电子制造业采购管理信息化平台设计

邓云飞 董思洋

摘要：采购管理是当前各企业开展科研生产的重要一环，对提高企业核心竞争力有着十分重要的作用。但在国内电子企业，由于采购频繁和批采购数量较小等原因，导致采购管理运作方式和实施效果并不乐观。结合IT技术，以电子制造企业为研究背景，探索了采购管理平台设计中的一些关键技术，该平台的实现有助于提高企业的市场竞争力，也为同类企业采购管理的成熟发展提供理论及实践上的借鉴。

关键词：采购管理；供应商管理；信息安全；系统可维护性

中图分类号：TP393文献标志码：A文章编号：1008-1739（2018）19-62-4

Design on Purchasing Management Platform for Electronic Manufacturing Enterprises

DENG Yunfei1， DONG Siyang2

（1. China Patent Information Center， Beijing 100088， China； 2. The 54th Research Institute of CETC， Shijiazhuang Hebei 050081， China）

0引言

采购管理是企业组织结构中很重要的一环，主要涉及采购方式管理、合同管理、订单和履约管理、供应商管理及统计分析管理等[1]。研究表明，制造业中原材料和服务的采购成本会占到总成本的50%～80%；同样，在产品所产生的质量问题中有30%的因素来自于采购供应商。

经过多年的不断发展，各国专家学者从不同角度总结、探索了不同采购系统理论模型。如文献[2]分析了供应商选择的诸多因素，给出了供应商评价选择中的3个最重要的指标：质量、价格和交货期[2]；文献[3]运用层次分析法对供应商选择问题进行了研究；文献[4]应用AHP的方法建立了采购比价分析的多目标决策模型；文献[5]提出了CIMS环境下采购管理系统的设计方案、体系结构及功能模型。但是很少有文章对电子行业采购问题进行深入分析，以某电子研究所为研究背景，探讨了其采购信息化平台建设中的一些关键点。

1采购管理现状与问题分析

在研究所管理中，采购中心是统一对外采购部门，随着所内各部门技术创新能力和产品制造能力的大幅提升，采购中心的工作日益繁重。其工作内容和工作现状有以下特点：

①采购中心的工作基本依靠人为保证，采购工作量大、周期长且效率较低，手工进行数据汇总和分析难免出现疏忽遗漏现象，造成工作失误。

②目前招投标等过程主要采用电话、传真等方式进行，导致时效性和保密性较差，人为干预因素较大，给招标工作的暗箱操作或供应商之间窜标提供了可能，而且大量纸张、传真复印机的使用也不符合保密管理工作需要。

③采购中心对各个不同的采购项目不能及时、有效地监控，合同履约功能监督不完善。

④所内对于供应商的管理仅限于每年年底的综合打分和评级，需要进一步实现动态的分级管理，以及基于动态数据的严格考评。

2采购管理信息化平台设计

2.1信息化平台建设目标

采购管理信息化平台的建设需要实现以下目标：

①该平台的建设需要包含采购方式过程管理、合同履约管理、采购订单管理、供应商管理及统计分析等业务过程。研究所需要借助该平台来实现采购相关的数据和信息电子化，降低对电话、传真等传统通信工具的依赖，节约交易费用，减少人工成本，提高工作效率和工作质量。

②研究所需要借助该平台来规范采购程序和优化采购流程，减少采购过程中的人为干扰因素。

③研究所需要借助该平台，利用网络开放性的特点，使采购项目形成最有效的竞争，有效降低采购成本，保证采购质量。

④研究所需要借助该平台实现对供应商的实时管理和考核，促进单位采购与电子商务相结合。

⑤研究所采购中心的日常工作须分别在涉密网和互联网上完成，因此该平台的建设需要跨两网建设，实现双网之间信息交换。

⑥研究所自身有物资信息管理平台和财务管理系统，将来建设企业自身的ERP，因此该平台需要分别与其他系统实现信息、业务的集成。

2.2采购管理信息化流程

采购管理信息化平台引入以后，研究所的日常采购管理工作流程可用泳道图描述，如图1所示。

整体流程可分为采购计划阶段、采购询价阶段和采购实施阶段。①采购计划阶段（内网中进行）：计划员接收经过审批的采购申请，制定采购计划，指定具体采购方式（询比价、单一来源采购、招投标、竞标、竞争性谈判）。②采购询价阶段（外网中进行）：询价员以指定的流程进行询比价等工作，确定供应商。③采购实施阶段（外网中进行）：实施员与供应商签订物资订购单，随后进行订单履约管理；接收物资和登记，进行库房管理。

