新时期档案管理的模式探析

孙佳奇

【摘要】中国特色社会主义进入新时代，我国的各项事业也蓬勃的发展，在档案管理方面，如果我们不能跟上时代的变迁，那我们就会被社会发展的大潮所淘汰，最后也无法真正的发挥档案管理部门的作用。

【关键词】档案 管理 模式 探析

中国特色社会主义进入新时代，我国的各项事业也蓬勃的发展，在档案管理方面，如果我们不能跟上时代的变迁，那我们就会被社会发展的大潮所淘汰，最后也无法真正的发挥档案管理部门的作用。所以，在新的时代背景下，对档案进行新的模式探索，有利于档案管理部门的自身建设。

一、档案管理系统的建设与开发

（1）计算机系统开发。在信息化时代，进行计算机信息化档案管理系统开发具有重要的意义。在经过调研、考察、立项、招标、开发等详细的过程之后，开发出符合本单位的档案管理系统，成了当前档案管理部门应该进行的主要工作，从而方便自身的档案管理工作，也方便了人民群众的查询。

（2）组织结构调整。在进行结构调整过程中，我们要本着优化的原则，对现有的档案架构进行优化，然后逐渐完善，采用统一规划、分级管理、按单位分布应用、数据集中存储、实体属地管理、数据逐级移交的总体管理模式。在实际的工作过程中，我们要不断的更新，不断的探索，找出适合我们自身发展的档案分级管理模式。

（3）系统功能完善。档案管理根据其特点可以分为收集管理、档案管理、档案利用、信息开发、系统维护等五大功能模块，实现文档管理业务的全过程、全方位的计算机管理，包括各种方式渠道的信息收集和实体收集、各种模式的信息整理和档案整理、实体档案保管和电子档案存储、档案信息综合开发和利用及实体档案利用、实体档案鉴定销毁和电子档案的销毁等管理功能。在这个方面，我们要与当前的时代特征体系相联系，尽可能的让系统功能更加完善。

（4）计算机数字化建设。档案数字化模式己经成为当前档案管理的主要的储存方式，它的强大的存储功能远远优于纸质档案的管理，它的弱点是要对计算机系统进行维护，防止数据丢失，防止数据库损坏。当然同时，也要保护好纸质档案，以免由于工作人员的疏忽造成电子资料上传错误。

（5）完善保障体系。安全保障体系上采取配备保护系统安全的软硬件设施和建立安全保障制度的方法，通过定期备份、权限管理、水印加密、网络控制等措施实现在安全体系下的档案利用、信息传递和资源共享，安全体系。同时注意权限的分配和加密工作，防止由于权限漏洞和保密工作不足造成档案机密泄露，给单位和企业带来损失。

（6）检索利用。档案管理系统全文检索系统内嵌快速OCR技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，同时嵌入档案信息服務网站之中，受到档案权限的管理和控制，与档案管理系统融为一体，利用者根据需求，调取利用文件，如需原件，可进行网上预约借阅，检索利用。这样一来，就可以更加便利的方便工作人员和查阅者查找档案。

（7）完善平台接口。平台接口就是采用开放的数据格式标准、统一的数据转换流程、集成的交换处理界面、便于扩展功能的模块化系统架构，无缝集成于OA平台、项目管理系统以及各项业务系统中，通过WEBSERVICE，实现人员CA身份认证、数据检索、数据传输和资源共享。尽量减少从普通的互联网接入，以免造成资料泄露。

二、档案管理系统完善的成效与创新

档案管理要根据各个单位的实际情况来不断的完善，这样也是一种符合单位发展的模式，对于我们人事保障部门来说，档案的管理来自于本区域内的各个系统，其复杂程度较高，所以，只有通过不断的完善才能够让档案的管理不断的推陈出新；同时，我们也要加强档案管理部门自身的素质，通过自身的不断提升，使自己的业务水平不断的完善，让档案管理工作能够更有效的开展。

（1）采用新的技术，完善档案管理系统。系统管理开发过程中，充分利用在线OCR技术、XML技术、图像处理技术、检索技术、数据交换技术、流数据文件浏览技术、高压缩比技术和系统接口技术等前沿的新技术、新方法、新模式，体现了档案信息化建设水平上的提升。我们在进行新的技术探究时，一定要按照新的技术的特点和我们自身档案管理的特点进行结合，有效的把档案管理工作开展下去，否则就会使档案管理工作出现难题，从而束缚档案管理工作的开展。

（2）数字查阅方式对传统查阅方式的挑战。数字化标签管理系统，使得档案管理区域简单化，但前期的准备工作却需要我们档案管理人员认真仔细，档案人员在档案整理中，将档案号和条形码通过打印设备打印出条码纸，档案利用者借阅档案时，档案人员使用条码扫描器对档案上条码读取，系统将自动读取条码信息，进行系统借阅，档案利用者可以通过档案网页查询到借阅信息，档案借阅过程采取系统管理方式，这都使传统的查阅方式受到了挑战，也是我们档案数字化管理的一个重大变化。

（3）档案信息的开放性程度加深。档案管理网页上有室藏职能、法规宣教、管理制度、管理表格、综合计划以及档案文件利用功能档案利用者可以通过管理网页调阅相关档案信息，这使得我们档案的管理工作变被动为主动，甚至可以和查阅者互动，这样都方便了档案管理者和查阅者，为档案管理工作带来了方便。

综上所述，在新的时代背景下，档案管理工作模式的探究，不仅需要技术上的支持，还需要我们广大档案管理人员的努力，如果不能够适应新的时代特点，那么，我们档案的管理工作就会给我们的工作带来包袱，让查阅者和管理者都很难开展工作，这是不符合为人民服务的宗旨的。

参考文献：

[1]吴加琪.多主体参与的区域档案信息资源共建共享机制研究[J].浙江档案，2016，（07）.

[2]李芬.高校档案信息化建设探讨[J].西部皮革，2016，（14）.

[3]陈伟光，金琴梅.档案综合管理建设研究[J].广东造船，2016，（03）.

[4]黄丽，王英.探析档案管理模式改革的困境与出路[J].办公室业务，2016，（13）.