在出版企业财务管理信息化进程中利用ERP的实践与思考

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【摘要】本文阐述了财务管理信息化推进的必要性和对企业发展的积极影响，同时ERP系统作为加强信息化建设的重要手段也很好地推动了财务精细化管理以及财务转型。通过参与从初步设计到上线一年多以来的过程，笔者思考了ERP系统真正能给环节多、批次小、品种杂的出版企业及其会计信息、会计人员带来的正面效用，总结了经验，并对后续升级维护的方向提出了畅想。

【关键词】财务管理信息化；ERP实施；管理会计

一、财务管理信息化发展的意义和必要性

2016年6月22日，财政部发布《管理会计基本指引》，其中第二章“应用环境中”提到“单位应将管理会计信息化需求纳人信息系统规划”，说明国家在财务转型的大背景下对财务信息及其信息系统提出了更高的要求。

从自身需求来说，出版企业自2009年逐步改制成为现代企业后就进入到市场竞争中，绩效考核及生存的压力、业务量及图书品种的大幅上升都对企业管理的精细化程度有了更多的需求，需要一个强大的信息系统进行全方位整合化地管理，才能使财务信息的决策支持功能进一步提升。

二、ERP在财务管理信息化发展中的角色

由于外部及内部的需求，ERP系统作为加强信息化建设的重要手段自进入中国市场以来就受到企业的热捧。ERP不仅仅是一个信息操作系统，也可以说是整个企业经营理念以及管理思路的一个互联网技术化的体现，即通过互联网技术贯穿了企业从头到尾的的业务经营活动以及管理流程。通过ERP系统，企业可以通过信息的大整合进一步优化资源配置，提升管理效率和经营效率，进而提升企业的核心竞争力。

就特殊的出版企业而言，ERP系统贯穿了从责任编辑申报选题到最终的发行回款及财务入账环节，所有环节密切联系，相关信息一次录入，全系統内共享，这样不仅提高各环节效率，同时也能避免重复性工作及资源浪费，规避信息孤岛。此外，财务数据来源于经办的业务人员，减少财务人员的录入误差，更重要的是能使财务数据更客观、准确、及时地反映业务，从而更具相关性，为实现真正意义上的业务和财务的有机融合奠定基础。由于业财融合是管理会计的重要原则，所以ERP系统能够较大力度地促进财务会计由传统的事后核算型到价值创造型的转变。

三、ERP系统上线后带来的积极影响

2017年以来笔者作为财务部项目对接入参与了ERP系统的整个上线过程，经过一年多的设计、研发、测试、调整后，ERP系统已经在企业内部基本顺畅使用，并发挥着如下正面的作用。

（一）财务部门在读人、审核责任编辑提交并经领导审核的图书成本支付单据后，系统能够自动生成相应的记账凭证以及单书成本统计表等。在这个过程中，财务人员的工作重心从原先的录人整理工作转移到复核和调整原始录入数据，这样可以减少财务人员因手工录入而出现的失误，从而大大提高了成本归集过程中财务人员的工作效率和正确率。

（二）财务人员承担的角色也发生了改变。财务人员从“事后会计”转为“过程会计”，以前是在收入利润形成后做账生成报表，现在通过全流程系统参与到整个业务过程中，监督核算的同时还可以给业务人员和管理层出谋划策，创造价值。此外，从事务性会计工作中抽离的财务人员可以将更多的精力放在后期的数据分析中，推动财务人员向复合型人才方向发展，为管理层提供更多前瞻性的信息支持，为财务转型打下基础。

（三）在使用ERP软件之前，编印环节、发行环节、财务环节各使用一个独立的操作系统，使得数据滞后、信息重复录入、资源浪费的现象随着业务量、图书品种的增加变得更为严重。而ERP系统使用以后，编印发所有环节的数据保持了一致性以及共享性。所有的数据信息汇总到财务结算环节，使得财务部门成为一个天然的数据中心，大大提高了财务数据的深度与广度，为财务部门的决策支持职能奠定基础。

（四）各部门沟通协调更加顺畅，形成了很好的协同效应。如ERP系统中的发行回款结算功能，一旦查询到某张销售单据回款后，财务人员就会在销售系统中做单据结算处理，发行业务员通过查询系统就能知晓，不需要像之前一样逐笔与财务部门核对，再去手工整理自己的销售台账或者向客户催款。

