浅议高校财务档案的管理工作

张妍妮

【摘 要】近年来，随着数字化智能技术在财务管理工作中的应用普及，高校的财务工作在效率及准确性方面得到了极大的提升。电子设备作为多媒体媒介，在“无纸化”趋势中发挥着重要作用。原始凭证、票据、清单等财务档案资料也突破了其原有物理性的限制，在保存时间上达到了可持续性。这对高校财务档案的管理工作起到了进步意义。本文重点介绍数字化背景下高校财务档案的管理工作出现的新特点，新问题及解决方案。

【关键词】高校；财务；档案；管理

一、高校财务档案的特征

高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料[1]。这些材料具有以下特性：

（一）原始性

财务档案是各项经济往来的第一手资料，记录了高校在运营过程中每一笔收入和支出的凭证，通过原始的财务档案，查阅者可以准确还原出当时财务往来的种种细节和过程，使高校的各类财务决策做到了有据可循。原始性是高校财务档案最重要的性质，决定了财务档案管理工作的意义。

（二）关联性

高校财务档案中包括的内容，基本涵盖高校建设、学生管理、职工管理等方方面面，关联性非常强。新校区建设、实验设备采购资金体现了高校的建设力度；学费、教材费用缴纳与学生管理工作密不可分；教职工基本工资、绩效工资支出体现了职工待遇……可以说，财务档案侧面反映了高校方方面面的发展历程。

（三）可利用性

财务部门收集整理相关档案后，通过提取纸质凭证中的有效信息并加以数字化处理，使数据分析与数据挖掘成为可能；数字化后的凭证信息，可以通过建模函数的运算，为以后高校财务预算、资金分配提供科学的参考数据，惠及与高校相关的各项工作的开展。

二、高校财务档案管理工作中存在的问题

（一）重收集轻整理

根据我国《会计档案管理办法》相关规定，会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；会计账簿，财务会计报告及其他具有保存价值的会计资料都应进行归档。由于会计档案的真实性及重要性众所周知，所以高校财务人员普遍归档意识较强，对财务档案的收集存有谨慎的态度。然而，财务档案的管理不只局限于收集，更应及时分类归档整理，确保收集到的档案有效、有用。首先，某些高校还存在收集到的档案没有及时归档整理，等归档时却发现资料并不完整的情况。其次，收集的财务档案应按照级别和相关规定定期销毁，以节省空间及人力，在这一点上，高校财务档案管理人员普遍做的还不够积极主动。

（二）重存档轻利用

高校财务档案普遍是作为凭证依据进行保管的，在利用方面尚不能完全发挥其作用。由于会计档案限于纸质版保管和查询，高校人员无法在系统上进行多维度的查询、搜索、调阅[2]。现实中，查阅财务档案是一件非常繁琐的事，由于保密级别不同，查阅人员的权限需要认证，往往很少有人愿意大费周章去库房查询纸质版档案资料，所以造成财务档案的利用率低，甚至无法利用。在信息化的大环境下，高校财务部门并没分散出精力兼顾财务档案利用的问题，这样就出现了设备先进，但管理方式落后的差异。

（三）人员配置及管理系统不到位

首先，在人员安排上，财务部门习惯将年轻力量投入到工作量大、涉外等岗位上，对于财务档案的管理，缺乏具有科学理念的专职人员。高校财务档案的管理人员，普遍存在年龄偏大、专业素质不高的情况。其次，高校财务档案管理是专业性很强的工作，需要有适合的管理系统协助档案分类、整理及归档，但是现行的档案管理系统数量较少，其中适合用作高校财务档案管理的系统更是凤毛麟角。第三，高校财务档案的管理工作需要的人员既应具备财务方面知识又有档案学背景，这种人才十分缺乏。

三、完善高校财务档案管理工作的对策

（一）完善高校财务档案整理、归纳及销毁制度

为保障高校财务档案的真实性、凭证性及保密性，在具体管理过程中，应确定长效机制：一方面参考《会计档案管理办法》制定符合高校特点，适应高校需求且专业性强的财务档案管理制度体系；另一方面严格按照相关制度进行归档整理，出现问题严格问责，对超期未能归档的情况落实责任到人，在具体的实施过程中做到有规可依，有规必依。

（二）充分挖掘高校财务档案的价值，提高利用率

一是开发适合高校财务档案管理的检索系统，将财务档案进行智能化分类、分级，规定使用权限，完善认证信息，实现查阅档案的自动化处理；二是加快高校财务档案的数字化进程，将财务档案中有大量票据、发票及对账单据等难保存、易损耗的资料，利用扫描仪、相机及DV等仪器逐一复制，真正实现纸质档案的持续性保存；三是投入专门力量从事信息挖掘工作，信息挖掘建立在实际需求的基础之上，高校应充分发挥财务档案的关联性特点，在信息挖掘的层面大做文章，为高校各项建设提供科学的决策依据。

（三）加大投入，提升相关人员专业素养

高校一方面应组织相关人员进行档案知识、保护方法及保管利用的相关培训，在具体工作中不但要求具有扎实的专业知识，合理的知识结构，更要注重职工的职业素养建设[3]，从源头提高财务档案的管理質量；另一方面高校领导应高度重视财务档案管理工作，有条件的要设立专门的财务档案管理室，没有条件的高校也应设置兼职的管理员，使财务档案真正发挥其应有的作用。

【参考文献】

[1]原源， 邓菀菁， 李昕. 对高校财务档案管理工作的思考[J]. 经济师， 2016， （01）： 247-248

[2]张慧娟. 信息化环境下高校财务档案管理思考[J]. 现代营销（下旬刊）， 2018， （05）： 214-214

[3]王利荣. 浅析高校财务会计档案管理的内部控制建设[J]. 内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版）， 2018， （01）： 126-128