档案管理在单位发展中的作用发挥

孙守梅

摘要：档案管理是衡量一个单位主要业绩与管理工作水平的重要标准，同时科学规范的档案管理还可方便单位领导的查阅，并依据所记录的档案来全面掌握单位的主要情况，并及时制定相关策略以及调整，另外，也可为社会各界对单位业绩与整体情况进行分析提供重要依据，从而选择出适合进行合作的机关，然而随着现在社会与经济的不断发展与进步，对事业单位的档案管理工作提出了更高的要求，只有不断的创新与改革才能更好的进行档案管理，虽然档案工作已经在不断的完善，但是目前我国事业单位的档案管理工作中仍然存在着许多的问题，本文作者针对这些问题进行深入研究，并最终探讨出提高单位档案管理水平的有效策略。

关键词：档案管理；单位发展；管理水平；作用

引言：档案工作在整个事业单位运营中承担着“后勤”角色，虽不在前“冲锋陷阵”，但以其殷实厚重的信息资源支撑事业单位日常经营运转，档案的情报价值、评审价值等固有特性使事业单位档案在事业单位发展中发挥了重要作用，档案是事业单位发展的有力支撑。

一、事业单位单位进行档案管理的意义

（一）事业单位档案的情报价值

档案在科研设计中具有重要的查考价值，科研档案是一个单位在产品设计研发过程中的重要技术依据，在整个事业单位战略规划过程中被纳入整个发展项目规划，被纳入单位领导议事日程，纳入单位工作计划，纳入单位的职工经济责任制。之所以如此，主要依仗于科研档案的重要查考价值，因为在开发产品的过程中，研发技术具有可持续性、连续性，对于科研人员具有无可替代的参考价值。事业单位产品的研发工作是一个从无到有的过程，在事业单位的整个运营战略中处于上游，具有总揽全局的战略地位。

（二）事业单位档案的评审价值

档案是历史真相的再现，具有一定的法律效力，以其书面性、客观性、真实性而成为最具说服力的证据凸显其巨大作用。笔者之前所在公司曾遇到此类事情，单位得到上级紧急通知要审计财务。由于时间紧任务重，需要通宵工作，为此，档案部门作了事前的材料准备。由于年度较多，需要提供涉及生产、经营、财务管理诸多方面的档案。从档案的归档到编目、整理、保管等诸多环节，都是在为档案今后价值的发挥做准备，这些准备过程就是日常的养兵、练兵阶段，养兵练兵乃是用兵基础。

（三）事业单位档案的维权价值

当下，各单位基础设施建设日新月异，项目档案骤增，这些项目档案涉及科研生产、技术改造等基础建设项目。这些项目在可行性研究报告、建设过程中，竣工阶段都需要全方位的质量监督、财务监督、责任监督。事业单位档案在这些项目建设过程中，无疑成为强有力的可查信息资源，扮演着维护事业单位权益的重要角色。从这个意义上讲，事业单位档案成为维护事业单位权益的重要法宝，其重要性可见一斑。

二、当前事业单位档案管理的工作现状

（一）管理理念落后影响档案作用的发挥

档案管理水平的高低决定了档案作用的发挥程度。档案管理水平越高，档案对事业单位经营的支撑作用就越大，反之亦然。许多事业单位由于管理理念落后，管理制度不健全，在档案管理上存在着许多问题。一是档案管理分散，如对行政档案、财务档案、人事档案、产品档案、设备档案以及其他类型的档案实行分散管理，形成各个信息孤岛，阻碍了事业单位内部档案信息资源的交流和共享；二是存在档案文件材料收集不完整、归档整理不规范、归档率低等问题；三是存在档案著录不标准、著录项目不全、检索困难、查准率较低等问题，降低了档案的利用效率。

（二）档案管理分散，不利于资源共享

档案管理基本原则要求档案管理工作实行统一领导，分级管理方式，保护档案的安全，这样有助于资源共享。事业单位档案管理在事业單位运行中发挥着重要作用，需要长远保存的档案要由事业单位档案部门统一管理，其他各部门不能分散管理，也不能把档案据为己有。统一管理有助于维护事业单位档案的完整性，提高档案的安全性。

三、加强事业单位档案管理工作的几点思考

（一）强化责任意识，健全机构

事业单位档案工作贯穿于事业单位的各个部门与层次，是事业单位的信息资源，因而事业单位领导者需要将档案管理例如事业单位管理工作的重要日程，提升对其重视程度，同其他工作同安排、同研究，定期召开档案工作会议，协调并部署档案工作中的问题。同时，需加强档案工作制度建设与网络管理建设，落实责任制，保障档案工作的基本专项经费，并将其列入事业单位发展计划当中。

（二）强化培训，提高业务素质

一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，事业单位及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。要形成基层事业单位与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐[发展的格局，定期或不定期地深入事业单位检查指导档案工作，发现问题，要及时通报，督促整改，力促规范。

（三）服务创新

同传统的档案利用服务相比，信息时代下文件档案服务工作更具全面性与灵活性，有了更大的创新与发展空间。针对现代化事业单位档案工作的服务创新，首先，要树立起信息服务的理念，强调主动服务，因而档案管理人员需要对信息的来源于信息共享保持高度重视，需不间断地保持信息的新鲜程度，了解档案用户的潜在需求，针对性地规划出服务内容与形式。同时，在信息服务的方式上，要充分考虑用户信息需求，为用户提供一个专门的信息利用平台，过滤掉用户不需要的信息，帮助用户快速、准确地得到想要的信息。促进档案服务的人性化与主动性。此外，需建立起信息专题，深层加工信息形成信息产品，促进信息资源的共享，突出事业单位用户权益。

结束语

总而言之，随着我国社会经济与科学的不断发展，事业单位中对档案的管理工作提出了更高的要求，在这样的新形势下，单位的档案管理工作不单要符合单位运行的特点与发展趋势，同时还要兼顾到良好的可拓展性，这就要求事业单位单位以及内部档案管理相关人员充分重视档案管理工作的重要性，建立科学、规范的档案管理制度，强化档案工作人员的专业知识与创新意识，运用现代化科技手段，为事业单位在市场的激烈竞争中能够更好的立足与发展提供有力保障。

参考文献：

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