浅谈如何加强高等职业院校档案管理工作

姚洁玲

摘要：在我国的高等职业院校的档案管理工作过程中，一些管理问题依然普遍存在，严重影响了其管理质量和效率。不仅制约了高等职业院校档案管理工作的发展和改进，同时还会影响到高等职业院校在教学过程中的经验总结、科研成果推广以及各项管理工作的正常。所以面对当前高等职业院校的档案管理工作现状，应积极探讨有效的解决方法，不断提高管理质量和效率，及时走出管理困境。

关键词：高等职业院校；档案管理工作；有效途径

1、导言

随着社会的不断发展，人们对教育的重要性认知不断提高，高等教育日益興旺、红火起来。在新课改要求下，高等职业院校不仅要改革教育教学，还必须要加强档案管理，做到处处留痕迹，事事有档案。在这种形势下，加强高等职业院校档案管理是大势所趋。

2、高等职业院校档案管理的作用

在高等职业院校管理中，档案管理属于综合管理的重要组成部分。其作用主要体现在如下几个方面：首先，对教育教学具有借鉴与参考作用。高等职业院校档案记录着学校发展、形成及变化全过程，贯穿了教育教学及组织管理各个方面，属于学校的重要信息资源。其次，是管理教育教学的依据与载体。高等职业院校档案是在高等职业院校开展教育教学过程中逐渐形成的，属于第一手材料。高等职业院校发展的材料、教学先进经验、优秀学生的先进事迹报告等等，均是高等职业院校教育教学管理的依据与经验。高等职业院校档案记录着学校的全部活动，是教育教学的缩影最后。是高等职业院校文化的重要组成。高等职业院校档案属于教育教学的重要组成部分，对档案信息的依赖性逐渐增强，对维护高等职业院校合法利益、探索教育教学新方法及改进管理方式具有积极作用

3、高等职业院校档案管理工作存在的不足

3.1对档案管理的重要性缺乏认知

有文献表明，我国部分高等职业院校对档案管理在院校管理工作中所处的位置缺乏概念，对其重要性认知不足，而将其长期置于院校管理的最底层位置。为适应院校教育发展的需求，学科建设、特色学术研究及教学管理一般是高等职业院校师生的首要建设重点，尤其在当前教学质量、学术课题与国家资金支持有直接关联的情况下。对教学水平的提高及高水平课题的申请与开展已成为高等职业院校着重发展的项目，导致院校对档案管理投入的物质资源及人员相对较少，制约了档案管理工作的发展进行。

3.2档案管理制度不健全

在当前我国的高等职业院校档案管理中的档案管理工作过程中，存在着严重的档案管理制度不健全问题。有些高等职业院校领导人员对于档案管理工作缺乏应有的重视程度，所以在工作过程中忽视了档案管理制度建设，既没有明确管理人员的工作责任和义务，也没有建立明确的管理标准。这就使得相应的管理人员在工作过程中对于自己的工作责任和内容不明确，影响了档案管理工作质量和效率。同时，还有一些高等职业院校没有对电子档案进行合理分类，不仅加大了管理人员的工作任务量，并且还会导致档案管理工作混乱现象的发生，不利于高等职业院校档案管理工作的未来发展。

3.3档案管理理念落后、模式单一

目前很多高等职业院校档案资源室成立较晚，规模也相对较小，管理上仍沿袭过去传统理念，以纸质档案的建立和管理为主。在档案资料信息的收集、统计和储存也是以实体资料一手传递。另外，由于缺乏足够的资金投入，使得档案管理的数字化和信息化程度偏低，不能及时同步，缺乏统一的网络即时管理软件系统，在一定程度上对其他工作的进展产生了不同的影响。例如由于网络信息化的缺失，使院校中的一些教职工的最新的个人成果、科研课题进度不能及时归档，对于教职工的工作评价存在不公平性，无法保障档案信息的准确性，对档案资源的利用也缺乏一定合理性。

3.4专业档案管理人员数量不足

高等职业院校档案管理工作是一项任务量大、专业性很强的工作。高等职业院校档案种类多、专业领域广，这就要求档案管理人员不仅要熟悉档案管理的各个环节，还要全面了解相关专业知识。实现高等职业院校档案现代化管理需要一支业务水平高、业务能力强的复合型队伍。但是，当前高等职业院校的不少档案管理工作人员并没有接受过专业的训练，在专业技能和素养这两方面都有很大的不足，对于档案资料的搜集、分类与管理等工作是缺乏专业知识与相应的工作热情。由于他们对高等职业院校档案管理工作认识不清，直接导致了档案管理工作信息化水平较低。专业档案管理人才不足，尤其是既熟悉档案管理工作又掌握信息技术的高素质人才十分稀缺，无疑增加了高等职业院校档案信息化推广的难度，制约了高等职业院校档案现代化、信息化建设。