2.3信息化平台框架设计

基于采购业务流程分析，采购管理系统需要跨内网和外网建设。采购申请须部署在涉密网，其他模块须部署在互联网上。系统主要功能模块划分如图2所示。

3采购管理信息化平台内容及关键技术

3.1采购过程管理内容

采購管理信息化平台是一个综合性管理过程，需要将人、财、物及信息数据通过业务过程进行有效组织，采购过程管理建设包括采购申请管理、计划管理、采购方式管理、采购订单管理及订单履约等过程。

①采购申请管理：采购申请信息包括科研类生产物资、非科研物资的采购申请、取消订货申请及订货变更申请等。

②采购计划管理：采购计划管理过程中会将采购申请合并和拆分，形成采购计划，并为采购计划制定采购相关策略，随后报采购部门主管领导审批。

③采购方式管理：采购计划形成之后，该平台可按国家要求分别支持采购员使用询比价、单一来源采购、电子招投标、竞标及竞争性谈判等方式确定供应商。

④采购订单管理：物资供应商确定之后，该平台需要按模板自动生成订购单和审批表，且按所内管理制度支持各部门领导在线审批。

⑤订单履约管理：订单形成以后，该平台自动根据订单内容生成履约条款并执行，支持采购实施员对履约的各环节进行实时监控。

3.2供应商管理内容

3.2.1供应商管理内容

研究所的供应商包括科研生产供应商和非科研生产供应商2类。其中，科研生产供应商需要按所内制度执行非合格供方和合格供方管理，非科研生产供应商不必执行合格供方管理制度。

3.2.2供应商注册管理

供应商注册管理如图3所示。

①供应商注册：供应商可以在研究所门户网站上注册，按所内要求填写注册信息并上传资质文件，选择期望供货的采购组织及供货类别。

②申请审核：研究所采购中心对供应商的供货申请进行审核，审核通过后，供应商可登录系统。审核后，可按所內要求区分合格供方和非合格供方管理。

③供应关系申请：供应商通过注册审核后，可发起新的供应关系申请。

④供应关系评级调整：对于普通物资，可通过供应关系评级调整将非合格供方调整为合格供方。3.2.3供应商评价管理

为了实现供应商管理，采购管理信息化平台需要建立供应商的评价体系，具体建设内容包括：

①该平台提供指标定义功能，区分出定性指标与定量指标。

②该平台可以区分集团、企业两级评价，可以实现每个企业及集团评价的权重设置。

③该平台可对供应商设置不同级别，如预备供应商、合格供应商及优质供应商等等。系统支持按规则自动变更供应商级别，也支持手工设置供应商级别。

④该平台可实现对供应商的总体数据分析，包括供应商在物资类别、区域、关联的企业、关联的成品、交易额度与占比等维度的数据分析，可实现同期排名升降和采购占比变化的分析，以及供应商历史成交价格、质量指标和不合格次数的数据分析。

3.3系统集成方案设计

采购管里平台在设计、实施过程中不可避免地需要与其他软件系统进行数据和流程的集成。本文研究主要考虑将该平台与研究所已有的物资管理系统、OA的集成。该平台与其他的系统的集成如图4所示。

①采购申请、采购方式确定过程中，需要审批的信息可推送至OA系统，供领导审批；

②审批回复信息可由OA系统推送至采购管理信息化平台；

③采购管理信息化平台可自动获取物资管理系统中的物资申请订单（包括采购申请、取消订货、订货变更申请）；

④物资到货确认后，采购管理信息化平台可及时将物资到货信息推送给物资管理系统；

⑤物资管理系统中退换货发生以后，自动将退货、换货信息推送至采购管理信息化平台中；

⑥供应商信息更新后，采购管理信息化平台可自动将更新信息推送至物资管理系统；

⑦物资管理系统中的物资编码等基础信息出现变更后，可自动将变更信息推送至采购管理信息化平台中，保持基础信息一致。

4结束语

本文以研究所采购管理为例，对当前采购管理过程的现状及其中存在的问题进行了分析，阐述了采购管理信息化平台的建设目标、该平台引入之后的采购流程、系统功能框架。随后，针对该平台建设中存在的建设内容、供应商管理方式及系统集成等关键要素进行了描述、探讨。对采购管理信息化平台建设和实施的研究可为各军工企业的供应链建设提供有价值、意义的参考。

参考文献

[1]李剑.V公司采购管理信息化平台设计[D].北京：北京邮电大学，2012.

[2]李，李玉忱，任磊.基于供应链的采购管理系统的研究与实现[J].计算机应用研究，2004（11）：270-272.

[3]翟斌，周支立.采购管理中供应商选择问题的研究[J].物流科技，2004，27（9）：47-51.

[4]冯辉，俞涛，刘丽兰.基于AHP的采购比价模型的研究[J].组合机床与自动化加工技术，2004（5）：26-28.

[5]尹德松，宋旭东.CIMS环境下的采购管理系统的设计与实现[J].信息技术，2003，27（1）：31-33.