新形势下档案管理工作的规范化探讨

孟祥峰

【摘要】新形势下，随着信息时代的到来，档案管理工作的重要性越来越高，由此对档案管理工作的规范化的要求也越来越高。本文首先阐述了档案管理工作的重要性，并分析了档案管理工作的现状，进而提出了现阶段档案管理工作规范化的主要措施，希望能够促进档案管理工作顺利开展。

【关键词】档案管理工作 大数据 规范化

档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。档案管理也成为档案工作，是指将档案信息和档案实体进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理工作对我国现代机关企事业单位的制度和健康发展起着至关重要的作用，特别是对一个单位的科学化管理、发展、进步会起到不可估量的作用。

传统的档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理工作。一是资料收集手段落后；二是管理方式落后；三是服务方式单调。只满足于工作需要，缺乏将工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识，电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机结合，这种文件称为“多媒体文件”。多媒体文件图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

一、档案管理工作的重要性

科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，對研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位整体发展状况和经营成果。档案管理成果同单位经营管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式，决定着单位的商业版图和未来发展，对于实现该单位经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，规范档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中竟争力具有重要意义。

二、档案管理工作的现状

（一）不重视档案管理工作

档案管理工作在各行业中都发挥着重要的作用，能够提供与工作相关的重要信息，还能帮助工作人员减少查看资料信息的时间。但是，很多工作人员并没有意识到档案管理工作的重要性，从而会出现工作不认真的现象，导致相关工作措施不能得到落实，并且不能保证档案的完整和安全。此外，很多行业的领导也不重视档案管理工作，在档案管理方面的投入非常少。

（二）档案管理工作的制度不完善

档案作为永久保存资料，储存有海量的信息资源，是信息资源的聚焦体，但是由于管理方式的落后、工作制度不完善等原因，这些信息资源宝藏并没有得到有效地开发和利用。目前，我国很多行业的档案管理工作并没有制定完善的管理制度，从而导致档案管理工作人员频频出错，从而会影响工作效率。同时，由于没有完善的档案管理工作制度，导致很多工作人员都是根据自己的经验和前人的经验管理档案，经常出现档案丢失的现象。

（三）档案管理工作人员素质较低

目前，大数据伴随着云计算、移动互联网、物联网等信息技术的成熟而迅速发展，在大数据时代背景下，电子文件的管理、档案数据的存储与备份等，很多岗位都需要知识型人才，档案管理工作也是如此，相比其他职位来说，更加需要知识型人才。目前，纸质档案开始向电子档案转变，这就要求工作人员要能熟练操作计算机，还要有专业的档案管理知识。但是，我国各行业普遍存在档案管理人员素质较低的问题。很多档案管理人员的文化水平低，也不具备相应的专业知识，对档案管理流程更是不了解。同时，一些档案人员都是从其他部门转过来的，还有相当一部分是兼职。此外，很多档案管理年龄都很大，也不能熟练操作计算机，不利于档案管理信息化。

三、切实加强依法管理档案的工作力度

（一）加强顶层设计，严格规范标准

各省、地市级档案行政管理部门要加强与省、地市级民政、社工等部门的沟通协调，争取相关部门对档案管理工作的理解和支持，做好各省、地市档案行政规范性文件的制定工作，协调与民政、社工等部门共同制发。积极组织地市县级档案局做好规范性文件的宣贯，确定工作目标，提出工作标准，明确工作要求。同时加强对档案管理工作的宏观监督指导和调研工作，发现各部门好的做法，及时认真研究，总结经验，树立典型，做好宣传和推广，以点带面，带动整个区域地区档案管理工作全面提升。

（二）加强建章立制，抓好层层落实

档案部门领导要通过各种途径，加强与主管机关的沟通与联系，争取当地行政管理部门的支持，为档案管理工作的开展创造必要的条件。要明确一名分管领导具体负责档案工作，选用责任心强、业务素质好的同志担任专（兼）职档案人员。要在构建和谐外部大环境的基础上，营造良好的档案管理工作小环境，最大程度上保持档案管理人员岗位的相对稳定，通过提供晋升机会和待遇等方法，加强对档案管理人员的岗位吸引力，使档案管理工作开展得更好。

（三）提高档案管理人员的职业素养

档案管理工作可以说是各行业工作的重中之重，因此各行业要重视档案管理工作，不断提升档案管理人员的职业素养。首先，档案管理人员要认清自己的工作职责，摆正自己的工作位置，要坚守岗位，履行职责。其次，档案管理人员要定时对档案进行查验，要及时找回出现遗漏的档案，从而提高档案管理的效率。最后，在进行档案管理工作的同时，档案管理工作人员也要不断创新管理观念，要随着时代变化不断更新观念，避免出现思想观念过于陈旧。

四、结语

综上所述，档案管理工作的规范化不仅能够提升地方管理部门的政绩，还能通过合理开发档案服务工作，提升档案管理部门的服务水平，同时对档案管理工作者自身价值的体现也起着重要的作用。现在，我们必须抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国社会制度特有的管理优势，实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化，与时俱进，开拓创新，创造档案管理工作的新局面。