提高档案管理科学化水平的路径选择

毛英女

摘要：新世纪是信息爆炸的世纪，各种信息交互在一起。在大数据时代的背景下，档案信息已经成为一种十分重要的信息资源，对于公司而言，档案信息里面有着公司的人员信息和公司重要而秘密的内部信息；对于政府而言，档案信息内储存着关乎国家大计的至关重要信息。由此可得之提高档案管理科学化水平是当今首当其冲要完成的大事，本研究就现今档案管理存在的瑕疵展开讨论，并就存在的问题提出相应的解决措施来提高档案管理科学化水平。

关键词：档案管理；科学化水平；路径选择

档案管理无论对于事业单位还是相关政府而言都是他们工作的主要内容，为能够有效地提高档案管理科学化水平，就要顺应现代社会的需求，摆正对于档案管理的态度，认真对待档案管理这关乎到国家和企业命脉的工作，然后要规范管理单位内部的管理体系，加大监管力度，提高工作人员的综合素质是顺利进行档案管理的关键。

一、现阶段档案管理存在的瑕疵

（一）政府和事业单位对于档案管理的重视程度不够

就档案管理工作而言，我们国家大部分的单位和企业在档案上管理工作上呈现出相对混乱的问题，琢磨其中的原因后发现，我国现在处于飞速发展时期，国家的GDP在迅速提高，政府和事业单位顺应国家发展的趋势，把主要的精力投入到如何提高国家和单位的经济上，对于其档案信息的管理就相对比较放松。档案信息的管理需要消耗大量的人力、物力和精力，还容易管理不得当，所以，对于部分管理人员而言，认为不必要投入较多的人力和时间，就是这样错误的观念造成了政府和事业单位对于档案管理的重视程度不够。

（二）档案管理单位内部混乱

档案管理工作顺利进行和组建一个严密、工作分配合理的档案管理组织密不可分。要想让一个管理组织长期发展下去，进行合理的内部控制是十分必要的，因为内部控制是企业管理的核心，对确保企业正常运营和实现可持续发展起着重要的作用。但是随着经济全球化、资本全球化、信息全球化的潮流，社会环境越来越复杂，大数据在不断地扩大，需要管理的档案信息日益增加，档案管理的组织内部出现流程不清晰，人员分配不合理，内部控制力下降，在财务方面出现贪污腐败的现象，很多管理人员收到外界的干扰，利欲熏心，制造虚假的档案，泄露档案。因为这种不良现象的存在，造成了企业和政府内部信息泄露，对于企业而言，这样会导致他们和其它企业在竞争的过程中存在着不公平的现象；对于政府而言，档案信息的泄露很有可能会泄露国家的机密，很有可能造成社会的动荡不安。

（三）管理人员管理素质低下，能力不足

就档案管理工作而言，需要各个部门之间密切配合，充分交流来整合信息，保证档案管理工作能够有序开展。而有效地进行档案管理需要专业的人员进行整理，专业的档案管理人员能够高效地整理档案信息，确保管理的档案没有差错。而中国改革开放较晚，跟其它发达国家相比，我国发展起步较晚，但是中国发展迅速，大量的档案信息涌现而出，以前老旧的档案管理方法已经没有办法符合现代的需求，但现代档案管理方法的创新尚未完成，需要大量的人员进行管理，对人员综合素质要求不高，导致和档案管理有关单位的员工水平参差不齐，很多档案管理人员不是和档案管理有关专业出身，切身参与档案管理的经验不足，理论知识掌握的也不多，企业布置下去的任务很难按时按量完成，也不容易被管理，容易降低管理的效率，同时工作的质量也没有办法保证。

二、现阶段档案管理的发展思路

（一）提高政府和相关单位对于档案管理的重视程度

提高现阶段档案管理水平的第一步就是要提高政府和相关单位对于档案管理的重视程度，摒除以前只顾经济发展的错误思想，用一个端正的态度面对档案管理，才能够顺利地进行以后的管理工作。有了端正的态度后要顺利进行档案管理，就要进行科学化管理，针对其实际工作制定明确的管理目标。其定位可以针对本单位档案管理，也可以针对整个社会工作有序运行提供高效档案信息服务。

（二）规范管理单位内部的管理体系，加大监管力度

高素质的员工好比是军队中的士兵和枪支弹药，而单位内部的管理人员就是久经沙场的将军，企业内部没有完善的管理体系，整个单位就是一堆无法成型的散沙，因此规范企业内部的管理体系的重要性不言而喻。要规范企业内部的管理体系，第一步就是要对管理人员自身严格要求，公司在招聘管理人员的过程中，应该严格地对人员进行层层选报，选拔出能为公司做出更大贡献的高水平人才。选拔人员后，公司应该加大对于档案管理的重要性的宜传力度，让管理人员意识到自己工作的重要性，高度重视自己现在从事的工作。人是在不断学习的过程中成长，因此公司要多为管理人员提供学习的机会，聘请一些高端的管理人员参加公司的管理工作，对不熟悉业务的员工进行培训，让公司拥有更多高端的管理人员。

（三）提高档案管理人员的综合素质

只要社会在不断发展，信息就会不断涌现，档案管理也就是一个永恒而全新的内容。为了顺应时代发展的步伐，档案管理有关单位要与时俱进，国外的档案管理水平就目前而言，要远远高出我国现有水平，所以档案管理单位需要多于国外相关的单位多进行交流，多安排一些素质较高的人员到国外学习先进的档案管理技术，然后引进到国内，增强我国档案管理人员的管理素质。同时档案管理单位也需要加大薪酬聘请一些专业的管理人员参与工作，让专业的管理人员在工作的时候对于其他不熟悉操作的人员多加以指导，进而让档案管理人员在档案管理的过程中，不仅要有丰富的档案管理学知识，还要能运用现代信息技术对档案进行管理。提高档案管理人员对现代信息技术的操作能力，讓他们熟练地运动计算机对档案进行归档和分类处理，来帮助企业更好更快地发展，同时制定相关的奖惩制度，鼓励员工学习和工作的积极性，而且企业也要根据自身的发展情况，结合国家的规定和市场的实际情形制定相应的人员考察制度和人员管理规章制度，让企业的员工明白自己在企业中要遵守的规章制度，让企业走得更高更远。

参考文献：

[1]梁艳.提高档案管理科学化水平的路径选择分析[J].黑龙江史志，2014（1）.

[2]李铁英，徐华妹.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].经营管理者，2015（04）.