论事业单位档案管理的信息化

顾敏

摘 要 新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。

关键词 事业单位 档案管理 信息化

电子档案，一般是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1事业单位的档案管理实现信息化的必要性

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

然而，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行信息化建设。

2更新观念，提高档案人员知识结构

档案信息化建设是一项长期的、艰巨的战略任务，要担当起这一历史责任，必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。这一方面是由档案工作的政治性、服务性决定的；另一方面，信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案工作者应当有丰富、广博的知识，不仅熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术、缩微摄影技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。

3加快软硬件建设，实现装备和技术的现代化

随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。档案信息系统是一项需运用各种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，需要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、 光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软 件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，事业单位档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。

4建立规范的管理机制，统一档案管理标准

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络 及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机 制。创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建 设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技 术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安 全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

统一档案管理标准，标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

5建设复合型的管理队伍

目前，既懂技术，又懂业务的复合型人才（下转第294页）（上接第266页）不多，信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力比较大，影响工作效率。就档案信息化建设而言，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，与计算机专业人员能熟练沟通、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本， 决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意識。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，提高档案人员知识结构，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。档案信息化建设是一项长期的、艰巨的战略任务，要担当起这一历史责任，必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。这一方面是由档案工作的政治性、服务性决定的；另一方面，信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案工作者应当有丰富、广博的知识，不仅熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术、缩微摄影技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。但是档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，对档案信息化建设应有理性的思考。档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落在实处。

对事业单位的档案进行信息化管理是当前科技与社会发展的必然要求。各个事业单位要重视其档案管理，根据实际情况制定出一个档案数字化管理的总体规划，建设好自己的档案信息网站，使档案信息化符合国内外的标准，并不断提高档案管理人员的素质，不断提高工作效率，适应时代发展。