国有企业的档案管理的现状和对策探讨

王健

摘 要：古老的时候智慧的人们逐渐将文字研发出来，于是人类慢慢步入所谓的文明时期。到了近现代，改革开放以后，国家对于档案的管理越来越重视，1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》提出“对档案学及其他辅助科目，应该加强研究工作，以提高科学水平。”随着大数据时代的到来，不仅生活节奏变快，对于档案的储存需求以惊人的速度快速增长，国有企业的档案管理更是重中之重，本文就国有企业的档案管理的现状进行简要探讨，并就其中出现的问题提出相应的策略。

关键词：国有企业；档案管理

引 言

在30年代，有位史学界人士叫沈兼士，他在自己编写的《文献馆整理档案报告》中提到了三原则“整理以不失原来之真相为原则，编纂以普遍编目为原则，陈列以就文物之性质相互连贯照应为原则”，档案存储需要时间，朝代的更替，是的有些档案不得不重新整理，于是整理的时候务必要遵守原来的真相，不得掺入任何主观臆断在里面，防止误导读者，编纂档案的时候最好尊重传统的编目原则，创新虽说好，但在这里不适用，对文物档案的陈列，需要整理者了解文物背后的属性，然后分门别类。因此档案的管理是一门很深的学问，人们不可轻视之。

1.什么是档案

1.1档案的简述

私企与国企的档案性质有些许的不同，国企的部分档案的绝对机密的，档案的传递需要依靠严格机密的途径进行，当然他们之间共同的档案性质按照现有技术可以分为电子档和纸质档，纸质的包括建设单位、施工单位、监理单位等相关单位的投标相关资料、测绘数据、立项资料、往来文书、管理合同、联系单、签证单、各种测检评估资料、施工图、竣工图等对于人事部门来说信息越全越好，信息的掌握很大程度上可以帮助人事部进行合理的人才调用。

电子档案主要记录一些重要相关信息，也包括上述的一些工程准备阶段文件（立项、审批、征地、水文、地质等基础资料）、监理文件（设备监造、安装、调试等文件）、施工文件、施工竣工图等等，这些档案在合适的情况下尽可能以电子档的形式备份。电子版的档案集中到档案整理人员一个人的身上时，工作量巨大，同时对工作人员的细心程度要求极高。

1.2档案的作用

档案看起来就是一个严肃的名词，但是诗人刘铁林赋予其诗意

“......

档案是一盏灯，用前人创造的智慧照亮来者的路。

档案是一张网把古人、今人、后人连在一条纤绳上。

档案是一面镜子，用历史的明鉴照出世人的美丑善恶。

档案是一块基石，为聪明人建筑成功和辉煌。

档案是权威的教科书。

档案是最完美的百科大全。

档案是人类精神财富和物质财富的源泉

......”

这首诗充分向我们描绘了档案的作用，简单概括来说档案是用于存档备案方便今后取证的一系列事物的总称，比如文字、图表、声音、录像以及各种能当做某种证明的事物，对于档案的保存当然要求其有保存的意义，该意义存在于供人类开发利用。

2.国有企業的档案管理现状分析

管理档案的方式不尽相同，可以分配专业人管理，也可以让相关部门兼职管理，一些人采用手工管理，另一些人采用电脑管理，还有的人两者兼顾，还有些会用专业的档案管理软件来管，这应该算是一种较为前沿的管理方式。

2.1信息化程度低

政府部门对于经常对企业招标，以建立现代化的信息管理系统，政府对此的重视是一个好兆头，现在喜闻乐见已出现了部分信息管理系统如：紫光管理系统、东方飞扬管理系统、同方鼎欣数字档案系统等，这些系统都是近几年开始研发出来的，虽然有的管理系统是数一数二的，但是总览我国相关领域的管理系统简直屈指可数，因此对于系统的创新性和完备性有待科研人员的进一步完善。从计算机兴起之初人们普遍使用以辅助档案管理的计算机软件有Office办公软件如Word、Excel、PDF等，即我们常说的电子档案，这都是处于低水平信息化的阶段所采用的。

2.2档案建立不具有及时性

国有企业对于信息量的需求越来越苛刻，对于技术不难测评，但是每个企业建立之初档案管理系统不能及时得到完善，如果不能及时规范化各项工程的档案管理，就难以在最大程度上做到资源的合理调配。新兴企业对于一个项目的把握将会少很多执行度，如果每一个企业能够一开始对于档案管理就得到技术上的支持，那么发展速率也将更大。

3.国有企业档案管理的具体方法及对策

3.1.促进应用信息化技术档案系统研发

对于我国现有档案信息化程度来看，尚处于萌芽阶段，政府应当对社会档案管理系统信息化加大力度，例如在大学档案学专业以及相关专业如计算机专业、密码学专业等人才培养方面给予更大的重视程度；适度提高档案管理人员工作环境和薪酬，或者采用科研项目奖励招标的方式鼓励私营企业研发相关系统，或者汇聚国内外相关领域人才共同研发。总之，该方面需要得到社会的重视。

3.2扩大档案管理覆盖范围

档案要想及时更新并有据可循，就需要将档案管理系统应用到社会工作的方方面面，小到每个私营企业，然后在每个领域比如人事档案管理领域以及工程档案管理系统等分配专员，制定出合理的档案调配、储存、管理相关事宜，这样，国家内部参与正当行业的工作人员、各大企业的交流信息的记录将会更加完善。但是可想而知对工作人员的素质要求应该是极高的，或者以最客观的记录形式将相关人员的信息简要记录在案，当然此方案实施的前提在于国家已经有一套完善的档案录入系统，具有高严密性和方便管理性。因此该领域任重而道远，需要大家的共同努力。

4.结论

古有石刻、竹简、书信、甲骨等形式的档案，今有照片、录像、音频等形式的档案，这些财富都是人类利用自己的智慧慢慢积累来的，就其发展的过程和作用来说都是人类文明的象征，历史史料档案为我们了解先祖起了重要的作用。国有企业的档案则对其自身发展有着重要影响，信息管理系统的滞后将会很大程度上影响经济发展。早日健全档案管理体系是加快经济发展的一个重要举措。

参考文献：

[1] 王双喜.国有企业人事档案管理的现状、问题和对策[J].企业改革与管理，2016（17）：91-92.

[2] 文华.国有企业人事档案管理的现状、问题和对策研究[J].人事天地，2014（06）：32-34.