得评审难以选出合适的卖方，增加流标等可能影响采购效率的情况。建议将采购文件模板化，这样使得采购内容完整准确，就可尽可能的减少工作失误，顺利保障采购实施按预订时间进度进行，减少不必要的延时甚至采购中断。采购方案、采购文件也应当经过公司相关部门甚至聘评外部专家进行评审，在采购规定时间内采用答疑或补充说明等手段来确保采购文件的准确性。

（2）编制清晰明确的技术规范书：向卖方说明了买方要购买的标的属性、技术参数、到货时时间要求、验收、售后要求等。清晰的描述，可以使供应商一目了然的知晓需求。技术规范模糊不清，或未完全表达采购意愿，会使得卖方难以理解或错误理解，会加大卖方应答文件编制的难度，甚至导致采购回来的标的难以满足我们的需求。技术规范应根据实际需求量体裁衣，编制合理的技术参数要求，技术条件要求过高，也会导致采购成本过高。因此，提升需求部门技术规范书拟定水平，完整规范编制技术规范书是保障和提升采购质量第一要素。

4.采购方案中，确定选择合理的专业评委组成评审小组是后期采购实施中有效评审的保证

采购评审过程中，评委的水平高低，专业适用与否，直接决定了评审结果的质量好坏。任何一个评委，不可能对所有专业及项目需求均有足够专业的知识水平底蕴和谈判技巧。采购方案中，预先确定好与需求、采购评审相适配的谈判人员的适用专业及来源，可以有效保障后期评审质量。目前，除开政府采购及企业招标以外的采购方式大多未采用评标专家库的专家来进行评审。这就要求企业为保障优质的完成采购目标，合理的制定公司采购谈判管理办法，组成相对专业的评审专家库显得至关重要。

5.采购方案中，选择确定采购传播的媒体渠道

媒体的传播及被阅知的范围越广泛，才可吸引足够多、优质的潜在供应商参与竞争，从而使得竞争更充分，使企业采购更具经济性。

6.采购方案可在企业采购管理期间发挥出监督职能

当前，大部分企业对于采购计划管理重视力度不足，它们简单的认为依靠人为的制定采购计划没有什么实质性作用，在购买的时候只需要遵循价格成本低的原则便可以了，受这种想法的影响，很多企业在购买的时候没有制定完善的采购计划，使得跟多企业发生盲目购买的现象。在采购实施过程中，对比制定的采购方案，有效的对采购行为加以管理和监督，以此确保采购计划管理活动的合理性，以此实现对采购活动的全面实施和管理。

三、企业采购的改进措施

1.增加管理意识

首先，企业领导人员要以身作则，转换自身落后的想法，主动学习法律法规，全面了解和认识到采购方案的计划管理重要性，加强对采购方案的重视力度。其次，采购人员要详细的调查市场情况，将满足市场需求当做购买的主要依据，然后根据企业生产活动和需要生产产品的数量来确定类型。最后，在决定需要购买之后，企业采购人员需要制定详细的采购方案，并且建立健全的业务链管理系统，以此全面监督和管理整个采购过程。此外，在制定采购方案的时候，要在满足市场需求的基础上进行，然后使用科学的方法加以计算，确保其合理性。

2.提高业务水平

采购人员的业务水平决定了采购方案的基础。当前，在大部分企业中，都面临采购人员整体业务水平低下、专业能力不高能问题，这些现状的出现无法满足新形势下新采购实际需求，大部分采購人员没有全面了解市场情况，设计出来的采购方案不完善，使得流标现象严重，严重拉低了采购工作的工作效率。企业需要根据自身实际情况，可建立专门的采购机构，加强对采购人员的培训工作，提升工作效率。

3.与企业廉洁风险管控要求相结合，加强采购的评估评价工作

加强对采购人员、评标专家、供应商管理，制订、落实廉洁风险防控措施，增强廉洁操作意识。采购工作需要及时总结，评估评价，重点加强项目审批、采购方式、采购方案会审等关键环节的风险防范，对采购方案的合法性、流程完整性、采购过程的合规性等廉洁风险进行管控，把廉洁风险防控进流程，到岗位，进一步规范权力运作。

四、结语

制定科学的采购方案，内部生产管理中，合理的进行采购都可以确保采购活动的正常实施，增强企业竞争水平，确保企业在市场竞争中能稳定运行。从以上论述可以看出，采购方案管理作为企业计划管理中重要的一部分，加强对采购方案的管理力度是很有必要的。完善的采购方案不仅可以提升企业经济效益，同时还能够使企业呈现良好的发展方向，确保企业稳定运营。

参考文献：

[1]吴昭辉.集中采购模式下富士康科技集团采购管理研究[D].兰州大学，2015.

[2]杨振.全球化背景下供应链优化的集中采购管理及案例分析[D].浙江工业大学，2015.