（五）提高了管理者在各业务环节的掌控力。ERP系统打破了原来较为单一的仅能按部门或者会计科目为依据的统计模式，现可以从收入出发做客户群统计，从成本出发比较各家印刷厂等，为精细化管理提供新思路。

（六）ERP系统现已实现使用终端多元化，各级管理人员除办公电脑外，还可以通过手机客户端操作系统，不仅能够随时查询到想要的数据，出差在外也不会影响内部业务流程的审批，极大地提高了工作效率。

（七）ERP系统能够处理、采集和存储大量的非财务数据，成本信息来源于生产经营数据，管理层和财务部门可以更好地实现对编印发全流程的监督，加强内部控制，提升企业价值。

（八）通过初步设计ERP系统中各板块的业务流程，企业可以趁机梳理、合并自身的业务环节，弃掉意义不大的环节，在规范的前提下给流程减负，提高工作效率。

四、上线过程中留下的经验

（一）切忌操之过急，无论是在环节设计还是数据准确性上，前期的基础一定要打牢，返工将会耗费比新项目更多的人力物力，造成不必要的资源浪费。

（二）在软件程序设计初期，无论多尽善尽美，后期一定存在需调整改进的地方，所以在程序初设时应给后期的修改“留有余地，，。

（三）在整个开发过程中需与软件工程师的反复沟通、紧密联系，力保设计人员深入理解所有业务环节，制定出符合企业自身实际情况的软件操作流程，真正实现业务环节与自动化信息系统融合在一起，和出版工作形成一种良性的互动，这就是所谓的“接地气”。同时应重视对各环节关键人员的培训工作，否则无法真正发挥ERP系统的实际效用。

（四）初始化数据在录入新系统前后均要反复核对调试，务必要避免数据在新旧系统衔接不上的情况。

（五）新旧系统需并行一段时间，定期比对新旧系统业务数据，同时测试系统是否真的已经达到实际使用的基本要求，是否与工作实际结合地很好，为后期的升级维护提供新思路。

（六）领导的重视是系统成功上线运行的一个重要因素。虽然在设计时会尽量符合企业已有的工作流程，让员工使用系统时不会感觉变化太大，但毕竟要打破原先的工作模式，且系统的反复调试过程中难免会带来一些工作上的负面情绪，出现拖延推诿等现象，这时候就需要领导从思想上认识到系统对于企业发展壮大的重要性，大力推进，亲自督办。

（七）ERP系统设计研发过程中应尽可能多地在系统中设置自动计算部分，减少人工输入，如自动计算码洋、千印张、稿酬税等，这样就能尽可能地减少人为失误导致的误差。

五、关于未来二次开发的展望

虽然事前已诸多考虑，力求尽善尽美，笔者在运行一段时间后认为现行的ERP系统仍有可进一步提升的空间。

（一）通过系统推进全面预算管理。在没有ERP系统的情况下，原来的预算工作其实并没有真正操作执行，所谓的预算数据大多是财务部门在前一年的实际发生数上稍作调整，应付过去。现在有了ERP系统，大量的业务数据汇聚其中，各部门人员也参与进来，预算再也不是“无源之水”。此外，初步预算形成后可以在系统中设置预算数据，这样就可以随时显示出实际发生数与预算数的比例关系，例如管理者可以随时监控收入的完成比例或者费用的超支情况，以便调整下一步管理思路。

（二）现已在成本系统实现自动生成记账凭证，笔者预想所有的费用单据也可以照此执行，同时通过扫描等技术将报销的原始凭证也存档在系统中，便于随时审核、调阅等，这样也能免除财务人员一查账就钻入堆积成山的会计凭证中的惨状。

（三）进一步提升系统的智能程度，尽量增加自动计算环节。如开发启用人力资源系统，在人力部门设定好相应系数以后，系统就能自动计算出当月的应发工资和个所税，需进行个别调整的情况下才进行人为干预。

六、结束语

毫无疑问地，财务信息化的进一步建设需要大量资金支持，且ERP系统在上线过程中会耗费企业大量的人力物力，但實践证明这对于企业的长远发展是一件“功在当下，利在千秋”的好事，不仅能让企业的管理整体更上一层楼，还为财务向管理会计方向转型提供技术支持。同时技术的进步也对财务人员提出了更高的要求，不仅要掌握财务知识，还要懂业务、懂发展、懂趋势、懂沟通，这样才能“人机合一”，发挥出ERP系统真正的效用，让企业在市场竟争中立于不败之地。

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