数字档案管理中存在的问题与对策分析

孙铁峰

摘要：数宇档案管理，是为了适应信息时代发展的需求，在档案管理的过程中充分运用信息技术，为利用和管理档案资源提供高效便利的服务的一种档案管理模式。但是，人们在享受数宇档案为我们带来的便利的同时，却也被数字档案管理中存在的诸多问题所困扰。如何保障数字档案管理的高效和质量，是当下我们需要努力的方向。本研究着眼于实现数字档案管理效率最大化，深入分析了数字档案管理人员在工作中可能遇到的问题，并对其提出了相应的解决措施。

关键词：数字化；档案管理；信息化

信息化时代给数字化在各行业的渗透提供了契机，而档案作为知识、文化、信息流动的中枢，在向数字化方向发展的过程中，却被数字档案的存储、运用、安全等问题阻碍了其质量与效率的提高。这需要相关人员在顺应档案管理数字化的发展趋势的同时，解决数字档案管理存在的问题，实现数字档案效益的最大化。

一、数字档案管理的重要意义

信息技术的出现不仅创新了我们的思维方式，而且被运用到各个行业之中，极大地提高了我们的工作效率。目前，信息化带来的数字化在各行各业不断普及与渗透，数字档案成为档案自身发展的必然趋势。信息爆炸带来的信息资源的剧增、提高信息时效性的要求、资源共享的需求等一系列的新要求，无不需要突破传统档案管理的资源管理模式，拓展档案管理的应用环节，实现档案管理的数字化。在此过程中，如何正确管理数字档案，对于提高档案存储、使用以及资源共享的速度，保障档案管理质量和效率有着重大意义。

二、数字档案管理中存在的问题

（一）数字档案管理制度不完善

档案管理在数字化的过程中，难免会存在因管理人员的不适应而产生短期困扰的情况。例如，在存储数字档案时，如果管理人员不及时更新储存格式，就会造成一部分档案因存储格式无法转换而丢失。此外，档案管理人员态度不够严谨，人员调动与交接手续不完善，责任人不明确等现象也是档案管理工作中存在的普遍问题。究其根源，则是由档案管理制度不完善造成的。为了避免给档案管理工作带来损失，档案管理需要一个统一规范的管理制度，及时组织档案格式的更新。但是，档案管理意识的淡薄，档案管理时效性的缺乏等，都直接导致了档案管理制度的不完善。尽管目前许多领域的领导人员都已经认识到档案管理数字化的重要性，也建立起了相应的数字档案管理制度。然而，这些制度在真正实施的过程中，却不可避免地沦为应付检查的工具。管理制度无法从根本上得到规范和完善，这也就在一定程度上导致了档案管理工作开展的无力口

（二）数字档案管理的缺乏创新意识

传统的档案管理思维仍然根植于许多管理人员的思想之中，他们对档案管理数字化的必要性和重要意义认识不够，管理上缺乏独立创新的意识，导致了许多单位就算配备了较为先进的档案管理设备，也无法得到有效地进行利用，造成资源的浪费。同时，许多档案管理工作仍处于数字化的起步阶段，创新意识的缺乏会导致档案管理的发展止步不前，使得管理工作仅仅停滞在最基本的归档和存储的阶段，无法积极应对档案在信息化时代下资源共享和保密传输的新要求。

（三）数字档案管理存在安全问题

一方面，数字档案管理人员缺乏安全意识，无法认识到数字档案资源在存储和传输过程中存在的安全漏洞，没有将相关的理论知识及时有效地应用到管理工作的实践中去，缺乏行之有效的安全保障体系；另一方面，随着互联网的深入发展，黑客攻击和病毒入侵等问题已成为当下许多数字化资源安全保障的重大威胁。在层出不穷的信息泄露与窃取事件下，数字化档案管理的安全问题值得我们去关注和重视。

三、应对数字档案管理过程中存在的问题的相关措施

（一）完善数字档案管理的相关制度

在数字档案信息的录入、归档、查询、共享等环节中，无不需要一套完备的管理体系进行规范。此外，建立电子档案数据库、在线电子档案服务等工作，也都对档案管理体系的完善提出一定的要求。想要建立完善的数字档案管理体系，不仅需要实行多样化的档案管理方法，针对数字档案管理自身的特点，实施相应的管理措施，在原有的档案管理制度上有所创新和突破，实现档案管理制度的现代化。此外，在制定数字档案管理制度的过程中，各个档案管理部门应当协同合作，充分考虑到各方面的因素，使制定出来的管理制度形成一个有机的整体，符合各部门实际，避免分散管理导致管理制度的无力。

（二）强化数字档案管理人员的创新意识

数字档案管理人创新意识的缺乏和两方面的因素有关：一方面，大多数档案管理人员并非由管理专业的人员担任，人员素质和设备不能得到有效的对接，档案管理工作缺乏活力和创新。针对这一点，相关领域负责人应当支持档案管理人员的自我素质的提升，加强对档案管理人员信息技术掌握的考核。引导管理人员跟上现代信息技术更新换代的步伐，促进相关人员进行团队交流与合作，共同树立创新意识。另一方面，单位的领导和负责人员没有给予数字档案管理应有的重视，导致数字档案管理的设备相对落后，档案管理人员懈怠随意，无法将精力集中在档案管理的創新发展上来。对此，档案管理的负责人员应当加强档案管理的重视程度，加强对档案信息管理的投入，为管理人员打造现代化的信息平台。

（三）强化档案管理的安全保障工作

随着互联网技术的不断发展，因接入互联网所遭到的非法访问层出不穷，就算安装了防火墙，也防不住多种多样的病毒和高手如云的黑客。在这种情况下，提高数字档案管理人员的安全意识成为迫切的要求。相关部门应该加强对数字档案管理人员的安全意识和相关技能的培训，组织从业人员了解时下最新的档案管理技术和管理软件的运用。为了防止数字档案的缺失，相关的工作人员需要定期备份并组织检查需要长期保存的数字档案；运用相关的管理软件检测数字档案的存储环境，设置相应的管理措施；严格控制温度，避开磁场，对损毁的数据要及时修复，将责任落实到个人。为了保证数字档案的信息安全，管理人员需要设计并运用认证程序，通过设密码和验证码来控制预览，并需要设计防火墙来加强保护。当档案安全的管理技术无法满足保障档案安全的需求时，就会面临数据损坏甚至丢失的风险。

四、结语

尽管数字档案管理工作在不断的向前发展，但是，数字档案管理的现状却不容乐观。例如：数字档案管理制度不完善、数字档案管理缺乏创新意识、数字档案管理过程中存在安全问题等，都需要相关工作人员给予足够的重视，建立完善的档案管理体系，提高档案管理工作人员的创新意识，更新档案管理技术，强化档案管理的安全保障工作，以不断提高数字档案管理的效率与质量。

参考文献：

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