档案信息资源开发利用合法性与合理性初探

盖世双

[摘 要]我國社会经济的不断发展，有效促进了档案信息资源开发利用工作的进步。研究档案信息资源开发利用合法性与合理性，对于提升档案信息资源开发利用具有极为关键的意义。文章介绍了影响档案信息资源利用的主要因素，并提出了提升案信息资源开发利用合法性与合理性的措施，望对相关工作的开展有所帮助。

[关键词]档案信息资源；开发利用；合法性；合理性

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）31-0298-01

1 前言

随着档案信息资源开发利用要求的不断提高，探讨其合法性与合理性凸显出重要意义，因此有必要对其相关课题展开深入研究与探讨，以期用以指导档案信息资源开发利用工作的开展与实践。基于此，本文从概述相关内容着手本课题的研究。

2 影响档案信息资源利用的主要因素

2.1 经济因素对档案信息资源利用的影响

经济决定着社会的存在与发展，它包含生产力水平、经济制度、产业结构等，经济基础决定上层建筑。因此，经济因素也在一定程度上影响着档案信息资源的开发与利用。任何产业项目的发展都离不开经济上的支持，档案信息资源利用的发展也是如此，购置设备以及相关工作人员的培训工作等都需要经费支持。在发开利用工作中，只有经济上充足，档案信息资源利用才能更加稳定发展。

2.2 政治因素对档案信息资源利用的影响

国家政策对档案信息资源的开发与利用进行指导，并且对相关工作人员的工作行为予以制约。完善的法规制度可以在很大程度上限制档案相关部门与档案工作人员违反档案信息资源开发利用的行为，提高社会公众对工作人员违反档案法规行为的敏锐性，从而保证档案信息资源利用与开发的有序进行。

2.3 社会意识对档案信息资源开发的影响

因为社会公众对档案管理工作的认识不足，常常忽视了档案管理工作的重要性，没有真正认识到档案工作的本质与作用，对档案的性质了解浅显。由此导致了档案信息资源的利用与开发缺少社会大众的支持，无法得到社会的理解。因此，提高社会对档案信息资源利用的重要性认识十分必要。

3 档案信息资源开发利用工作存在的问题

3.1 思想观念陈旧，对新技术的认识不足

我国的档案事业在发展的过程中，受到了封闭环境的影响，导致了有些档案工作人员无法对经济形势进行判断，缺乏相关的经济意识，这样就导致了档案资源开发利用的过程中存在着重管轻用的问题，在认识的过程中存在着落后狭隘的现象，这样就导致了档案档利用效率低下。随着信息技术的不断发展，传统的纸质档案已经无法满足档案管理的需要，要想对档案资源进行科学的开发利用，就必须要满足各个地区的文化发展需求要，使用电子文件档案，以电子文件为重要的信息载体，真正的实现信息载体和电子文件的数字化、共享性和可分离性。目前档案工作人员存在着思想观念陈旧对新技术掌握不娴熟的现象，针对这一问题，必须要定期的对相关人员进行培训，否则就难以适应现代化的发展需要，必须要重视对档案信息资源进行开发利用。

3.2 档案管理模式落后

目前，信息的管理部门使用的是被动上门服务的方式，这种方式无法对档案信息资源的利用进行宣传，并不能够使人们充分的认识到档案信息资源的重要性。有许多的档案在收集和整理的过程中存在着缺失，尽管档案资料比较全面，但是在保护与保管的过程中，被搁置就不存在经济价值，这样档案信息资源就没有起到作用，这样就没有做到对档案资源进行有效的开发利用，使社会人士对档案馆的馆藏无法充分的了解，这样档案就不能够被最大限度的利用。

