电子文件对档案工作的影响及对策分析

李江英

【摘要】档案管理工作中的电子文件一般是企业在各项工作活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等介质媒体为載体的储存资料。这种资料的管理和维护对于后期工作具有重要的意义，因此档案工作需要针对这类电子文件进行科学有效的管理。本文将以油田企业的档案管理工作为主要调查对象，研究电子文件的处理模式以及对档案工作的影响，并针对管理漏洞提出相应的整改对策，加强电子文件档案的安全管理。

【关键词】电子文件；档案工作；影响；对策

引言

电子文件的工作形式是现代办公设备的主要处理形式，任何工作需求都需要经由计算机进行处理和传递。因此，有必要针对电子文件对档案工作的影响开展调查，探讨更有效的档案维护管理工作，创建一套比较成熟的档案工作体系。本文将针对电子文件的工作形式和档案工作的发展现状进行探讨，研究可以提高和改善的关键因素。

一、电子文件对档案工作的意义

现代办公模式都是采用计算机电信技术，利用电子设备及媒体进行处理和传递，速度比较快，对于档案工作来说也具有一定帮助作用。通过这类电子文件的储存和维护，档案工作的速度能够大大提升，也不再受时间和距离的影响。由此可见，档案工作中如果能够全面电信化，会增大工作效率，并且扩大储存空间，使得工作中需要用到的各类档案数据有更全面的发展空间。总而言之，电子文件对档案工作具有重要意义，需要提高对企业内部文件资料的电子化管理程度。

二、电子文件对档案工作的影响

（一）对档案本质属性的影响

传统的档案记录是采用纸质形式的，这种原始的记录性是档案的本质属性，对于工作来说具有中岛的指向性。而采用了电子文件的形式之后，就对这种原始的保护效果削弱了。因为电子文件的记录形式可以随意修改，不像传统纸质媒介的这种原始记录性，一旦呈现在了档案表格上就无法更改的特殊性质。这是电子文件对档案工作的主要影响因素，会在一些复杂多元化的工作中带来取证困难，无法调查处它的原始记录是怎样。而档案的管理和维护主要就在于档案数据的各方面综合信息保护，一定要对这类档案本质属性提起重视，选择合适的保护方案和记录流程。

（二）对档案来源原则的影响

在油田企业的档案管理中，来源原则是非常关键的数据信息。但是在实际调查中发现，采用电子文件的档案管理方式会抹消掉掉档案来源原则的细节，包括两个方面：外部来源和内部来源。这种档案的维护和管理形式是富有争议的，我们在进行档案维护工作时，需要针对这些细节进行调查和探讨，选择更有效率的处理模式。例如，从外部来看档案的来源原则是尊重全宗，这种档案的数据管理形式是比较科学化的。但是采用电子文件的管理形式基本上是从内部来看，虽然做到了尊重原始顺序，但是无法做出统一同步的归集整理。由此看来，电子文件对档案工作具有一定的影响力。

（三）对档案工作研究内容的影响

以往的档案整理都是以纸质档案为主要对象，现在的办公场所基本上都采用了无纸化的电子文件，这种发展趋势是比较好的，但是对档案工作的研究内容产生了一些影响。这种现状出现以后，容易对油田企业内部档案的管理工作产生一定的阻碍作用，如果想要改善档案工作的管理进程，需要及时进行定向清理，并且针对电子文件和数据资料的主体对象选择可靠的档案整改方向。由此可见，电子文件的兴起对档案管理工作而言产生了变化，其研究模式和整理方法都有了质的改变。

三、档案工作的发展和改善对策

（一）认真贯彻实施《档案法》，进行系统化管理

对档案管理进行系统化的管理，有助于收集和归纳不同媒介的档案数据，主要针对电子文件形式的数据。这样认真贯彻实施《档案法》有助于提高档案部门的管理效率。有其面对现在电子文件对档案本身的主体属性的影响，可以从提高管理人员的素质水平，发展全面化的档案管理流程，保证档案数据的系统化归集有更合适的整改方向。

（二）积极争取各级领导支持，落实档案管理组织机构

油田企业的有关部门在发展和改善档案管理工作时，需要结合档案管理进程中的人力、物力、财力等各个因素，落实好实际工作，分配给各级管理工作者相应的档案收集和归纳工作。在执行各项改善措施时，也要得到各级领导的支持，针对电子文件对档案来源原则的影响情况，做出细节化的改善，提高档案安全管理的各方条件。这种从落实档案管理组织机构的改良对策，对于电子文件的加强管理是最有效果，而能够帮助各级领导和工作人员全面认识电子文件和档案工作的紧密联系，从而更好的开展工作。档案管理等各方面的工作内容比较细致，需要积极争取各部门同事的配合，一起落实档案管理组织机构的具体工作，最主要的还是减小电子文件对档案工作的影响，需要从各个细节着手，改进档案工作的日常维护流程。

（三）随时监督指导档案工作，跟随网络化、数字化步伐

在进行档案管理工作时，要注意做好日常的档案保护流程，并且跟随网络化、数字化的步伐，随时监督和指导同级档案的管理工作。档案数据作为油田企业的重要内部资源，必须要定期的检查和督促，提高文档归集和整理的效率。目前，电子文件对档案工作的主要影响在于工作内容和研究内容方面，要注意深入档案本身，选择符合工作性质的管理模式，提高档案管理本身的数字化记录效果。这样的工作形式才是具有新时代高效率的档案工作模式。电子文件对档案工作的影响是很明显，但是，可以通过随时监督指导的模式，改善档案工作的管理，做好网络化、数字化的跟进调度，确保能够按照工作需要随时整理和归纳好恰当的数据档案，配合各部门的工作。

结束语：通过以上分析就可以看出，企业内部档案的具体工作随着电子文件的兴起，都产生了一些变化和影响，需要根据日常维护和管理工作选择更有效率的发展方向和改善对策，这样才可以更好地完成档案工作的日常内容。

参考文献：

[1]赵生辉；中国少数民族语言电子文件集成管理的体系架构研究[D].武汉大学，2012（6）：34-40.

[2]谢诗艺.档案安全综合评估实现模型研究[J].浙江档案，2013（7）165-176.

[3]许林；电子文件安全管理系统设计与实现[D].电子科技大学，2012（12）22-29.

[4]马丽；中国电子文件安全管理指导思想演变过程研究[D].辽宁大学，2012（1）：13-32.