4、加强高等职业院校档案管理工作有效途径

4.1加强对档案管理工作的重视

高等职业院校高层要对档案管理工作重视起来，必要时要以制度为保障，通过在校内实施对档案管理工作有针对性的规章制度，强制性强化档案管理工作，形成统一化和科学化的机制。成立档案管理领导小组，施行岗位责任制，定期对工作成果进行监管抽查。在管理制度的制定上，不能以急于见成效为目的，而要借鉴国内在此方面有杰出表现的院校的成熟体系，在借鉴先进经验的基础上，结合院校自身特色及资金、人力上的限制，对档案管理工作的各个方面进行不同程度的规范，以使档案管理工作的必要性逐渐体现出来，便于此项工作长期有效地进行。

4.2创新管理理念，发展多样化管理模式

以新时期的高等职业院校应响应国家“互联网+”策略，在大数据背景下，创新档案管理工作的理念，为确保档案内容的及时性和准确性，借助信息化网络平台引入院校自己的档案管理系统，发展多样化的档案服务模式。以档案管理系统为主要平台，及时更新师生的最新档案信息，准确归档；对档案的补办及补送等程序也要有相应的处理手续，省略人工步骤，提高工作效率，使纸质与电子档案及时同步，共同使用。同时辅以当下普遍的微博、微信等公众平台，开通公众号和档案人工服务，便于接收对档案需求者的疑问，给予及时的回复和建议，实现院校人员内部档案管理和服务的快速化、便捷化和人性化。

4.3健全档案管理制度

第一，高等职业院校管理人员应建立完善的档案管理制度，明确管理人员的管理责任和义务，并制定严格的管理工作标准。使管理人员能够明确档案管理工作流程，从而保障高等职业院校的档案管理工作质量和效率。第二。应建立有效的制约和监督机制，来对管理人员的档案管理工作进行制约和监督，防止其在工作过程中出现工作懒散、管理不积极等不良现象，保障工作人员的工作质量和效率，为高等职业院校的教学、科研以及管理等工作提供完善的信息支持。

4.4加快推进高等职业院校档案信息化建设

随着计算机信息技术、网络技术和高等教育事业的高速发展，特别是基于大数据技术的海量数据的存储与个性化利用，为高等职业院校建设数字档案馆提供了技术支撑。当前，高等职业院校档案馆信息化建设还远不能满足用户对档案的需求。要想适应形势发展，使档案工作真正发挥积极的作用，就必须实现档案馆信息化建设的跨越式发展。首先，高等职业院校管理层重视高等职业院校档案信息化工作，是进行高等职业院校档案信息化建设的基础。加强高等职业院校档案信息化建设对于高等职业院校发展以及教育进步具有积极意义。其次，要给予经费支持，确保充足的资金投入。信息化建設不仅要求在初期要投入大量资金，后续的维护成本也相对较高。因此，如果没有足够的资金投入，提升档案信息化水平便将是一句空话。在推进档案信息化过程中，相关的人员、设备、软件、规章制度都需要重新配套，在档案信息化顶层设计上要将其归入到学校的信息化总体规划中加以实施。同时健全档案信息化建设标准，制定并完善档案信息化建设各项技术指标和工作流程。只有这样，高等职业院校档案信息化建设才能有章可循，才能保障档案信息化建设的顺利完成。

4.5对档案管理人员的职业素养提高要求

档案管理人员的职业素质直接决定了档案管理进程的效果和最终结果。因此，院校在有职工岗位规划的前提下，首先要招聘适合数量的基础强、业务精的档案管理相关专业的人员充实到工作中，提升部门的总体专业水平。同时对已在职岗位职工，要加强专业培训和继续教育，定期安排岗位人员参加国家级、省级或校级的档案管理工作培训，保证在职人员专业知识的不断更新。另外，对于计算机、软件系统的学习上也要进行培训，建设院校内部的复合型的多层次的专业档案管理队伍。最后，为调动岗位职工的积极性，管理层可设置定期的工作评选及人员工资待遇的分级，促进形成高等职业院校档案管理完整的工作规模。

4.6健全高等职业院校档案管理工作的服务体系

要不断拓展服务方式，传统的档案利用服务方式主要以档案阅览、档案外借、档案展览与陈列、制发档案证明、制发档案副本、档案咨询服务为主。拓展服务形式就是在坚持上述服务方式的基础上，借助信息化、多媒体等技术手段，修订档案管理制度以匹配新环境下档案管理办法，结合档案分类，区分用户类型，对档案查阅方式加以改进，对档案利用手续加以简化，使得档案管理规范化、档案日常咨询电子化、档案保存缩微化、档案复制自动化、档案查找网络化，从而最大限度满足用户的需求。要加大档案数据挖掘和开发力度：高等职业院校档案中蕴藏着大量的本校独有的原始信息，是不可或缺的知识财富。档案馆工作人员应当充分利用这一优势，根据实际需求动向，结合馆藏实际，对档案信息进行分析研究，有针对性强地进行整理，对馆藏档案信息进行综合加工、深度开发，不断挖掘档案的价值，提取出具有实际价值的、准确、权威性较强的档案信息供利用者查阅。

5、结论

总之，为促进高等职业院校档案管理工作的革新发展，必须从领导层管理意识、创新服务模式、强化职工专业性等方面出发，促进档案管理工作的规范化、合理化、科学化，推动高等职业院校档案管理工作的现代化发展。

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