关于工程建设档案管理的创新

畅惠玲

摘要：工程建设档案对建筑企业的发展有着重要的指引作用，是提升工程建设质量、增强维护效果，确保建筑后期正常使用，维护企业权益的重要依据。因此，加强工程建设档案管理是十分必要的。

关键词：工程建设项目；项目档案管理；创新

工程项目档案中详细了记录了工程从准备到施工再到验收这一工作流程中的全部内容，是工程项目建设管理中重要的组成部分。为了保证工程建设档案的真实性，准确性，企业的管理人员有必要提升档案管理的力度，优化档案管理的方式，确保工程建设档案可以为企业的后续发展提供重要的数据支持。

1.工程建设档案的作用

工程档案是由工程项目中各参与部门共同完成的，其不仅可以将工程建设中所需的相关资料数据进行有效的保存，同时工作人员还可以根据档案记录的具体内容对工程各项目进行严格的检查、审核和管理，从而确保工程建设各项指标符合实际建设的需求。可以说工程档案是工程建设的重要依据，与工程建设中各环节工作的开展有着密切的联系。另外，在对工程档案进行管理时，除了要遵照国家的相关法律条文外，还要依据我国档案管理的相关制度和标准进行强制性的要求，从而保证工程档案管理工作的顺利开展，确保工程档案的真实性、准确性，并为提升工程建设质量和安全提供重要的凭证。具体来说，工程档案的作用主要有：

1）工程档案中详细的记载了工程建设的质量和安全状况、建设管理的相应内容以及问题处理的情况，是确保工程建设质量的主要依据。

2）工程档案的管理还可以在紧急情况发生时，为解决方案的制定提供重要的数据支持，并为后期的维修管理工作提供帮助。

3）体现了工程建设的相关部门法律法规应用的情况。

4）在发生纠纷或者索赔情况时，工程档案可以为其提供原始凭证，减少非责任人的损失。

5）工程档案是将工程建设的全部信息数据进行收集和整理，为其申报荣誉和奖项提供真实可靠的资料。

6）为工程建设中相关责任的追究和补救措施提供数据支持，进而提升工程建设管理的水平，为企业的发展奠定基础。

2.工程档案管理创新的方式

2.1 建立完善的管理体系，提升档案组织管理的效率

①工程建设中各参与部门应进行统筹协作，建立完善的工程档案管理体系，同时采用分层管理的方式提升工程档案中相关信息数据收集和整理的效率，从而确保工程档案的完整性、准确性。另外，还要根据工程档案的具体要求以及档案管理的相关规定，合理的规范工程档案管理的内容，细化档案管理工作的职责，并在工程档案管理中明确档案交接的时间、数量和质量。

②建立施工现场档案管理制度。在工程进行中，档案管理人员需定期对施工现场的情况进行详细的检查，掌握施工的进程和情况，进而提升档案内容的准确性，确保管理工作的顺利开展。另外，在对一些特殊项目的建设进行档案信息收集时，档案管理人员需要进入现场，同项目负责部门进行现场的勘察工作，以了解项目进展的情况以及详细内容，并为后期档案的编制制定合理的方案，同时对于编制中存在的问题要及时的找出原因，制定合理的解决办法，提升档案的真实性及可靠性。

③资料归档会审制度的建立。档案管理部门应与工程建设的相关部门组成资料会审小组，定期对方案内的相关资料进行审核，确保工程档案的质量。另外，对于工程建设中一些重点文件要加强重视力度，确保档案资料的准确性。除此之外，还应结合工程建设的新情况，加大相关资料数据的收集范围，以确保档案内容的完整性。

2.2 提升工程档案全过程管理的力度

①在进行工程档案管理时，部门可以聘请一些兼职的档案管理人员，并对其进行严格的教育和培训，提升兼职人员的档案管理水平。同時要完善兼职档案管理人员的工作流程，确保工作人员明确自身的职责，以便于档案管理工作的开展。另外，在进行档案管理工作时，兼职人员要明确档案管理的相关原则以及规章制度，确保档案管理工作的标准化、规范化。

②在进行工程各项目资料、文件的整体过程中，相关部门应加强过程管理的力度，并使用同一专业的办公软件，进而为后期的档案编制奠定基础，确保档案的完整性。同时在档案资料整理过程中，应安排专业的人员对其进行监督和指导工作，提升档案的准确性。

③在工程建设中，难免会出现设计变更的情况，因此在进行档案管理时，首先需要各部门对变更的文件和资料进行整理，并在工程建设表中进行明确的表明，便于管理人员进行资料的审核和编制。

④在对竣工的草图进行管理时，需要在每份草图后面附上相应的编制说明，同时为了保证竣工草图的准确性，还需要技术人员结合工程建设的具体情况进行合理的设计和绘制，之后再由监理和管理部门对草图的内容进行严格且细致的审核。

⑤加强整改力度。对于建设中存在的问题项目，认真对待，并进行各种形式的检查，提升跟踪管理的效率，并将问题在组卷之前进行合理的解决，同时还应要求施工部门将整改的内容进行有效的落实实施，确保更改的效果。此外，在组卷之前，要对整改的内容进行详细的审核，明确组卷的顺序和内容，并要对竣工文件的质量进行细致的检查，并安排专业的人员对文件和资料的内容进行管理，确保资料文件的完整性、真实性。

⑥加强竣工图纸的管理质量和效果，对图纸的出图时间、质量进行充分的掌握，并对到场的竣工图纸进行详细的检查和审核，根据监理审核出的竣工图审查确认单进行小结，要求设计单位限期整改。

2.3 将档案管理和竣工验收备案结合起来

工程竣工验收备案是各建设单位进行后期维护和管理的主要依据，是工程管理工作的最后一道工序，同时也是工程档案管理的重要内容之一，所以应将竣工验收备案和工程档案管理进行有效的融合，从而制定合理的监督管理制度，提升工程管理的质量和水平，并未后期的工程建设提供重要的支持。

3.小结

综上所述，加强工程建设档案管理的创新对确保工程建设质量和安全有着重要的引导作用，同时工程档案管理的创新还可以确保工程建设资料、文件的完整性、真实性、可靠性，这不仅降低了工程建设后期养护管理的难度，还为后期建筑行业的发展提供了重要的数据依据。

参考文献：

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[2]路曼曼.建设工程档案管理的常见问题及解决对策研究[J].办公室业务.2014（23）