网络环境下的工程文档管理系统分析

欧琼

摘 要：在网络环境之下，工程文档管理也逐渐呈现了智能化、科学化以及信息化的管理，这样无疑转变了传统人工管理模式的问题与不足，可以提升管理质量，规避了各种隐患问题。随着建筑行业的持续发展，建筑工程管理也逐渐呈现精细化、智能化以及科学化的管理，要想转变传统的粗放型管理模式，就要合理的应用各种技术手段，而对网络环境之下工程文档管理系统的分析研究可以提升文档管理质量，在实践中具有一定的价值与效能。对此，文章主要对网络环境之下工程文档管理系统进行了简单的论述分析。

关键词；网络环境；工程文档管理系统；分析；

网络技术的持续发展给传统的文档管理工作带来一定的影响，提升了文档管理的质量与效果。在传统的工程建设中，通过纸质文档的方式存储管理文件，会受到各种因素的影响，导致文档丢失、损坏等问题。基于网络技术为支持的工程文档管理系统，可以通过网络化的方式对各种文件档案进行管理，是一种现代化的管理模式，可以提升工程文档管理质量与效果。

1.基于网络为基础的工程文档管理工程流程分析

工程文档管理通过全过程的管理、信息化的管理模式进行管理，在工程文档的收发、穿越以及审批、归档、销毁整个过程中进行跟踪管理，可以提升文档信息的登记管理、更新管理以及销毁管理记录，实现了历史可追溯性的特征，通过对资质文档的电子扫描实现了信息化处理，在构建完善的数据库系统，可以实现对文档的检索以及维护处理。

1.1 工程文档管理工作程序

工程文档管理是一项系统的过程，在实践中要对施工涉及的文档进行跟踪处理，保障资料信息的完整性，确定归档方式、对文档进行等级、审批、更新，销毁，在进行定期处理，保障管理工作的有效开展。在实践中，要基于以下几点开展工作：

第一，通过专业人员编写文档管理制度以及程序文件，通过技术负责人员审核分析，上报处理，经由项目经理批准发布，进度登记、发放工作处理。第二，相关部门的责任人要对文档进行汇总处理，经由技术人员审核，经理批准之后进度登记发放处理；第三，要对文档体系文件的版本进行及时更新，并且做好相关记录。

1.2 工程文档管理流程

在实践中，要对工程文档管理做好系统分析，对于工程文档的发件、收件、归档处理制定精准的流程，明确具体的操作规定要求，其主要流程具体如下：

第一，确定内容，拟定发件内容，进行翻译处理；第二，在文档登记表中登记处理，获得索引号；第三，通过正式发文并且提交给主管人员，对其进行审批签字。第四，提交给秘书处，及时将文件发送给相关部门，并且获得回执。第五，要对文件进行电子扫描，通过邮件等方式及时传递给相关工作人员。第六，对电子文档以及书面文件存档处理，通过专人跟进管理。

1.3 工程文档收件处理流程

第一，确定文件以及附件的完整性；第二，通过秘书处对其进行盖戳登记处理；第三，通过专业的翻译人员对其进行翻译处理；第四，将文件复印并且传递给工作人员；第五，扫描通过电子邮件发送相关人员。第六，存档归类处理；第七，通过专业人员进行后续处理。

2.网络环境之下工程文档管理系统的应用分析

网络环境之下工程文档管理系统在实践中应用可以提升文档管理质量，实现网络化以及数据的管理，其主要构建以及模块分析如下：

2.1 网络环境之下工程文档管理系统构建

在进行工程文档的网络化挂历过程中，要对纸质文档进行电子扫描，进行数据化处理，在网络服务器中年存储，实现信息化管理，进而为文档的索引以及后期维护工作开展奠定基础。而随着办公自动化系统的逐渐发展，在实践中协同办公成为今后主要发展的趋势，可以为大型工程项目研制B/S结构工程项目管理系统。对此，可以基于这些网络技术手段以及软件，实现工程项目的网络化环境的建筑工程文档管理，构建智能化的工程文档管理系统。

2.2 网络环境之下工程文档管理系统模块功能

此管理系统主要分为用户模块、数据管理模块、应用模块以及接口模块四个模块。

2.2.1 用户模块

其中用户模块主要的作用就是为项目工作人员提供账号，进行管理系统的文化，通过系统管理人员实施开展，定义群组，进而为不同的群组合理分配各种权限，根据账号登陆系统，设置权限，流失浏览文档信息，通过系统邮箱进行邮件沟通与回复。

2.2.2 数据管理模块

数据管理模块主要作用就是录入数据信息、整理以及更新信息数据，综合既有的工程文档系统框架，进行数据管理模块的处理，通过用户进行文档的录入以及档案登记处理。

2.2.3 应用模块

应用模块则就是为项目管理人员以及公司运营人员了解工程进展的模块，通过此模块可以掌握工程信息，通过窗口界面可以实现工程数据信息的查询，现场浏览图片，文档管理系统技术工作人员则可以基于自身开发的查询页面，加载系统，为工程文档以及数据信息查询提供板结，而现场图片浏览功能可以综合施工进步提供相关信息，通过系统功能就可以浏览图片信息，管理人员通过网络系统，就可以在任何时间、地域范围在应用模块中查询信息，及时掌握施工进度，对项目进行决策以及有效指导。

2.2.4 接口模块

接口模块主要的作用就是负责与网络视频监控系统进行链接，也可以与各种辅助设备进行链接处理，对现场的监控摄像数据进行及时传递处理，通过网络技术手段对其数据化处理，继而提升工作質量与效率。

结束语：

在建筑行业的不断发展过程中，建筑行业也逐渐呈现精细化、智能化的管理。在网络环境之下，基于网络技术手段为支持，构建完善的工程文档管理系统，对其进行系统分析，可以对各类工程文档信息进行归档分类处理，提升管理质量与效率。在实践中，构建完善的工程文档管理系统框架，可以在网络环境进行系统、全面、精细化管理，可以提升工作效率与质量。

参考文献：

[1] 王卓.网络时代档案管理工作初探[J].城建档案，2017（06）：84-85.

[2] 杨玉芳.网络环境下档案管理工作探讨[J].人才资源开发，2015（22）：137-137.

[3] 王艳华，李晓琳.浅析网络环境下档案管理工作的安全与创新[J].才智，2015（30）：315-315.