试析大数据时代背景下的档案管理

古少媚

摘要：如今正迎来大数据时代的浪潮档案的管理者也在积极的学习该项技术，争取把这项技术引入到档案的管理工作中来，大数据对于档案数据的存储和备份以及电子档案的管理工作都有着助力作用，本文从大数据时代中档案管理工作面临到机遇和挑战来详细探讨如何利用大数据来优化档案管理工作。

关键词：大数据时代；档案管理；机遇与挑战

公众从大数据身上看到了有效管理与科学利用的紧迫性和可行性，如今社会档案已经在利用大数据进行收集、整理和鉴定等一系列的环节，档案管理工作应该要审时度势，不断更新和存储信息资料以便能够更好的发挥档案的价值。

一、大数据时代令档案管理工作面临的挑战

大数据时代下信息时刻处于爆炸的状态，一般的数据软件根本无法对这些信息进行系统的总结归纳，因此，要实现如此庞大的数据收集、整合和归纳的工作，就必须使用高于传统软件的新软件来进行，大数据中的数据种类繁多，操作也更加灵活，就当前的档案管理工作而言是十分具有挑战性的。

（一）管理理念与流程的挑战

过去档案管理工作为了保证其公正性都是由档案管理人员来完成的，管理人员把档案分门别类做好记录，便于日后查询，可是随着档案信息的丰富，档案管理人员们发现很多档案信息中大多都存在着共性，出现了信息交叉的现象，如果仍然沿用过去传统的档案管理模式，就会加大信息归纳环节的工作量，还有一些档案信息是无法依靠传统的档案管理手段进行保存的。

（二）档案保存形式的挑战

有一些档案信息是无法用纸质文本来保存的，比如如今出现的一些电子图片、音频等形式的数据信息只能够被记录在电子文档中，因此现在的档案保存形式越来越强调多样化的保存形式，至于档案的分类管理工作完全可以用信息数据来归类存储，需要调用时只用通过搜索关键词来查找信息即可。

（三）管理人员业务素质的挑战

过去的档案管理人员只需要了解档案管理的一些基本技术要求和操作即可，虽然操作方便快捷，可是管理手法却比较单一，大数据时代对档案管理人员处理信息的能力要求更高，要求档案管理人员必须具备更多的存储信息技术技能，像一些文件分类、管理、查询等操作都是需要档案管理人员具备的。

二、大数据时代给档案管理工作带来的机遇

（一）提高管理效率

档案处理工作中的大数据对大量处理数据和数据处理能力都表现出人工所不可比拟的优势，用这些现代化的手段取代人工明显的就降低了运作的成本，也提高了档案管理的效率，如今社会上，各行业的档案数量随着互联网的发展而越显庞大，如果还沿用传统的档案管理技术使用纸质材料来保存一些档案信息，那么纸质成本和空间成本的耗费实在不符合企业的运营理念，可是如果通过大数据来保存和处理这些档案，就能够在数据库中以更微小的成本来保存更多的数据，大量节省了档案管理人员记录的时间成本和材料成本。

（二）提高档案保存质量

纸质档案虽然比电子文档更显正式，可是传统的纸质档案抗风险的能力实在太差，一旦保存档案的地方出现水灾、火灾或是一些自然灾害，就很难让这些纸质档案保证安全，而且只是档案在保存很久之后容易出现纸质老化和字迹模糊的现象，可是如果使用大数据来保存这些档案数据可以完全避免这些问题，只需要少量的数据存储空间就可以储存更多的数据。

三、如何在大数据时代背景下提升并优化档案管理工作

（一）培养能够利用大数据实现档案管理的人才

任何工作都十分急缺高端的人才，档案管理工作也不例外，为此政府可以鼓励高校开办复合型的交叉专业，如档案管理与信息技术的交叉专业，使得档案管理工作可以获得更多能够直接上岗的高素质人才，我国的档案管理人才有些还不能够适应当下新时期的管理工作，为此企业就可以引进国外的高端档案管理人才，用高端人才指导低端人才，人才的来源除了引进还需要培养，时间的磨砺和资金的保障缺一不可。

（二）优化管理人才结构

现在的档案管理工作岗位大多都呈现出老龄化严重的趋势，已经长时间没有新鲜的血液注入，这是长期的档案管理工作人员處于弱势的结果，虽然在大数据背景下的档案管理工作对人才数量的需求比任何时期都高，可是由于几乎没有年轻人从事该项工作，就更不要说人才参与和信息化了，为此大数据时代下开展档案管理工作的首要前提就是优化管理工作人员的结构，把老龄化严重的人才结构改造成年轻人为主的人才结构。

（三）加强数据档案的安全性

档案管理工作如今只需要用一个小小的内存卡即可保存大量的信息，带来工作便利的同时却存在着数据丢失的风险，像电脑病毒、内存卡损坏这些问题都可能会导致档案信息的丢失，为了始终保证档案信息的严谨性，相关工作人员就要重视保存信息的安全，档案工作人员在进行操作时要避免把电脑病毒带入到保存数据的电脑中，政府也要规定一些档案管理工作的细则，避免操作不当导致的问题。

（四）设定明确的目标并注意风险

档案管理工作在使用大数据技术之前要弄清楚究竟要利用大数据做什么，否则就需要花费额外的时间去分析获取的数据，在数据井喷的这个时代档案资源太过丰富，在获取数据之前一定要带着明确的目标和标准才能够解决特定的问题，否则就很容易在众多数据中迷失原本不够清晰的目标而忘记寻找数据的初衷，由于档案资源的利用有时可能会涉及到档案信息的泄密、丢失，甚至会产生隐私权的侵犯等等问题，因此在运用大数据技术时一定要规避这些潜在的风险，在保证不违法乱纪的基础上明确权限来应对这些潜在风险的发生。

我国的档案管理工作正面临着前所未有的重大挑战，挑战成功就会重获新生，为此档案管理人员必须做好充分的准备来应对即将面对的挑战，并尽到最大的努力来抓住这次来之不易的机遇，使得档案信息中蕴含的所有利用价值都能够得到开发。

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