浅析交通工程技术档案管理中存在的问题及处理措施

谭丽琴 李玉龙

[摘 要]随着我国社会经济的不断发展，有关交通工程的项目越来越多，这也有效提升了我国交通运输行业的发展速率，其中对于工程技术档案的管理是比较重要的环节，关系到交通工程能否顺利实施。本文综合分析了交通工程技术档案管理过程中存在的问题，深入探讨了在实际工作中的相应处理措施，希望能够为我国的交通工程事业发展做出一定的贡献。

[关键词]交通工程；档案管理；处理措施

中图分类号：F426.92；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）31-0290-01

引言

在交通项目建设的整体过程中，档案管理指的是对于已有的档案文件进行良好的分类、整理以及保存，从而能够持续的为工程提供有效依据。项目档案通常包含了建筑设计、监督、实施等不同部门形成的基础性文件、管理材料等等，其最为重要的作用就是为项目的开展进行有价值的文件参考。本文将根据施工档案编制管理的工作经验，具体分析交通工程日常管理存在的问题，并且提出有效的措施建议。

一、交通工程档案管理存在的问题

（一）资料缺乏真实性

交通工程建设涉及到多个施工单位以及管理部门，大多数施工单位比较重视工程的实体建设，但是往往缺乏对于工程档案资料的关注，往往认为纸面上的资料文件仅仅是形式而已，是为了应付工程的检查所进行的记录与编制。档案编制人员来自于施工单位内部，这些工作人员通常缺少对于实际施工现场的了解，因此编制出来的档案是缺少现实支撑的。例如，数据的采集以及测量方面资料缺少真实性，标志护栏设置位置会因地制宜进行调整等等。

（二）工程档案同具体建设脱轨

当工程逐步展开之后，原始的资料记录难以同具体建设同步进行。在不同阶段进行的资料归档重视的是档案形成过程以及归档这项工作本身的开展，而忽略了实际工程信息。例如，在进行标志施工的时候，只能把板厚、基础尺寸等信息记录在个人记事本上，然后再统一进行收集整理；对于安装时检测的竖直度、净空高度也是先行个人记录，事后进行整理，这就很容易导致归档效率低下。

（三）归档不符合档案管理规定

归档的时候由于工程技术档案同档案管理规定不一致，不同的档案记录整理人员对于档案的理解不同，并且有着不一样的习惯，因此容易造成分类归档时候的差异化。例如，在进行标志检验立卷的时候，有些工作人员会按照桩号归档，有些工作人员就会按照标志类型归档，所最终产生的档案记录也会有所不同。

二、交通工程技术档案管理存在不足的原因

（一）档案管理意识缺失

项目管理部根据交通工程项目已经制定了相关的法律法规，例如《竣工档案编制实施细则》或者《项目档案管理办法》等，不过还是有很多技术人员或者档案管理工作人员缺少应该具备的基础职业素养，在就职期间没能受到良好的培训，对于相关交通工程制度缺少了解，进而影响到了项目档案的整理记录，使得档案缺乏系统完整性，同档案资料编制的目标有着比较大的差距。

（二）没有严格落实工程建设程序

交通工程整体过程包含了多种多样的建设程序，涉及到多个领域的多方位管理。在项目刚开始进行的时候，需要根据相关的法律法规制定管理规范，并且依照实际情况在法律允许范围内制定奖惩措施，只有这样才能够科学的规范档案管理，并且对工作人员起到监督作用，真正的将档案管理工作落实到位。不过，目前基本上相关部门是为了整体的工程进度忽略了档案管理，这也为后续的档案管理增加了一定难度，不利于整体工作的实施。

（三）不同部门规定不一致

随着交通工程事业发展逐步加快，内部管理体制没有得到应有的健全，不同的部门有着不同的规定，导致整体工作难以展开，影响了档案管理。例如工程技术部门有一套专门进行技术档案管理的规定，而档案管理部门自身也有着一套管理方法，两者有着互相冲突的部分，造成档案管理返工。

三、处理措施

为了提高档案管理的全面性以及系统性，增强对于档案的及时编写，促进真实性的提升，需要采取项目建设统一的方式，把对于合同的管理纳入到整体规定之中，并且采取责任到人的管理模式，防止在工程过程中出现责任相互推诿的状况。不同的单位资料质量负责人需要对档案管理工作人员的工作进行实时检查，并且负责对档案编制的引导，加强监督力度。

（一）建立档案管理责任制

要建立由多方参与共同负责的档案管理责任制，并且成立专门的文档编制项目部，其目的是对档案编制工作进行具体的引导。同时还要建立专门的档案室，工作人员应该认真负责日常管理工作，严格落实上级指令。对于业务人员的能力要不断进行培养，提高档案管理工作的专业化程度，能够对于采集、编制、归档等各个环节进行良好的优化与完善。

（二）增强项目档案与施工的同步性

档案管理人员需要了解项目工程不同环节的具体事务，每完成相应的项目环节，就需要及时进行信息收集，开展档案管理的相关步骤，不能拖延工作，只有随时进行收集实现随时的归档，才能够最大程度的保证档案的真实性以及完整性，同时方便后续工作的交接，达成与施工进程的同步。

（三）增强档案编制的检查管理力度

在项目进行过程中的不同阶段实施动态管理，定期对资料进行检查，整理档案资料以及电子文件的编制状况，对资料的真实性以及准确性进行规范性检查。要把项目档案管理纳入到项目管理条例中，由于档案编制的数量同移交数量需要相同，这样会更加有助于整体工程质量的提升。在完成了工程交接之后就可以同参与建设的部门进行档案汇编，进一步完善档案。

（四）加强对于网络管理系统的应用

随着科学技术的不断进步，可以把信息技术系统应用到档案管理工作中，能够极大的提升工程档案管理的效率，并且有效节省人力物力。网络管理系统可以根据质量要求对电子档案记录进行排查，同时就档案的真实性进行有效审核，实现纸张档案资料与电子文件的一致性。

（五）重视人员培养，增强工作交流

对于竣工文件的采集与管理各个环节都需要专业人员的操作，如果这个过程中缺少相关人员的工作支持，那么就容易造成档案管理工作的整体瘫痪。所以，一方面要保证档案管理员的数量，另一方面也要提升业务人员的专业水平，定期组织培训与学习，改善档案管理的创新模式，不断优化传统的档案管理方法，实现自身的价值。

四、结语

交通工程档案管理工作需要理念以及技术上的双重革新，进而使得档案信息能够更加精确的满足工程需求，同时这也是一项长久的工作，需要工程档案管理人员认真负责，在实际工作中发展创新，提高档案价值，进而为交通工程建设提供有效的依据以及服务，为我国交通工程建设相关事业做出一定的贡献。

參考文献

[1] 王静.论述工程档案管理对促进建设工程质量的作用[J].科技致富向导，2014，（17）：136-136.

[2] 赵晓辉.建筑工程中加强工程档案管理以及对其监控措施的探讨[J].建筑工程技术与设计，2015，（6）：1116-1116.