谈电子信息档案同传统纸质档案的互补共存

王晓雪

[摘 要]社会经济的快速发展，对电子信息档案同传统纸质档案的互补共存工作带来了新的机遇与挑战，有必要对其具体方法展开深入研究与探讨，采取最优化的实施措施，保证其整体效果。本文介绍了纸质档案与电子档案的差异，以及电子档案与纸质档案整合管理的具体要求，并研究了信息化时代电子档案与纸质档案长期并存的途径。

[关键词]电子信息档案；传统纸质档案；互补；共存

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）31-0289-01

1 前言

在档案管理工作中，电子信息档案同传统纸质档案的互补共存是一项综合性较强的系统性工作，如何取得互补共存，优化档案管理效果，受到业内人士高度关注。本文从实际出发，对该课题进行了深入研究，阐述了个人的几点认识。

2 传统档案与电子档案互补共存的必然性

传统的纸质档案无法替代及容易鉴定的这些特性，使档案信息有更好的安全性与稳定的性，同时极具法律效力，在各种机构中都有着非常权威的地位，在这一点上，与电子档案相比，有着非常大的优势，所以在发展电子档案的同时也更应该加强对纸质档案的管理水平。

电子档案极易复制与传输的这一特点，使电子档案资料有更好的开放性，同时电子档案极易筛选，相关工作从开始到结束的一系列过程都通过电脑来实现，使档案管理人员的工作时间能够得到一个更为合理地利用，在对信息的调用上，也摆脱了传统地域上与时空上的限制，极大地提高了相关人员的效率。从这一点上看，电子信息档案是档案管理上的一个必然趋势。

3 纸质档案与电子档案的差异

3.1 原始性差异

纸质档案和电子档案都是伴随着工作活动的客观需要而形成的。历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。但是，除内容的真实性相同外，二者在形式上有很大的区别。纸质档案一般文件有主管者、作者的笔迹、机关印章，声像档还有当事人的形象或录像，表现出高度的原始性，反映了人们实践活动的真实历史面貌。纸质档案一旦发生涂改、伪造，人们可以通过笔迹、字迹的颜色辨别真假，其真实性、可靠性已被世人公认。电子文件省去了文件的起草、定稿、打印等程序，在电子计算机上增加、删除、补充、修改非常容易，且修改后不留痕迹，利用者真假难辨，易引发争端，发生纠纷，如果不采用专门技术措施，恐怕很难分清原件和复印件，有无更改痕迹更是无法确认，失去了原始性。

3.2 性能差异

电子档案与纸质档案都是人们在实践活动中形成的，用来指导现实工作的信息传输工具，有参考利用价值。事实上，传统的纸质档案信息是档案馆（室）收藏的各种文本文件，其信息服务功能主要是文本型档案文件的收集、整理、保管、检索和利用。而电子档案信息服务功能主要是以电子计算机、数据库和网络为基础，把文字、图像、声音、动画等信息存储在光盘、磁盘等声像载体上，通过计算机、网络等方式为用户提供服务。纸质档案有信息和载体的不可分离性，档案内容直接显示在载体上。电子文件具有信息和载体的可分离性，文件内容必须由相应的电子设备来显示，没有纸质档案的直读性、直观性、凭证性功能。

3.3 容量差异

在信息存贮上，纸质档案占地面积大、容量小，电子档案占地面积小、信息存贮量大，依赖计算机，趋向开放和网络化，借助电讯线路进行远距离、高速度传输，世界任何一个角落只要几秒钟，就可得到所需信息，在网络环境下实现资源共享。

4 电子档案与纸质档案整合管理的具体要求

4.1 同步归档。电子档案与纸质档案的审核和归档应尽量保持同步，严格遵循档案管理的相关要求，确保各项工作都能够保质保量的开展，在对电子档案和纸质档案审核完成后，要及时进行归档工作，将电子档案保存在硬盘中，并在归档后有所标记，以便于档案的查阅和使用。

4.2 同步整理。企业中电子档案和纸质档案众多，这两种档案在管理上有很大的差异性，如何能确保两种档案都能够及时的归档，就要求档案管理人员采取同步整理的方法，在编号上采取一致措施，确保信息规则一致，这样能够避免两种档案管理方法不一而出现混乱。促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。

4.3 同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是用计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

4.4 同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存。从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

5 信息化时代电子档案与纸质档案长期并存的途径

5.1 应用“双套制”的档案管理模式。“双套制”的档案包含了电子档案与纸质档案两种，实现“双套制”，就是确保纸质档案与电子档案在应用中并存。那么相关工作人员就要充分掌握这两种档案的特点及优劣势，在此基础上应用现代化技术建立对应的管理系统，在操作环节、保管环节和应用环节建立规范统一的通道，确保不同的档案在应用通道中实现自如快捷的转换，从而提高应用便捷性，弥补两种档案形式的劣势。比如针对电子档案需要永久保存的问题，那么可以提前将电子档案从计算机中拷贝出来，以纸质的形式再次表现与保存，确保其原始性得到恢复，保障依据性不被破坏。此外还可以将一些需要频繁应用的纸质档案转变为电子档案形式，提高其利用的开放性，实现纸质档案信息的共享目标。

5.2 建立健全档案管理制度。电子档案具有删改和可复制的特征，因此对电子档案进行的管理保护工作應贯穿整个生命周期中。因此，必须确保有科学合理健全的档案管理制度作为保障，才能预防档案在利用、删改的过程中不会导致信息的丢失。另外，工作人员还要关注电子档案载体格式转换的问题，确保其存在形式的多样性，并通过建立路径记录制度，对发生改变的情况进行全程记录，以保证电子档案信息的完整性与原始性。

5.3 及时改进并调整档案管理设施。无论是电子档案或是纸质档案，其维护工作都需要完善的保管条件加以保障，才有一定的安全性。众所周知，纸质档案的管理工作中最小的管理单位为“件”，一旦单位总数过多就会给库房增加压力，电子档案的管理介质则集中于磁盘、磁带以及光盘，尤其是储存量大的光盘，大大缩小了存放空间，减轻库房压力，同时还有效节省了成本。因此在对不同形式的檔案进行管理的过程中，要及时根据档案的重要性与应用频繁度来调整管理设施和管理方式，确保两者长期并存发展效率的提高。

5.4 提高档案管理人员的专业素养。在信息化时代背景下，档案管理人员必须适应时代发展的要求，在进行各种形式档案资料的管理工作中，即时补充自我专业知识，提高职业素养，通过学习不断完善现代化管理手段，并善于从日常工作中对管理要点和经验进行总结，发现管理规律，才能推动档案管理工作的进一步发展。

6 结束语

总之，在当前各种条件下，电子信息档案同传统纸质档案互补共存工作中依旧存在着多方面的问题，我们应该从这些问题的实际情况出发，深刻分析其产生的多方面原因，统筹并进，多措并举，克服该项工作中的诸多难点问题，进而获得最为优化可行的实施策略与效果。

参考文献

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[2] 赖宇凌.信息化新时代对于城建档案电子化的思考[J].办公室业务.2017（01）：115-116.