3.3 档案资源的利用效率较低

档案资源在利用的过程中存在着重藏轻用的问题，档案馆仅仅重视档案的管理，并没有重视档案的开发利用，没有清楚地认识到档案资源利用效率的重要性，这样就导致了档案资源的利用效率较低。随着电子信息技术的普及，计算机网络技术对信息的传播有着重要的影响，能够超越时空的限制，使人们能够随时随地地获得信息，加快了信息的传播速度。但是，档案资源的开发利用并没有充分的使用现代化的网络技术，在硬件和软件管理的过程中极度落后，投入力度不足，设备无法及时的进行更新，这样就不能够真正的实现档案信息的有效利用。

4 提升案信息资源开发利用合法性与合理性的措施

4.1 丰富和优化馆藏是开发利用档案信息资源的基础，是满足社会各方面利用的前提条件。通过研究档案的内容和成份，掌握馆藏结构，把反映本地区自然、社会、历史以及经济、文化的档案资料征集进馆。特别是要注意对经济科技方面档案的接收，加强经济、科技等信息的储备，增强为经济建设服务的能力，使档案的征集接收工作向深度和广度进军，馆藏结构得以优化，储备的信息更加合理，以适应新形势下档案信息资源开发利用的需要。

4.2 加强馆藏内容的宣传，提高全社会开发和利用档案的意识。档案信息的开发利用同其他工作一样，需要良好的社会环境和大气候，这种环境和气候需要我们去创造，为此，我们就必须开展广泛的舆论宣传和畅通的信息交流，通过报纸、电视、图书等多种形式的宣传，拉近政府和百姓的距离，提升档案部门的形象，激活沉寂的档案信息资源，使档案更好地服务中心、走向社会。

4.3 建立公共关系是开发档案信息资源的最佳方式。档案工作是个开放系统，必须与社会建立密切的协作关系。就当前来说，档案部门要与机关、企事业单位及社会各界等加强业务联系，建立开发协作关系，订立开发项目，讨论研究有关的课题，使档案开发得以有组织、有领导、有计划地进行。要创造良好的利用条件，使广泛的利用成为可能。随着档案工作为经济建设和为现实工作服务的深化，我们要围绕党和政府的中心工作，在档案信息和利用者之间架通高速公路，高效、快捷、节省地满足各种利用需求。即利用手续要简便，利用方式要多样，减少利用成本，提高利用效益，尽可能将所有的利用需求全部转化为利用行动，最大限度地发挥和实现档案的价值，真正为现实工作服务。我们还要不断地探索完善档案利用的方式方法。可通过举办档案展览，公布开放档案目录，搞信息需求调查预测，编制好检索工具，编研“适销对路”的档案参考资料等不同形式，积极主动、有针对性地做好档案提供利用工作。

4.4 建立健全档案信息利用制度和服务体系。为了提高档案信息的利用率，就要建立健全档案信息利用制度和服务体系。首先，必须突破“自我服务”的传统编研方式，根据本地经济建设、技术进步、科研生产以及各项社会事业的需要，进行档案编研，要有计划的编研一些适应形势需要的信息资料，不能只顾资料积累、文化财富堆积。要把编研工作重点放“精、管用”的基础上。其次，要建立档案信息利用预测制度，通过对档案信息利用的可行性的分析预测，从而掌握社会各业对档案信息的需求动向和发展趋势，特别是要加强同有关部门的联系，掌握他们需求的重点，建立需求信息预测点和预测网络，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。第三，要建立信息销售制度。要主动出击、服务上门，推销档案信息，推广编研成果，与广大用户加强联系。我们在推销信息方面，可以采取“拉、推、沟通”等方法，使档案信息的利用工作既有成效，又规范科学。

5 结束语

通过对档案信息资源开发利用合法性与合理性的研究，我们可以发现，该项工作理想效果的取得，有赖于对其多项影响因素与关键环节的充分掌控，有关人员应该从客观实际出发，充分利用既有优势资源与条件，研究制定最为符合实际的实施方案。

参考文献

[1] 朱兰兰.档案信息资源开发利用对经济社会发展影响力测度问题初探[J].档案学通讯.2017（01）：115-116.

[2] 李芳芳.试论档案信息资源的开发利用[J].档案.2017（11）：60-62.